Otras herramientas >
La rueda de prensa

Es un buen instrumento cuando la información es abundante y tiene la suficiente importancia. Además, no es difícil de organizar. Pero no es conveniente abusar de ella, sobre todo porque casi todo el mundo lo hace (partidos políticos, instituciones, empresas...), y en determinadas épocas se acumulan las convocatorias y la competencia es dura. Respecto a esto, poco se puede hacer salvo intentar enterarse de cómo está el panorama para encontrar el día más adecuado.

Hemos de tener en cuenta que pocas cosas hay tan frustrantes como una rueda de prensa a la que acuden pocos o ningún medio. Evitar que ocurra depende de muchos factores ajenos a la entidad (actualidad general, acontecimientos inesperados, otras ruedas, recursos del medio...), pero también influyen aspectos que sí son controlables, como la oportunidad del asunto, presentarlo de forma atractiva, organizarla adecuadamente, convocarla bien y elaborar un buen material de apoyo. Esto no es garantía de éxito, pero no hacerlo así sí es tener muchos boletos para que salga mal.

1.- La convocatoria

Una rueda de prensa hay que prepararla con bastante antelación. Si el asunto es importante y urgente, se puede montar de un día para otro con lo básico, desde luego, pero si no es así, mejor si se comienza una o dos semanas antes para que dé tiempo tenerlo todo preparado.

La cita se hará a través de una nota de prensa de convocatoria, señalando expresamente el objeto de la misma y que se trata de una rueda de prensa. Se indicará el contenido, y es imprescindible hacerlo de forma que capte la atención de quien tiene que decidir si asigna a alguien para cubrirla. Hay que encontrar un título con gancho e incluir tres o cuatro líneas que introduzcan el tema incluyendo datos y argumentos llamativos. Ahora bien, no conviene facilitar más información que la justa para que funcione como cebo, ya que si nos extendemos demasiado o enviamos un dossier, el medio puede considerar que tiene suficiente información y no acudir a la rueda.

La convocatoria se puede enviar varias veces. Por ejemplo, una tres días antes, para dejar aviso, y otra el día anterior. Pero es ésta última la única indispensable y, a poder ser, se mandará a primera hora de la mañana para que los medios puedan incluirla en sus previsiones del día siguiente. Se remitirá por escrito y de la manera más rápida, que suele ser el fax o el correo electrónico. Se puede llamar por teléfono para confirmar la recepción de la convocatoria, pero no merece la pena esforzarse por confirmar la asistencia ya que nunca nos podemos fiar aunque digan que sí.

Hay que convocar a todos los medios y a las agencias informativas. Es importante no olvidarse de estas últimas porque su función es elaborar información y distribuirla entre los medios. Cuando un medio no ha acudido y vemos que da la información, seguramente es porque le ha llegado desde alguna agencia. Las radios tienen una asistencia irregular y es usual que, en lugar de ir, pidan entrevistas; hay que concederlas pero, por supuesto, no antes de la celebración de la rueda porque si se adelanta la información a un medio, el resto, sobre todo si han asistido, pueden molestarse. La prensa escrita suele ser la que más acude y la televisión la que menos. Pero vayan o no, es importante no olvidarse de nadie.

Si no media la urgencia, el mejor momento para celebrar la rueda es a media mañana. Una hora muy temprana no es apropiada para la prensa escrita y después de las 12:00 quienes pondrán pegas serán las radios y las televisiones. La tarde no viene bien a nadie así que es mejor descartarla. El día es más variable y lo ideal es saber cómo anda la actualidad y tener cierta idea de las previsiones de los medios. Si conocemos periodistas, no viene mal llamarles para preguntarles qué día creen que va a estar más desahogado. De todos modos hay épocas negras en las que lo mejor es esperar, como períodos electorales, momentos de alta tensión social o política, o cuando hayan ocurrido catástrofes.

2.- La carpeta informativa

Es conveniente elaborar una carpeta informativa para entregar al comienzo de la rueda de prensa a los y las periodistas asistentes. Sus objetivos son:

La carpeta debe contener el siguiente material.

Todo este material conviene facilitarlo por escrito en papel, de manera que sirva de referencia a lo largo de la rueda de prensa, pero no es mala idea darlo también en CD.

Ejemplo de dossier informativo 1
Ejemplo de dossier informativo 2

3.- El lugar de celebración

El lugar ha de ser amplio, cerrado, con buena acústica y temperatura agradable. Si el o la periodista no puede realizar su trabajo en condiciones dignas va a ser reticente a acudir a nuevas convocatorias. Otra cosa es que el lugar forme parte de la información. Por ejemplo, si se pretende denunciar la situación de la escuela del barrio, que no tiene calefacción, hay goteras y no dispone de pupitres está más que justificado emplazar a la prensa en una de las aulas  para que comprueben las condiciones en que está.

