Manual gestión completo

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  1. Presentación
  2. Crear una asociación
    1. Introduccion
    2. crear una asociación
      1. Qué es una asociación
      2. Quiénes pueden constituir una asociación
      3. Diez pasos para constituir una asociación
      4. Normativa y obligaciones de las asociaciones
      5. Declaración de utilidad pública
      6. Delegaciones de asociaciones
      7. Federaciones y uniones de asociaciones
  3. Gestión económica
    1. Introducción
    2. Control interno económico
      1. Introducción
      2. Habilitación y legalización de libros
      3. Orden y archivo
      4. La gestión de tesorería
    3. Contabilidad
      1. Introducción: que es la contabilidad y que obligaciones contables tienen las asociaciones
      2. El proceso contable: la contabilidad a lo largo del ejercicio económico
      3. Las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de resultados y memoria
    4. El presupuesto
      1. Introducción
      2. Los ingresos y gastos. Presupuesto de ingresos y gastos
      3. Las inversiones. Presupuesto de inversiones
      4. Los cobros y pagos. El presupuesto de tesorería
    5. Financiación
      1. Introducción
      2. Recursos propios
        1. Prestación de servicios y venta de productos. La actividad mercantil
        2. Las cuotas de los socios y socias
        3. El acto social
      3. Recursos ajenos
        1. La administración pública
        2. La empresa
        3. Financiación de otras entidades de carácter social
    6. Fiscalidad
      1. Introducción
      2. Código de identificación fiscal (CIF)
      3. Impuesto de bienes inmuebles (IBI)
      4. Impuesto de actividades económicas (I.A.E.)
      5. Impuesto de sociedades (I.S.)
      6. Régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos
      7. Declaración anual de operaciones con terceras personas
      8. Impuesto de valor añadido
      9. Retenciones sobre el impuesto de la renta de las personas físicas (IRPF)
  4. Gestión de personas
    1. Introducción
    2. Socios y socias
      1. Introducción
      2. Tipos de personas socias
      3. Acogida y atención a personas socias
      4. Captación de personas socias
      5. Fidelización de las personas socias
      6. Contratación de personas socias
    3. Voluntariado
      1. Definición y características
        1. Introducción
        2. Las personas voluntarias
        3. Qué es el voluntariado
        4. Tipos de tareas
      2. Principios de actuación
        1. Solidaridad
        2. Participación
        3. Gratuidad
      3. Legislación sobre voluntariado
      4. Las organizaciones de voluntariado
        1. Características
        2. Ámbitos de actuación
        3. Obligaciones
        4. Censo de organizaciones de voluntariado CAV
      5. Derechos y deberes de las personas voluntarias
    4. Personas trabajadoras
      1. Introducción
      2. Qué es un contrato laboral
      3. Modalidades de contratos
      4. Trámites necesarios para la contratación laboral
      5. Obligaciones contractuales para la asociación
    5. Profesionales independientes
      1. Introducción
      2. Qué es un contrato mercantil
      3. La figura del trabajador o trabajadora autónomo económicamente dependiente
      4. Obligaciones contractuales de la relación mercantil
    6. Personas colaboradoras
  5. Gestión de proyectos
    1. Planificación
      1. Definiciones
      2. El plan estratégico
      3. El plan de gestión
    2. Diseño de proyectos
      1. Definición y análisis de viabilidad
      2. Análisis de la realidad
      3. Redactar un proyecto
    3. La evaluación
      1. La importancia de la evaluación
      2. Aspectos a evaluar
      3. Herramientas de evaluación
      4. Los indicadores de evaluación
    4. La memoria
  6. La participación
    1. Participación
      1. Introducción
      2. Niveles de participación
      3. Condiciones para la participación
      4. Herramientas para la participación
        1. El trabajo en equipo
        2. Cómo hacer reuniones eficaces
    2. Dinamización
      1. Funciones
      2. Perfil dinamizador/es
      3. Estilos de dinamización
  7. FAQ`S
  8. Materiales
  9. Consúltanos
  10. Manual de comunicación
    1. Medios y trabajo social
    2. Presentación
    3. Comunicación externa
      1. Comunicación interna y externa
      2. Para qué comunicarse
      3. Ideas a erradicar
      4. Qué comunicar
      5. La comunicación mediática
    4. Medios y trabajo social
      1. Para qué sirven los medios
      2. Características de los media
      3. Nos necesitan
      4. A qué medios acudir
    5. Qué comunicar
    6. La estrategia de comunicación
      1. Definición y aspectos
      2. Una estrategia de medios
    7. Prensa, radio y TV12
      1. La prensa escrita
      2. La radio
      3. La televisión
    8. El texto informativo
      1. La manipulación
      2. El texto informativo
      3. La noticia
      4. Convertir en noticia nuestra asociación
      5. Estilos y géneros
      6. La información
      7. Estructura de un texto
      8. Elementos de un texto
      9. El título
      10. El reportaje
      11. La opinión
    9. Otras herramientas
      1. El área de comunicación
      2. La nota de prensa
      3. La rueda de prensa
      4. La entrevista
    10. Internet
      1. Qué es Internet
      2. Características
      3. Qué ofrece
      4. Ventajas e inconvenientes
    11. Bibliografía

Presentación

Este manual pretende ser una herramienta de apoyo a las entidades sociales de Bizkaia, que facilite la búsqueda de soluciones en la compleja y a veces ardua gestión de cualquier asociación.

Además de abarcar los campos de la gestión administrativa, económica, organizativa, etc., otorga especial relevancia a los recursos humanos y a la gestión  de la participación interna y el voluntariado, piezas clave en la configuración y desarrollo de un proyecto asociativo. Igualmente, incorpora un apartado sobre gestión de la comunicación, aspecto estratégico pero frecuentemente descuidado y relegado a la improvisación.

Obviamente, este manual es un instrumento de consulta que ni puede ni pretende cubrir toda la dimensión de la gestión asociativa, ni toda la casuística que ocurre en una entidad. Así, tenéis a vuestra disposición de manera permanente el Servicio de Asesoría de bolunta, que dará respuesta e intentará ofrecer soluciones a las dudas y problemas que se os planteen, bien  a través de nuestro sitio web  o mediante la atención personalizada en nuestro centro.

Por último destacamos que el formato virtual nos ofrece la posibilidad actualizar en cualquier momento los contenidos y la estructura del manual. Os invitamos a quienes hacéis uso de él a que nos sigáis enviando vuestras aportaciones con objeto de ampliarlo y mejorarlo, haciendo entre todas y todos un recurso más completo y útil.

Crear una asociación

Introduccion

El primer requisito para participar solidariamente en el desarrollo social es tomar la decisión personal de comprometerse con el bien común. Una vez tomada, tenemos dos opciones:

  1. incorporarnos a una organización que reúna las características que buscamos y que cumpla con nuestras expectativas;
  2. crear nuestra propia organización.

Tipos de organizaciones

En la actualidad se utilizan varias formas de denominar a las organizaciones no lucrativas: Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), Organizaciones No Gubernamentales (ONG), Entidades No Lucrativas (ENL), etc. Sin embargo, desde el punto de vista jurídico las organizaciones no lucrativas sólo pueden ser de tres tipos: asociaciones, fundaciones y cooperativas sin ánimo de lucro (éstas últimas tienen un funcionamiento más parecido a las empresas y, por tanto, en este manual nos vamos a centrar en las dos primeras).

Todas ellas, independientemente de su forma jurídica, pueden ser, además, organizaciones de voluntariado, es decir, organizaciones que incorporan personas voluntarias en su organización de acuerdo con la ley de voluntariado del País Vasco.

¿Qué diferencias hay entre ellas?

