bolunta :· Agencia para el Voluntariado y las asociaciones
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Reuniones eficaces
Buena parte de la vida de una asociación se dedica a “reunirse”.
Por ello es un aspecto fundamental el saber planificar, preparar y organizar
las reuniones de los diferentes órganos y comisiones, de manera que
sean eficaces y que fomenten la motivación y la participación.
Para que una reunión sea eficaz hay que tener en cuenta los siguientes
puntos:
Antes de la reunión
- Elaborar un orden del día que recoja todos los temas de los que queremos hablar especificando tiempos para cada tema y duración total de la reunión.
- Realizar una convocatoria de la reunión con suficiente antelación en la que se especifique el día, la hora, el lugar, las personas convocadas y los temas del orden del día.
Durante la reunión
- Cuidar el ambiente y provocar la atención de los y las asistentes.
- Establecer la persona que moderará la reunión y respetar turnos de palabra.
- Respetar el orden del día y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la conveniencia o no de tomar decisiones.
- Contar durante la reunión con los recursos materiales para realizarla: pizarra, retroproyector, papel y bolis, documentación aclaratoria de algún punto, etc.
- Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.
Después de la reunión
- Redactar un acta de la reunión donde queden reflejados las personas asistentes a la reunión, la fecha, lugar y duración, los asuntos tratados, las decisiones aprobadas, los compromisos o tareas pendientes y quién se responsabiliza, la próxima convocatoria (si procede).
- Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes
o no) con los acuerdos y compromisos adquiridos.
Ejemplo de convocatoria de reunión y orden del día (pdf 15kb)