El espacio ha de distribuirse de modo que sea cómodo trabajar, con lugares separados para prensa y ponentes, pasillos para las y los fotógrafos, disponer un lugar específico para las televisiones y teniendo en cuenta que se tienen que poner micrófonos y grabadoras. No viene mal para las fotos y las imágenes decorar el sitio con carteles, pancartas u otros elementos alusivos al acto.

4.- El desarrollo

Según van llegando los y las periodistas, se les entregará la carpeta informativa y se tomará nota de su nombre, el medio al que pertenecen y qué labor hacen (redactor, fotógrafo...). Esto tiene tres objetivos: a/ saber los medios que están presentes para enviar la información al resto; b/ saber la política del medio frente a estos actos; y c/ conocer a los y las profesionales.

Para la exposición, se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos.

No se debe olvidar el turno de preguntas. Es recomendable prever las preguntas que pueden hacerse, especialmente si son conflictivas, y tener preparadas respuestas adecuadas. La duración ha de ser moderada, entre 30 y 40 minutos, salvo que el interés de los y las periodistas sea alto y se alargue porque están preguntando. Y es importante la puntualidad.

Un número idóneo de personas para la organización de la rueda de prensa es de seis. Tres en la mesa, una que haga de anfitriona y moderadora y dos para exponer el tema a tratar. Otras dos personas para organizar la sala, una para recibir a los y las periodistas, hacer el listado de asistentes y repartir las carpetas informativas; y otra para atender a los y las periodistas en la sala y, sobre todo, para coordinar posibles demandas para pequeñas entrevistas a continuación de la rueda por los medios asistentes. Por último, otra persona que será quien coordine todo el proceso, desde la elaboración de los dossieres hasta el envío final de información. Además, será la persona de referencia para los medios y quien coordine y distribuya sus demandas informativas, porque va a haber medios que antes, durante y después de la rueda se pondrán en contacto con la entidad para solicitar entrevistas, datos, etc. Será el teléfono donde vaya a atender (un móvil a poder ser) el que se facilite a los medios y será quien controlará todos los pasos a dar. El objetivo es que los medios tengan claro con quién ponerse en contacto, garantizarles una respuesta rápida y ordenar todo el trabajo evitando, por ejemplo, que se pisen entrevistas o que haga una entrevista la persona inadecuada.

Antes y durante la rueda se ha de facilitar a todos los medios la misma información. Se ampliará posteriormente a solicitud de los medios o por iniciativa de la asociación.

5.- Terminada la rueda

Una vez concluida la rueda se hará un recuento de asistentes y de las demandas de entrevista. Se enviará el dossier de prensa a los medios que no hayan acudido lo más rápidamente posible -y a poder ser antes de que finalice la mañana-, para que les llegue con tiempo de poder incluir la información. Igualmente, se irán realizando las entrevista concertadas. Es muy probable que las demandas de los medios continúen aún uno, dos o más días, por lo que tanto la persona encarga de de coordinar la rueda como las y los participantes en la misma deberán estar disponibles.

Finalmente, es fundamental la evaluación del acto y de su repercusión mediática y pública. Habremos de reflexionar porqué han venido los medios que han venido, porqué no lo han hecho los que han faltado, intentar recabar opiniones sobre el dossier y la organización, en definitiva, ver cuáles han sido los aciertos y cuáles los errores de cara a mejorar en futuras ocasiones. Y, por supuesto, recoger todas las apariciones en prensa escrita y cuantas podamos en los medios audiovisuales, tanto para guardarlas en archivo como para analizar cómo han sido abordados los temas presentados y cómo hemos actuado los miembros de la entidad.

6.- Qué hacer si no acude nadie

La inasistencia no es sinónimo de falta de interés. El medio que no ha acudido quizás sea porque no ha querido, pero también es posible que no haya tenido personal disponible porque había otras tres convocatorias, o porque ha ocurrido algo que han considerado más noticiable. Sea por la razón que sea, si los medios no acuden actuaremos tal y como decíamos en el punto anterior, es decir, enviaremos la información a cuantos medios podamos, especialmente a las agencias de información. No es la primera vez que con una sala vacía y tras tomar esta medida, la información aparece después reflejada en radio, prensa y televisión. Y también puede ocurrir al revés, que habiendo acudido después no salga. Pero más comprometido que la ausencia de medios es el que sólo acuda uno, o dos. ¿Hay que suspender la rueda de prensa? No, pero se puede facilitar la información de una manera más informal. Si cualquiera de ambas cosas ocurre, la evaluación del trabajo realizado está aún más justificada.

 

 

imprimir