TIPO DE ORGANIZACIÓN
Fundación Asociación Cooperativa de iniciativa social
Definición
Entidad no lucrativa con un fin social Agrupación no lucrativa con un  fin de cualquier tipo.
(Las que tienen fin social pueden pedir declaración de utilidad pública).
Agrupación no lucrativa con un fin de carácter socioeconómico.
Características
  • Los resultados de la fundación se deben medir por la actividad directa que desarrolla y por el impacto que provoca en su entorno.
  • Compatibiliza la figura de trabajador o trabajadora con el cargo como miembro de la Junta.
  • Existe una persona fundadora que puede dejar cerrados los fines y los cargos de la Junta de Patronato, pudiendo llegar a ser éstos de carácter vitalicio (más control sobre los fines de la fundación).
  • Las decisiones las toma la Junta de Patronato. Las personas gestoras dan su opinión y presentan balances.
  • Es difícil modificar los estatutos. Se tienen que ajustar al fin fundacional.
  • Exige una dotación fundacional que acredite la viabilidad del proyecto.
  • Compatibiliza la condición de socio, socia o miembro de la Junta Directiva con trabajador o trabajadora en la asociación.
  • Puede limitarse el acceso por causas justificadas, que se encuentren recogidas en los estatutos.
  • Las decisiones se toman democráticamente: cada socio y socia un voto.
  • Las decisiones se toman en Asamblea General y en la Junta Directiva.
  • Se pueden modificar los fines si se modifican los estatutos.
  • No se exige dotación patrimonial específica.
  • Compatibiliza la figura del trabajador y la trabajadora con la de representante de la dirección.
  • La elección se hace democráticamente entre las personas socias trabajadoras y se puede limitar el número de socios y socias, aunque existe un porcentaje legal al que hay que atenerse.
  • Las decisiones se toman en Asamblea General y Junta Directiva.
  • Se pueden modificar los fines si se modifican los estatutos.
  • Se exige una aportación elevada de capital por cada cooperativista.
Requisitos de Constitución
  • Reunión constituyente.
  • Escritura pública.
  • Acta fundacional.
  • Estatutos.
  • Aceptación del cargo por parte de las y los miembros de la Junta.
  • Justificación de la aportación efectiva de la dotación inicial.
  • Inscripción en el Registro de Fundaciones de la CAV.
  • Solicitud de CIF.
  • Reunión constituyente.
  • Acta fundacional.
  • Estatutos.
  • Inscripción en el Registro de Asociaciones de la CAV.
  • Solicitud de CIF.
  • Reunión constituyente.
  • Escritura pública de constitución.
  • Estatutos.
  • Inscripción en el registro de cooperativas.
  • Solicitud de CIF.
Legislación aplicable
Ley de fundaciones del País Vasco. Ley de Asociaciones del País Vasco. Ley de cooperativas del País Vasco.
Órganos de gobierno
  • Junta de Patronato.
  • Protectorado: órgano externo al que se debe recurrir para rendir cuentas, para llevar a cabo determinadas acciones, etc.
  • Asamblea de socios y socias: es el órgano soberano, en el que cada persona tiene un voto.
  • Junta Directiva: se encarga de ejecutar lo que se decide en la Asamblea.
  • Asamblea general.
  • Junta Directiva.

 

crear una asociación

Qué es una asociación

Podemos definir una asociación con cuatro características básicas.

  • Persona jurídica: formada por varias personas o colectivos.
  • Con un interés compartido: se crea con una finalidad particular o general que comparten las personas que se asocian.
  • Sin ánimo de lucro: los beneficios, patrimonio, dinero, etc. que posee no se pueden repartir entre las personas socias sino que se deben usar para cumplir la finalidad de la asociación.
  • Funcionamiento democrático: todas las personas socias tienen los mismos derechos y deberes siendo la Asamblea General el órgano máximo decisorio.

Quiénes pueden constituir una asociación

Puede crear una asociación cualquier persona física o jurídica bajo los siguientes supuestos:

  • que las personas promotoras sean mayores de edad, menores emancipados (con más de 16 años y que vivan por su cuenta) o menores no emancipados con consentimiento de sus tutores o tutoras legales;
  • que tengan capacidad de obrar, que sean jurídicamente responsables de sus actos;
  • junto a otras personas o entidades en número igual o superior a tres.

A los y las extranjeras (en cuanto a personas físicas) les asiste el derecho de crear asociaciones o formar parte de ellas siempre de acuerdo a la legislación aplicable a cada caso.

Diez pasos para constituir una asociación

Normativa y obligaciones de las asociaciones

Dos son las leyes que afectan directamente a las asociaciones: la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, de ámbito estatal, y la Ley 7/2007, de 22 de Junio, de Asociaciones, de la Comunidad Autónoma Vasca.

Constituirse en asociación conlleva una serie de obligaciones que pueden resumirse en…

  • …tener actualizados los libros de actas, de personas socias y de cuentas;
  • …acatar lo establecido en los estatutos;
  • …cumplir con las obligaciones fiscales o del tipo que proceda en caso de desarrollar acciones de las que se deriven consecuencias legales como, por ejemplo, declarar IVA en caso de realizar actividades económicas;
  • …llevar a cabo todos los trámites legales que exige la ley de protección de datos respecto a sus personas socias, contratadas, voluntarias y usuarias de la entidad.

Declaración de utilidad pública

Para que una asociación sea declarada de Utilidad Pública es necesario tener una antigüedad mínima de tres años y perseguir los fines de interés general citados en el artículo 42a de la Ley 7/2007 de 22 de junio.

Para solicitar este reconocimiento, la asociación lo acordará en asamblea, en junta directiva o en el órgano de gobierno que proceda según estatutos. Tomado el acuerdo, se presentará la correspondiente documentación en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco.

Será el Gobierno Vasco quien otorgue la declaración, mediante decreto acordado en Consejo de Gobierno a propuesta del departamento que corresponda según los fines de la entidad.

Las Asociaciones declaradas de utilidad pública tendrán derecho a utilizar la mención en todos sus documentos y gozarán de las exenciones, bonificaciones, subvenciones y demás beneficios de carácter económico, fiscal y administrativo que en cada caso se acuerden.

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Delegaciones de asociaciones

Si una asociación de ámbito estatal quiere abrir una delegación en la Comunidad Autónoma Vasca lo puede hacer siguiendo los siguientes trámites:
Los documentos a presentar para la inscripción de apertura, cambio y cierre de delegaciones o establecimientos son:

  • Solicitud o instancia, dirigida a la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior, Registro Nacional de Asociaciones (C/ Amador de los Ríos, 7 – 28010 Madrid) y formulada por el representante de la entidad. Han de figurar los datos de identificación del solicitante, los de la asociación a la que representa, la descripción de la documentación que se acompaña, la petición que se formula y lugar, fecha y firma de la persona solicitante.
  • Acta de la reunión o certificado del acta o la decisión adoptada sobre la apertura, el cambio o el cierre de delegaciones o establecimientos de la asociación. Tanto para la apertura como para el cierre de delegaciones, se debe incluir la fecha en que se ha adoptado la decisión, así como la calle, número, municipio, localidad, provincia y código postal del domicilio social de la nueva delegación o establecimiento o de la que vaya a ser clausurada. En caso de certificado, ha de ser extendido por las personas o cargos con facultad para hacerlo.
  • En el caso de que se acuerde la apertura de una o varias delegaciones o establecimientos y, a su vez, el cierre de una o varias delegaciones o establecimientos, deberán constar los datos anteriores respecto de cada una de ellas.
  • Certificación de la composición de la Junta Directiva u órgano de representación de la entidad indicando la fecha de reunión o del acuerdo adoptado por el órgano de gobierno de la asociación en que fue elegida. Para cada miembro de la junta habrá que incluir:
    • nombre, apellidos, domicilio, nacionalidad y cargo en la junta u órgano de representación;
    • número de identificación fiscal (sí son personas físicas);
    • razón social o denominación (si los y las titulares son personas jurídicas, con los datos de identificación de las personas físicas que actuarán en su nombre);
    • fecha del nombramiento y, en su caso, de la ratificación y aceptación por los y las titulares;
    • fecha de la revocación y del cese, en su caso, de los y las titulares salientes;
    • firmas de los y las titulares y, en su caso, de los y las salientes.


    Se presentará esta certificación cuando la representación hubiera sufrido alguna modificación con respecto a la anteriormente inscrita, adjuntándose copia del D.N.I.
     o de la documentación acreditativa de la identidad de los y las representantes.

  • Tasas: debe acompañarse la hoja “Ejemplar para la Administración» del impreso de autoliquidación 790,  (ver pagina web misnisterio del interior) validado por cualquier entidad bancaria, justificante de haber abonado al Tesoro Público la tasa legalmente establecida.

Inscripción de delegaciones en España de asociaciones extranjeras

Las asociaciones extranjeras para poder ejercer actividades en España de forma estable o duradera, deberán establecer una delegación en territorio español, comunicando al Registro Nacional de Asociaciones la apertura o cierre de dicha delegación.

Para la inscripción de delegaciones en España de asociaciones extranjeras debe aportarse la siguiente documentación traducida al castellano y suscrita por los representantes de la asociación:

  • Solicitud o instancia dirigida a la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior, Registro Nacional de Asociaciones (C/ Amador de los Ríos, 7 – 28010 Madrid) y formulada por el o la representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificación de quien solicita como los de la asociación a la que representa, la descripción de la documentación que se acompaña, la petición que se formula y lugar, fecha y firma del o la solicitante.
  • Acta de la reunión del órgano competente o certificado de ésta, firmado por las personas que ostenten la representación de la asociación extranjera, en donde se recoja el acuerdo de la apertura de la delegación en España con indicación de la calle, número, municipio, localidad, provincia y código postal del domicilio de la delegación.
  • La identidad de los y las representantes en España, consignando su nombre y apellidos cuando sean personas físicas, y la razón social o denominación cuando sean personas jurídicas con los datos de identificación de las personas físicas que actúan en su nombre.
  • Copia del D.N.I. o del documento acreditativo de la identidad de los representantes de la delegación en España.
  • Documentación justificativa de que la asociación extranjera se encuentra válidamente constituida con arreglo a su ley personal, consistente en el certificado acreditativo de la vigencia de la inscripción, de la aprobación, legalización o reconocimiento expedida por la autoridad competente del país de origen.
  • Identificación de la delegación en España, con mención del número de identificación fiscal, calle, número, municipio, localidad, provincia y código postal.
  • Debe comunicarse al Registro Nacional de Asociaciones para su inscripción y depósito de documentación, lo referente al traslado o clausura de la delegación, cese de sus actividades en España, disolución y destino dado al patrimonio remanente como consecuencia de la disolución de la entidad o cierre de la delegación.
  • Tasas: debe acompañarse la hoja «Ejemplar para la Administración» del impreso de autoliquidación 790, validado por cualquier entidad bancaria, justificante de haber abonado al Tesoro Público la tasa legalmente establecida.

Federaciones y uniones de asociaciones

La Ley de Asociaciones prevé que “para la mejor consecución de sus fines las asociaciones pueden constituir Federaciones con base territorial o sectorial”.
También se pueden crear Confederaciones (uniones de federaciones) y en general se permite la unión o asociación entre asociaciones o con cualesquiera otras entidades.

Para la creación de estas uniones y federaciones se seguirán los mismos pasos que para crear una asociación normal sólo que con algunas especificidades (p.ej. para ser socia de una federación la solicitud la tienen que hacer las entidades con un acta de la asamblea general en la que se manifiesta la voluntad de pertenecer a esa federación).

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Gestión económica

Introducción

La gestión económica es una parte importante de la gestión integral de una asociación en la medida que supone la organización, planificación y control de los recursos económicos, sean escasos o no, a fin de facilitar que los propósitos y fines de la asociación se sigan alcanzando tanto en el presente como en el futuro.

Contenidos a abordar

En el presente apartado se abordan los aspectos más significativos relativos a la gestión económico-financiera de una entidad no lucrativa, como son:

Objetivos del apartado

Aportar las herramientas y/o recursos fundamentales y básicos para que la asociación:

  • Cumpla con sus obligaciones contables: Tal y como se recoge en el artículo 23 de la Ley 7/2007, de 22 de junio, de Asociaciones de Euskadi, las asociaciones que desarrollen sus actividades en la CAPV, deberán presentar unas cuentas y presupuesto, para su aprobación por la Asamblea General, que permitan ofrecer una imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la asociación.
  • Cumpla con sus obligaciones fiscales: Las asociaciones deben de estar al día de sus obligaciones fiscales como uno de los requisitos imprescindibles para poder solicitar ayudas públicas.
  • Adopte adecuados mecanismos de control de sus movimientos económicos:
    • del dinero disponible: salida y entrada de dinero de la caja de la entidad.
    • de la correcta aplicación de los fondos disponibles.
    • de las desviaciones presupuestarias.
  • Ayude al equipo directivo en la toma de decisiones, tanto operativas, como estratégicas.

Control interno económico

Introducción

El control interno económico es fundamental para la buena marcha de la asociación y para una adecuada gestión de sus recursos económicos, ya que a través de esta función trabajaremos:

  • El orden y archivo de la información económica existente en la entidad;
  • la protección de los activos existentes (material de oficina, mobiliario, dinero en caja, etc.); control de stocks o existencias.
  • La gestión de tesorería o de los cobros y pagos,
  • Otros trámites de carácter administrativo, como la habilitación y legalización de libros.

Habilitación y legalización de libros

El artículo 23.1 de la Ley 7/2007, de 22 de junio, de Asociaciones de Euskadi, nos dice:
La asociación dispondrá de los siguientes libros, debidamente actualizados y legalizadospor el Registro General de Asociaciones del País Vasco:

  1. Un libro-registro de personas asociadas.
  2. Un libro de actas.
  3. Un libro de cuentas.

Es decir, según lo señalado, las asociaciones tienen la obligación de disponer, como mínimo, de estos tres libros señalados, y además de habilitarlos (cuando el libro aún está en blanco) o legalizarlos (supuesto de que el libro esté ya cumplimentado).

La habilitación y legalización de libros, es un mero trámite de carácter burocrático, ya que en ningún caso se realiza un control ni validación de los libros presentados por parte del Registro.

En el caso de asociaciones de Utilidad Pública, teniendo en cuenta las obligaciones contables que dicho reconocimiento conlleva, deberán presentar además de los libros ya mencionados, los Libros contables para su habilitación y/o legalización:

El Protectorado de Asociaciones de Utilidad Pública examinará y realizará un seguimiento de la documentación presentada por estas asociaciones en el Registro…

Orden y archivo

¿Qué pasos hay que dar para garantizar un adecuado orden y archivo de la información económica de nuestra asociación? A continuación se detallan algunos de los pasos imprescindibles en relación a esta función:

Paso 1. Organización y centralización de la información económica disponible

¿Dónde están los papeles? ¿Qué papeles son?

En toda organización encontramos una serie de documentos o soportes económicos los cuales van a estar presentes en el trabajo habitual de las personas responsables de las tareas económico-administrativas. Estas personas han de encargarse en un primer momento de la recepción, organización y centralización de todos estos documentos.

Los principales documentos que se deberán conocer y manejar con asiduidad son:

Paso 2. Registro de los documentos

Una vez recogidos y diferenciados los diferentes documentos económicos, el siguiente paso es registrarlo.

Pero ¿cómo lo hacemos?

  • En el caso de asociaciones la Ley Vasca de Asociaciones nos dice que:

IMPORTANTE: La presentación de las cuentas y la redacción del presupuesto para su aprobación por parte de la Asamblea General, podrán realizarse conforme a cualquier sistema de contabilidad que permita ofrecer una imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la asociación.

  • En el caso de asociaciones declaradas de Utilidad Pública (hipervínculo), éstas deberán presentar sus cuentas en base al Plan general contable adaptado.

IMPORTANTE: Las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, serán de aplicación obligatoria para todas las fundaciones(hipervínculo) y asociaciones declaradas de utilidad pública. (hipervínculo)

Paso 3: Clasificación y archivo

Una vez registrados los hechos económicos estaremos en disposición de archivar y guardar los documentos. Para el archivo de éstos hay que establecer un sistema de almacenaje, coherente y lógico, que facilite el acceso y correcto uso de los mismos.

Algunos criterios de partida a considerar para su clasificación y archivo pueden  ser los siguientes:

  • Por el período anual al que corresponden (2015, 2016…)
  • Por su vinculación a algún proyecto, actividad y/o servicio (es aconsejable archivar los documentos económicos en base al proyecto en lugar de en base al agente financiador, ya que en muchas ocasiones un mismo proyecto cuenta con distintas fuentes de financiación.
    Es conveniente además establecer una numeración o codificación del proyecto, que sea la misma que se utiliza para las facturas, ticktes, etc. que se van a imputar a cada proyecto.
  • Por su naturaleza, es decir, en función del tipo de documentos que sea (de tipo laboral, es decir nóminas, facturas,…).

La gestión de tesorería

¿Qué es la tesorería?

La tesorería es el conjunto de dinero que la asociación puede disponer inmediatamente, es decir el dinero de la caja y el depositado en el banco que sea de libre e inmediata disposición, y es la diferencia entre los cobros menos los pagos.

Las asociaciones a menudo sufren tensiones de tesorería por el aplazamiento de sus cobros y por la inmediatez de la mayoria de sus pagos, por lo que se hace necesario llevar un control interno de las entradas (cobros) y salidas (pagos) de dinero a través de un adecuado y continúo seguimiento y control de la tesorería.

En este punto es importante hacer un inciso de cara a definir los conceptos cobro, pago, ingreso y gasto, ya que desde un punto de vista contable es esencial diferenciar estos cuatro términos.

Entonces ¿Qué es un cobro? ¿y un pago?

cobros  ≠  ingresos pago  ≠  gasto
  • Cobro: Entrada de dinero líquido en la entidad.
  • Ingreso: Cuando surge el derecho.
  • Pago: Salida de dinero líquido en la entidad.
  • Gasto: Cuando surge un compromiso de pago

No tiene por qué coincidir en el mismo periodo de tiempo el COBRO con el INGRESO.

Ejemplo de ingreso/cobro: Nos conceden una subvención (se genera el ingreso) y cobramos tres meses más tarde.

No tiene por qué coincidir en el mismo periodo de tiempo el PAGO con el GASTO.

Ejemplo de gasto/pago: Compramos un ordenador pero no lo pagamos hasta el mes siguiente.

Dentro de la Gestión de tesorería, podemos diferenciar entre la gestión de caja y la gestión de las cuentas bancarias.

La Gestión de caja

Las compras más habituales a efectuar a través de la caja interna suelen ser de pequeña cuantía y derivadas normalmente de: gastos de transporte, gastos de correos, gastos de limpieza, gastos de kilometraje, dietas, otros desplazamientos de la Junta Directiva y voluntariado, compras de material de oficina, etc.

A continuación de detalla un modelo de plantilla de caja:

Fecha Concepto Debe
cobros
Haber
pagos
Saldo
Final
1/01/2015 Saldo inicial 300,00 €
2/01/2015 Compra mat. oficina 50,00 € 250,00 €
4/01/2015 Desplazamientos JD 20,00 € 230,00 €

Para comprobar que el saldo final resultante coincide con el dinero en efectivo que queda en la organización se realiza el denominado “arqueo de caja”.

La Gestión de las cuentas bancarias

A través del control interno de las cuentas bancarias chequeamos cada uno de los movimientos bancarios producidos, que en su mayoría serán cobros y pagos domiciliados, así como otra serie de pagos realizados directamente a través de las libretas o tarjetas de débito o crédito de la organización, junto con cobros de subvenciones, cuotas domiciliadas de persona socias, etc.

Es recomendable como en el caso anterior, dispone de un modelo de registro de cuentas bancarias donde ir anotando los distintos movimientos (domiciliaciones, transferencias, cheques, etc.) que se refieran a la misma.

A continuación se detalla un modelo de plantilla de cuenta bancaria:

Entidad bancaria: nombre
Tipo de cuenta:
Fecha Concepto Debe
Cobros
Haber
pago
Saldo
Final
1/01/2015 Saldo inicial 2.000,00 €
10/01/2015 Cobro subvención DFB 3.000, 00€ 5.000,00 €
31/01/2015 Pago nóminas y SS 2.500, 00 € 2.500,00 €

 

Contabilidad

Introducción: que es la contabilidad y que obligaciones contables tienen las asociaciones

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es una herramienta de gestión económica que permite el registro sistemático y ordenado de documentos económicos, en base a los principios y normas de valoración establecidos en el Plan General contable.

La contabilidad, si aplicamos los principios y normas de valoración establecidos en el Plan General contable nos dará la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la organización (la realidad económica).

El concepto de imagen fiel

La imagen fiel, si bien no es un concepto cerrado y delimitado, trata de transmitir la doble noción de imparcialidad y objetividad que se debe perseguir en la elaboración de las cuentas anuales.
La imagen fiel es el resultado de aplicar sistemática y regularmente los principios contables, entendiendo éstos como el mecanismo capaz de expresar la realidad económica de las transacciones realizadas.

¿Qué obligaciones contables tenemos las asociaciones?

Según establece la Ley de Asociaciones Vasca, las asociaciones tienen las siguientes obligaciones documentales y contables:

Las asociaciones que desarrollen sus actividades en la CAPV, deberán presentar unas cuentas y presupuestoconforme a cualquier sistema de contabilidad para su aprobación por la Asamblea General, que permitan ofrecer una imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la asociación
Para esto, tendrán que disponer de los siguientes libros, debidamente actualizados y legalizados por el Registro General de Asociacionesun libro-registro de personas asociadas, un libro de actas un libro de cuentas.

IMPORTANTE: Es decir, las asociaciones aunque no han de acogerse específicamente al marco normativo contable existente, han de presentar su imagen fiel, lo cual es difícilmente alcanzable sino se utilizan las normas y principios que nos marca la normativa contable para las entidades sociales.

Y en el caso de las asociaciones de Utilidad Pública hipervínculo , ¿cuáles son sus obligaciones contables?

Las asociaciones de Utilidad Pública hipervínculo deberán de presentar sus cuentas anuales en base al Plan general contable específico para entidades sin ánimo de lucro.

Y si la asociación decide adecuarse a lo que marca la normativa contable, ¿qué Plan general contable debería tener en cuenta? 
El mismo Plan general contable específico para entidades sin ánimo de lucro que utilizan las asociaciones de Utilidad Pública hipervínculo y Fundaciones hipervínculo

El proceso contable: la contabilidad a lo largo del ejercicio económico

¿Qué es el proceso contable?

Es el proceso a través del cual llevamos a cabo la contabilidad. El proceso contable es de carácter anual y normalmente comienza el 1 de enero de cada año dando informacion de la situacion inicial o de partida y finaliza con la información final (cuentas anuales) a fecha 31 de diciembre. A lo largo del ejercicio se han ido recogiendo los diferentes movimientos contables que darán lugar a la situación económica final.

cuentas anuales

Con la información económica inicial se inicia la contabilidad, a través del Libro Diario y elLibro Mayor.

El libro Diario y el Libro Mayor

El Libro diario: Registro diario de las operaciones realizadas en unas cuentasdeterminadas.
El libro Mayor: Registro de todos los movimientos de una única cuenta por orden cronológico.

El asiento contable

El registro contable en estos dos libros se hace a través los asientos contables.

El asiento es cada anotación realizada con la finalidad de reflejar cualquier hecho económico de una organización.

Ejemplo: Disponemos de 3.000€ en el Banco y decidimos realizar las siguientes operaciones:

  1. Compramos una mesa al contado por valor de 1.000 €:
    ASIENTO CONTABLE 1
    1.000€ Mobiliario (mesa) a Bancos 1.000 €
  2. Compramos un ordenador por 2.000 € pero NO pagamos al contado (adquirimos una deuda u obligacion de pago):
    ASIENTO CONTABLE 2
    2.000€ Equipos de procesos de información a Proveedores 2.000 €
  3. Cuando pagamos el ordenador comprado:
    ASIENTO CONTABLE 3
    2.000€ Proveedores a Bancos 2.000 €
    MOVIMIENTOS DE LA CUENTA DE BANCOS
    BANCOS
    3.000€ 1.000 €
    2.000 €
    Saldo final de la cuenta: 0

Los movimientos de la cuenta van al Libro mayor y los asientos contables 1, 2, y 3 al libro diario.

Las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de resultados y memoria

Las cuentas anuales son los documentos contables finales, resultado del proceso contable.
Los documentos contables que integran las CUENTAS ANUALES de una entidad no lucrativa son el BALANCE, LA CUENTA DE RESULTADOS, Y LA MEMORIA.

Estos documentos forman una unidad y deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de las actividades de la entidad.

El balance

Nos da información de la situación patrimonial de la entidad en un periodo determinado.
El balance está comprendido, con su debida separación, por el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
Y los elementos que se registran en el activo, el pasivo y el patrimonio neto, son:

  • Activos: bienes, derechos y otros recursos de la entidad de los que se espera obtener rendimientos aprovechables en su actividad futura.
  • Pasivos: obligaciones de la entidad para cuya extinción supondrá desprenderse de recursos económicos.
  • Patrimonio neto: incluye las aportaciones realizadas en concepto de dotación fundacional o fondo social.

Éstos a su vez se clasifican entre corrientes y no corrientes:

  • Activos corrientes son los activos que su permanencia en la organización no excederá de un año, cuyo vencimiento, venta o realización se desarrollará en el corto plazo.
  • Activos no corrientes, serán el resto de elementos del activo, es decir, los activos cuyo vencimiento, venta o realización se desarrollará en el largo plazo.
  • Pasivos corrientes son las obligaciones que su permanencia en la organización no excederá de un año, es decir, y a nivel general las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se produzcan en el corto plazo.
  • Pasivos no corrientes, serán el resto de elementos del pasivo (a cuyo vencimiento excederá de un año, a largo plazo).

 

ACTIVO

PASIVO

ACTIVO NO CORRIENTE

PATRIMONIO NETO

PASIVO NO CORRIENTE

ACTIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE

TOTAL ACTIVO = TOTAL PASIVO

La cuenta de resultados

Nos da información sobre las variaciones en el patrimonio neto originadas por el resultado del ejercicio.

Los elementos que se registran en la cuenta de resultados, son:

  • Ingresos: incrementos en el patrimonio neto de la entidad durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en nuevas aportaciones, monetarias o no, a la dotación fundacional o fondo social.
  • Gastos: decrementos en el patrimonio neto de la entidad durante el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los pasivos.
  • El excedente del ejercicio es la diferencia entre los ingresos y gastos devengados en el periodo al que se refieren las cuentas anuales, salvo los que deban contabilizarse directamente en el patrimonio neto.

CUENTA RESULTADOS

INGRESOS

GASTOS

RESULTADO = TOTAL INGRESOS – TOTAL GASTOS (resultado positivo/excedente o negativo/pérdida)

Los modelos de las cuentas anuales

Existen cuatro modelos contables en función del tamaño de la entidad.

MODELO NORMAL de CUENTAS ANUALES para entidades grandes

Las cuentas anuales de las entidades sin fines lucrativos deberán adaptarse al modelo normal:

MODELO ABREVIADO de CUENTAS ANUALES, para entidades más pequeñas

Las entidades sin fines lucrativos podrán utilizar los modelos de cuentas anuales abreviadossi cumplen una serie de requisitos.

Más información

BALANCE Y MEMORIA ABREVIADOS: las entidades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes y durante ejercicios años  consecutivos:

  • Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros.
  • Que el importe neto de su volumen anual de ingresos no supere los 5.700.000euros. A estos efectos se entenderá por importe neto del volumen anual de ingresos la suma de la partida contable “Ingresos propios de la entidad”  y, en su caso, la partida “venta de mercaderías, de producción propia, de servicios, etc.”
  • Que el número medio de trabajadores/as empleados/as durante el ejercicio no sea superior a 50.

CUENTA DE RESULTADOS ABREVIADA: las entidades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes:

  • Que el total de las partidas del activo no supere los 11.0400.000 euros.
  • Que el importe neto de su volumen anual de ingresos no supere los 22.800.000euros. A estos efectos se entenderá por importe neto del volumen anual de ingresos la suma de la partida contable “Ingresos propios de la entidad”  y, en su caso, la partida “venta de mercaderías, de producción propia, de servicios, etc.”
  • Que el número medio de trabajadores/as empleados/as durante el ejercicio no sea superior a 250.

MODELO PYMES

Más información

Las asociaciones de utilidad pública que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  • Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros.
  • Que el importe neto de su volumen anual de ingresos no supere los 5.700.000 euros. A estos efectos se entenderá por importe neto del volumen anual de ingresos la suma de las partidas 1. «Ingresos de la entidad por la actividad propia» y, en su caso, del importe neto de la cifra anual de negocios de la actividad mercantil.
  • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Las asociaciones de utilidad pública perderán la facultad de aplicar este Plan de Contabilidad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

MODELO PARA MICROENTIDADES SIN FINES LUCRATIVOS

Más información

Las asociaciones de utilidad pública que cumplan los requisitos señalados a continuación para ser consideradas “microentidades sin fines lucrativos”, podrán cumplimentar los modelos previstos en el Plan de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Entidades sin Fines Lucrativos, siguiendo los criterios específicos señalados para las microentidades sin fines lucrativos en la Resolución de 26 de marzo de 2013, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se aprueba el Plan de Contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos.

Los criterios señalados podrán ser aplicados por todas las asociaciones de utilidad pública que habiendo optado por aplicar el Plan de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Entidades sin Fines Lucrativos, durante dos ejercicios consecutivosreúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

  • Que el total de las partidas del activo no supere los 150.000 euros.
  • Que el importe neto de su volumen anual de ingresos no supere los 150.000 euros. A estos efectos se entenderá por importe neto del volumen anual de ingresos la suma de las partidas 1. «Ingresos de la entidad por la actividad propia» y, en su caso, del importe neto de la cifra anual de negocios de la actividad mercantil.
  • Que el número medio de trabajadores/as empleados/as durante el ejercicio no sea superior a 5.

El presupuesto

Introducción

Para poder entender qué es y cómo se hace un presupuesto es importante primero tener claro que es. Así, la primera pregunta que hemos de hacernos es:

¿Qué es un presupuesto? y ¿para qué ha de servirnos?

El presupuesto es una herramienta de gestión que nos permite hacer una previsión de los posibles acontecimientos de tipo económico que creemos que van a darse en la entidad a lo largo del ejercicio económico.

Es la expresión en términos económicos de los proyectos, actividades y servicios que la asociación espera desarrollar a lo largo de un año. El presupuesto también nos puede permitir cuantificar un único proyecto hipervínculo a proyecto

El presupuesto además nos ha de servir como herramienta de control, es decir, nos ha de permitir llevar un seguimiento de los gastos previstos y reales, de los ingresos previstos y reales.

Modelo genérico de presupuesto y seguimiento de desviaciones

Y ¿cómo lo elaboramos?

El punto de partida ha de ser siempre el plan de gestión o en su defecto el plan/programación de actividades anuales. A partir de éste, los siguientes pasos serán cuantificar cuánto prevemos que nos va a costar llevarlo y cómo creemos que vamos a poder financiarlo. En la mayoría de los casos el presupuesto es de carácter anual.
Así, y de forma más concreta deberemos de:

  • Estimar los gastos necesarios hipervínculo
  • Estimar las posibles nuevas necesidades de inversión,
  • Establecer la Estrategia de financiación hipervínculo  que permita equilibrar el presupuesto final.
  • Elaborar el presupuesto de tesoreríaanalizando nuestras necesidades reales de tesorería en base a los cobros y pagos previstos. hipervínculo

El presupuesto final elaborado estará compuesto por el Presupuesto de inversiones, el Presupuesto de ingresos y gastos y el Presupuesto de Tesorería.

Los ingresos y gastos. Presupuesto de ingresos y gastos

El presupuesto de ingresos y gastos de una entidad está formado por la previsión de los recursos que la entidad espera obtener en el año para financiar los gastos necesarios para el correcto desarrollo de su actividad. El presupuesto debe responder por tanto a los objetivos que la entidad se ha marcado.

Para hacer el presupuesto habrá que calcular por adelantado qué gastos habrá que hacer y de dónde saldrán los ingresos.

Los ingresos

En la partida de ingresos recogeremos todas aquellas acciones que a lo largo del ejercicio económico (un año) nos pueden generar una entrada de dinero.
Ventas de mercaderías, de producción propia, de servicios, etcétera.

  • Ventas (se adaptarán por las entidades a las características de las operaciones que realizan, con la denominación específica que a éstas corresponda).

Ingresos propios de la entidad

  • Cuotas de personas asociadas y afiliadas: Cantidades de carácter periódico y cuantía determinada, percibidas por cuotas de personas afiliadas o asociadas a la entidad.
  • Cuotas de personas usuarias: Cantidades percibidas de los y las usuarias en concepto de participación en el coste de la actividad propia de la entidad (las cuotas por participaciones en congresos, cursos, seminarios, así como las derivadas de entregas de bienes, prestaciones sociales o asistenciales).
  • Promociones para captación de recursos: Ingresos derivados de campañas para la captación de recursos, a excepción del patrocinio.
  • Ingresos de patrocinadores y colaboraciones: Cantidades percibidas de los patrocinadores y colaboraciones empresariales al objeto de contribuir a la realización de los fines de la actividad propia de la entidad.
  • Ingresos por reintegro de ayudas y asignaciones: Cantidades ingresadas por reintegro de ayudas y asignaciones otorgadas por la entidad, por incumplimiento de las condiciones exigidas.

Subvenciones, donaciones y legados

Otros ingresos de gestión

  • Ingresos por arrendamientos, ingresos por servicios diversos (prestación eventual de ciertos servicios a otras entidades o particulares, a modo de ejemplo, los de transporte, reparaciones, asesorías, informes, etc.)
  • Ingresos financieros. Ingresos de créditos.
  • Ingresos excepcionales

Los gastos

En la partida de gastos recogeremos todas aquellas acciones que a lo largo del ejercicio económico (un año) nos pueden generar una pérdida o salida de dinero.

Compras

  • Compras de bienes destinados a la actividad.
  • Compras de materias primas.
  • Compras de otros aprovisionamientos.

Servicios exteriores

  • Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio.
  • Arrendamientos y cánones.
  • Reparaciones y conservación.
  • Servicios de profesionales independientes.
  • Transportes.
  • Primas de seguros.
  • Servicios bancarios y similares.
  • Publicidad, propaganda y relaciones públicas.
  • Suministros.

Tributos

  • Impuesto sobre beneficios.

Gastos de personal

  • Sueldos y salarios.
  • Indemnizaciones.
  • Seguridad Social a cargo de la entidad.
  • Otros gastos sociales: Gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntariamente por la entidad (subvenciones a comedores; sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional; becas para estudio; primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc.).

Ayudas monetarias de la entidad y otros gastos de gestión

  • Ayudas monetarias: Importe de carácter monetario concedidas directamente a personas físicas o familias, así como a entidades, y realizadas en cumplimiento de los fines propios de la entidad.
  • Ayudas no monetarias: Importe de las prestaciones de carácter no monetario concedidas a personas físicas o familias, así como a entidades, y realizadas en cumplimiento de los fines propios de la entidad.
  • Compensación de gastos por prestaciones de colaboración: Gastos producidos por personas voluntarias y otros colaboradores como consecuencia de las actividades desarrolladas en la entidad (gastos de transporte, comida y vestuario).
  • Reembolsos de gastos al órgano de gobierno: Cantidades que se entregan a los miembros del órgano de gobierno como consecuencia del reembolso de los gastos, debidamente justificados, que el desempeño de su función les ocasiona.
  • Reintegro de subvenciones, donaciones y legados recibidos, importe de los reintegros de subvenciones, donaciones y legados que sean exigibles como consecuencia del incumplimiento por parte de la entidad de los requisitos o condiciones establecidos en la concesión de los mismos.

Gastos financieros

  • Intereses de deudas.

Gastos excepcionales

  • Gastos excepcionales: Pérdidas y gastos de carácter excepcional (inundaciones, sanciones y multas, incendios, etc.).

Dotaciones para amortizaciones

  • Amortización del inmovilizado (activo no corriente)

Plantilla básica de presupuesto de ingresos y gastos

A veces la información que nos aporta el presupuesto de ingresos y gastos no es suficiente si queremos saber cómo están distribuidos nuestros ingresos y gastos entre nuestros diferentes proyectos, actividades o servicios.

Un modelo de presupuesto por proyectos nos puede aportar mayor información, si bien es cierto que en ocasiones resulta difícil saber qué porcentaje de un ingreso o de una gasto imputar a cada proyecto (así por ejemplo, cuando dos actividades se desarrollan en un mismo espacio compartirán gastos de luz, Internet, telefonía, etc. y habría que estimar que cuantía imputar a cada una de ellas).

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Las inversiones. Presupuesto de inversiones

El concepto de inversión

Desde un planteamiento contable los conceptos de gastopago o inversión son distintos. Si bien es cierto que tienen muchas similitudes en la práctica diaria, desde un punto de vista estrictamente contable, las diferencias entre éstos son significativas.

¿Qué es una inversión?

Las inversiones se refieren a aquellos «gastos» que no se consumen en un ejercicio anual y que van a permanecer en la asociación para ser utilizada en ejercicios posteriores, como por ejemplo la adquisición de nuevos locales o acondicionamiento de los mismos,  compras de mobiliario, maquinaria, equipos informáticos, etcétera.

La amortización contable

No obstante cada año se ha de calcular el coste de depreciación que pueda tener esa inversión, es lo que se llama su cuota de amortización anual, y ésta si será un gasto y además ira recogido en el presupuesto de ingresos y gastos como un gasto más de ese año.

Con carácter anual las inversiones que hemos ido realizando, bien en el año en curso o en años anteriores, están sometidas a pérdidas de valor, desgaste, obsolescencia, etc. lo que conlleva la necesidad de recoger una cuantía anual en concepto de amortización. Esta cuantía suele ser periódica y se suele calcular dividiendo el valor de compra del bien entre su vida útil estimada.

Por ejemplo, si compramos un ordenador por valor de 1.000€ y consideramos que en 5 años tendremos que renovarlo por otro más moderno y actual, la cuota de amortización anual durante esos 5 años será de 200€.

Los cobros y pagos. El presupuesto de tesorería

El Presupuesto de Tesorería ha de estar ligado al Presupuesto anual de ingresos y gastosEste presupuesto nos permite conocer el nivel de liquidez de la entidad. Es decir, ahora no nos preocupa que ingresos y gastos vamos a tener, si no cuando esos ingresos y/o gastos se van a transformar en cobros y pagos y qué efecto positivo o negativo tendrá ésto sobre nuestra liquidez.

El Presupuesto de Tesorería es una herramienta muy importante para las entidades ya que nos aporta información relativa a la propia supervivencia, ya que difícilmente podremos seguir adelante si no pagamos a nuestros proveedores, o a nuestra plantilla ante una falta de liquidez inmediata, aún cuando el resultado de nuestra actividad esté dando beneficios.

Así, mientras el Presupuesto anual de ingresos y gastos nos da información sobre el avance de nuestra actividad económica, es decir de nuestra rentabilidad, si generamos beneficios o pérdidas, el Presupuesto de Tesorería nos informa sobre si efectivamente cobramos las subvenciones, si las personas socias ingresan sus cuotas, y si podemos pagar o no a nuestras personas trabajadoras, e incluso de si podemos contratar o no una nueva persona.

PRESUPUESTO DE TESORERÍA → Cobros / Pagos → Supervivencia / Liquidez

PRESUP. INGRESOS Y GASTOS → Ingresos/Gastos → Rentabilidad /Beneficios

Financiación

Introducción

Uno de los grandes retos a los que se enfrentan las asociaciones es a la financiación de sus proyectos, actividades y/o servicios. Así las asociaciones se encuentran diariamente con la necesidad de generar, buscar o captar nuevos recursos tanto propios, de sus personas socias, y/o usuarias de sus servicios, como ajenos, de otros agentes financiadores externos, como son la ciudadanía en general, las  empresas, la administración pública.
Según la procedencia u origen de estos recursos podremos hablar de recursos propios o de recursos ajenos:

Recursos propios o de procedencia propia

Son los recursos generados por la propia entidad, mediante las cuotas de sus personas socias, donaciones puntuales, legados, prestación de servicios o el desarrollo de actos o eventos para financiar la actividad principal (por ejemplo, campañas, cuestaciones, Merchandising, venta de otros productos, etc.).

Recursos ajenos o de procedencia ajena

Son recursos procedentes de agentes financiaciadores externos (personas, instituciones, empresas, etc.) y que en la mayoría de los casos requiere de la presentación de un proyecto social como objeto de la financiación. Así, dentro de este grupo estarían:

  • Las administraciones públicas (local, autonómica, estatal y europea).  La administración pública sigue siendo una de los principales financiadoras de las asociaciones través de contratos, convenios y subvenciones principalmente.
  • Las entidades de carácter lucrativo o mercantil, es decir las empresas, y junto a éstas sus fundaciones surgidas desde las propias empresas normalmente ante la necesidad de organizar y articular sus acciones de responsabilidad social empresarial (RSE).
  • Otras entidades del Tercer Sector,  como son las fundaciones que conceden ayudas a proyectos sociales, es decir, que destinan sus fondos propios a otras entidades normalmente a través de convocatorias de ayudas a proyectos sociales.
  • Las obras sociales de las Cajas de Ahorro, que suelen destinar parte de sus beneficios a la concesión de ayudas financieras a entidades sociales, normalmente a través de convocatorias públicas.
  • La Ciudadanía en general, como fuente de captación de nuevas personas socias, donantes puntales, etc.

Una potencial y gran fuente de ingresos hoy en día para las asociaciones es la sociedad en general, es decir, personas (donante puntual) que en un momento dado o de forma más estable quieran realizar una aportación a nuestra entidad. La existencia de una estrategia de comunicación y difusión juega un papel relevante para poder acercarse y atraer a este tipo de público.

Otro gran público objetivo son las personas más cercanas a la asociación, es decir, familiares, personas afines a nuestra labor, proveedores, etc., a los cuales puede llegarse a través de acciones de comunicación directa o relaciones, invitándoles a eventos organizados por la asociación, etc.

Recursos propios

Prestación de servicios y venta de productos. La actividad mercantil

Generación de ingresos propios vinculados a la mision y razón de ser de la entidad

Una forma de generar ingresos es la prestación de servicios propios acordes con la misión de la asociación, como por ejemplo una asociación que trabaja en el ámbito educativo privado e imparte formación en dinamización socio-cultural local para futuros monitores y monitoras.

O también puede darse el caso de prestar servicios que tengan una relación tangencial con su misión, como por ejemplo una asociación que trabaja en la promoción de las mujeres que ofrece la elaboración de planes de igualdad de género a empresas e instituciones (es decir, aprovecha el conocimiento que tiene para obtener ingresos a través de actividades que no tienen que ver directamente con el cometido de la organización, pero que sí contribuyen a él de forma indirecta).

En ambos casos la prestación de un servicio supone el inicio de una actividad económica y por lo tanto su alta en el IAE, la emisión de facturas por los servicios prestados, ladeclaración de IVA, o en su caso, la solicitud de exención de IVA si procede y la declaración del IS si procede.

Otra forma de generar ingresos es a través de la venta de productos. Un ejemplo de venta de productos que hoy en día está en auge podría ser la venta de los denominados “regalos solidarios” cuyo público objetivo principal son las empresas, las cuales compran estos artículos para regalar a sus clientes, personas trabajadoras, etc. Si bien este tipo de producto puede venderse también a persona socias, trabajadoras, ciudadanía en general, etc.

La venta de elementos de Merchandising, venta de productos con la imagen de la entidad. La venta de este tipo de productos debe ser concebida como un elemento adicional y secundario de las estrategias de comunicación y financiación de la entidad, distinguiéndose claramente de la prestación de servicios o la realización de actividades relacionadas con su misión.

Otras actividades económicas no vinculadas con el fin social. La actividad mercantil

En este caso estaríamos hablando de la prestación de servicios ajenos a la misión de la entidad, con el único fin de generar ingresos económicos. Por ejemplo poner en marcha servicios de soporte, tales como servicios de transporte, asesoría, imprenta, etc.,  que buscan únicamente un beneficio económico con el que sufragar las actividades propias de la organización y que no están vinculados a la razón de ser de la asociación.

Este tipo de acciones supone la puesta en marcha de un actividad de carácter mercantil y por tanto la necesidad de generar un forma jurídica específica (empresa, cooperativa,…) que de cobertura a este tipo de actividad lucrativa. Es aconsejable mantener separadas jurídica y fiscalmente las dos organizaciones.

Un modelo novedoso de empresa, es la denominada “empresa social” que, aunque jurídicamente adquiere normalmente forma de entidad lucrativa, (empresa) nace con un fin de carácter social, es decir aún estando regidas por principios empresariales reinvierten sus beneficios en la consecución de su misión, siendo éste de carácter social.

Igual que en el caso anterior habría que darse de alta en el epígrafe correspondiente del IAEen el momento en que se inicie la actividad económica, emitir factura y declarar IVA e Impuesto de Sociedades, si procede.

Las cuotas de los socios y socias

Las cuotas de personas socias son donaciones periódicas de la base social sin contraprestación económica directa por parte de la entidad. Este tipo de aportaciones suelen ser carácter estable, por lo que otorgan mayor estabilidad económica que otro tipo de financiaciones, como por ejemplo las subvenciones, y permiten que la entidad tenga una mayor autonomía o independencia económica.

El hecho de que no impliquen una contraprestación directa por parte de la entidad no supone que las personas socias no obtengan nada a cambio de su colaboración. Además de intangibles como el ejercicio de la solidaridad o la ayuda a una causa, pueden participar activamente en la vida interna de la organización (voluntariado), recibir información, participar en eventos organizados por la asociación, etc.

Desde el punto de vista de la gestión requiere llevar un control de los pagosdomiciliaciones bancarias y actualización continua de altas y bajas.

Así, la transparencia en la gestión de los recursos recibidos, el gran cuidado y atención a las personas socias, el mantenimiento de una comunicación fluida con ellas, ofreciéndoles información periódica y estable, posibilitará la generación de un sentido de pertenencia sólido.

El acto social

La tipología de actos o eventos que pueden llevarse a cabo es muy diversa (rastrillos, mercadillos, carreras solidarias, comidas, cenas, conciertos, teatros, monólogos, magia, subastas, partidos de fútbol, sorteos de Navidad, etc.). Se trata de actos de carácter mediático que incitan normalmente al apoyo de una causa concreta.

Algunos expertos consideran que ésta técnica es de las menos y peor utilizadas por las asociaciones, desaprovechando muchas de las posibilidades que da. Además de para recaudar fondos, nos dará visibilidad, imagen de actividad y nos ayudará a darnos a conocer.

El éxito de un evento dependerá en muchos de los casos de la capacidad creativa y originalidad de quienes la diseñen y de un exhaustivo y detallada organización del mismo.

La tipología de actos o eventos que pueden llevarse a cabo es muy diversa (rastrillos, mercadillos, carreras solidarias, comidas, cenas, conciertos, teatros, monólogos, magia, subastas, partidos de fútbol, sorteos de Navidad, etc.).

También pueden ser eventos de carácter interno en función de la dimensión que queramos dar al mismo, como por ejemplo un Concierto dirigido únicamente a las personas usuarias de los servicios.

Recursos ajenos

La administración pública

Las administraciones públicas (local, autonómica, estatal y europea)

La financiación pública puede provenir de diferentes fuentes, organismos locales (ayuntamientos), provinciales (diputaciones), autonómicos (gobierno vasco), estatales o europeos e internacionales (UE, ONU, etc.) y la colaboración pueden ser básicamente de tres tipos: licitación vía contrato público, convenios y/o subvenciones.

La subvención: ¿Qué es? Concepto y marco legal

Dentro de las vías de financiación públicas son las más frecuentes. Normalmente son convocatorias públicas de carácter anual por lo que no proporcionan estabilidad económica a las entidades.

Las subvenciones son muy importantes para las asociaciones por el peso que suponen sobre su financiación total. Sin embargo hay que tener claro que la existencia de una entidad no se puede supeditar únicamente a la concesión o no de subvenciones.

Además hay que tener en cuenta que el cobro de la subvención se puede dilatar y es habitual que haya que hacer el gasto antes de recibir el ingreso, generándose además problemas de tesorería ante el retraso y periodificación de los pagos.

Los organismos convocantes pueden ser: la Unión Europea, la Administración General del Estado, el Gobierno Vasco, las Diputaciones y los Ayuntamientos.

Una subvención es una ayuda dineraria sin contraprestación otorgada por la Administración Pública y está regulada por la Ley Estatal 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, desarrollada a traves del Real Decreto 887/2006, de 21de julio, por el que se aprueba el Reglamento de esta Ley 38/2003.

En ningún caso la subvención o ayuda otorgada podrá superar el coste de la actividad a desarrollar por la entidad beneficiaria.

Destacar además que requieren una cofinanciación amplia ya que, ordinariamente, suelen representar un porcentaje bastante lejano al 100% del coste del proyecto.

La solicitud de subvención

La presentación a una convocatoria pública de subvenciones conlleva una serie de requisitos mínimos previos imprescindible para poder optar a la misma:

Requisitos de carácter general de las entidades solicitantes de las subvenciones:

  1. Estar legalmente constituidas y debidamente inscritas en el correspondiente o los correspondientes registros o censos administrativos.
  2. Desarrollar la actividad en el ámbito de aplicación de la subvención y tener allí la correspondiente sede social o delegación, en su caso.
  3. Debida cumplimentación de los impresos de solicitud, con la firma de la persona representante de la entidad. Presentación de un proyecto y su correspondiente presupuesto, recogiendo tanto gastos como otras fuentes de ingresos o financiación.
  4. Estar al corriente de las obligaciones fiscales, con la Seguridad Social.
  5. Presentación de Estatutos, Memoria de actividad y cuenta de resultados del año anterior.
  6. Si la subvención es compatible con otras subvenciones, documentación que acredite la presentación y concesión o no de otras ayudas.

La justificación técnica y económica de la subvención concedida

La concesión de la subvención, al igual que la solicitud, implica una serie de obligaciones para las entidades beneficiarias:

  1. Cumplir el objetivo, ejecutar el proyecto, realizar la actividad o adoptar el comportamiento que fundamenta la concesión de las subvenciones.
  2. Justificar técnica y económicamente ante el órgano concedente el cumplimiento de los requisitos y condiciones, así como la realización de la actividad y el cumplimiento de la finalidad que determinen la concesión o disfrute de la subvención.
  3. Comunicar por escrito a la Dirección correspondiente, tanto en el momento de la solicitud como posteriormente, la modificación de cualquier circunstancia que afecte a alguno de los requisitos exigidos y tenidos en cuenta para la concesión de las subvenciones, siempre a la mayor brevedad.
  4. Comunicar al órgano concedente la obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos que financien las actividades subvencionadas.
  5. Someterse a las actuaciones de comprobación y control financiero que puedan realizarse, aportando cuanta información sea requerida.
  6. Disponer de los libros contables, registros de documentos económicos (facturas, tickets, nóminas, etc.) que hayan sido exigidos por las bases reguladoras de las subvenciones, con la finalidad de garantizar el adecuado ejercicio de las facultades de comprobación y control.

En cuanto al resto de documentos (Nóminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.) deberán ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo competente.

  1. Conservar los documentos justificativos originales al menos durante cinco años a partir de su fecha, en tanto en cuanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control.
  2.  Adoptar medidas de difusión. Dar la adecuada publicidad del carácter público de la financiación de programas, actividades, inversiones o actuaciones de cualquier tipo que sean objeto de subvención.
  3. En el caso de no ejecución de la totalidad de la subvención concedida, presentación de la justificación y reintegro efectivo de los fondos percibidos-no gastados.

El Convenio: Acuerdo de colaboración de carácter privado

Los convenios entre las administraciones públicas y las entidades privadas son acuerdos de colaboración de carácter privado, en los que ambas parten negocian y establecen los requisitos y alcance de los mismos, en condiciones de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades de ambas partes.

Los convenios ofrecen mayor estabilidad que las subvenciones que normalmente son de carácter anual, en cuanto que se suelen tener carácter plurianual y/o ser prorrogables. 
Los contratos de colaboración o convenios son ajenos al concurso público y por tanto no se rigen por la normativa reguladora de los contratos públicos.

El contrato público

Como en el caso de las subvenciones públicas, existe una normativa general que regula este tipo de ayudas públicas, el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Regula la contratación del sector público, a fin de garantizar los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia y no discriminación e igualdad de trato entre las entidades candidatas, y de asegurar una eficiente utilización de los fondos mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.

La ley recoge tres modalidades de contratación de la gestión de los servicios públicos:

  • Concesión, por la que la contraparte gestionará el servicio a su propio riesgo y ventura.
  • Gestión interesada, en cuya virtud la Administración y la contraparte participarán en los resultados de la explotación del servicio en la proporción que se establezca en el contrato.
  • Concierto con persona natural o jurídica que venga realizando prestaciones análogas a las que constituyen el servicio público de que se trate.

El contrato público en el marco de la Ley de servicios sociales en la CAPV

La ley 12/2008 de Servicios Sociales define un sistema de responsabilidad pública que debe ser gestionado por las Administraciones Públicas solas o en colaboración con la iniciativa privada, preferentemente por la iniciativa privada sin ánimo de lucro.

Destacar que la actual Ley de Servicios Sociales del País Vasco, en su artículo 61, contempla un régimen de concierto especial, diferente al régimen de concierto establecido en la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, y los convenios, en determinados supuestos, como otras alternativas, distintas a la contratación, para la provisión de los servicios sociales de responsabilidad pública incluidos en el Catálogo de Prestaciones y Servicios del Sistema Vasco de Servicios Sociales.

La empresa

La colaboración con las entidades sociales… en el marco de la Responsabilidad Social

La empresa tiene en sus manos distintas técnicas o acciones de colaboración con las entidades sociales.

Hasta ahora, las más utilizadas han sido, probablemente, las encuadradas en un modelo de colaboración que cabe denominarse filantropía empresarial, entendiendose este modelo como acciones puntuales el donativo, el mecenazgo, el patrocinio y el marketing con causa. En la mayoría de los casos no estratégicas ni dentro de un proyecto de implicación social y/o en la comunidad y/o plan de responsabilidad social más amplio.

Sin embargo, la acción o inversión social de las empresas está evolucionando hacia un modelo de colaboración más estratégico, integral y completo, fundamentado en losprincipios y valores de la responsabilidad social empresarial. Cada día son más las exigencias de transparencia en la gestión, de respeto y protección del medio ambiente, de cuidado de las personas trabajadoras, de mayor implicación social que se están demandando a las empresas.

Entonces ¿qué motiva a una empresa a colaborar con una entidad social?

Para que una empresa colabore con nosotras es imprescindible la existencia de intereses comunes, bien por que compartimos las mismas inquietudes o preocupaciones sociale,sbien porque la colaboración con nosotros puede suponerle a la empresa un valor añadido.

Para conseguir una respuesta positiva de las empresas hay que conocer su lógica y motivaciones. Algunas aportarán por simpatía hacia la causa, otras guiadas por el cálculo de su interés para mejorar su imagen o incluso para obtener un beneficio directo.

Se busque o no un beneficio de imagen para la empresa, es importante que exista una afinidad entre la entidad y la empresa o que el nexo que las une no sea disonante.

¿Dónde pueden estar los puntos de encuentro entre la entidad y la empresa? ¿por qué le puede interesar colaborar con nosotras?

  • Para integrar valores a sus marcas, especialmente para hacerlas más atractivas y diferenciarse de la competencia.
  • Para ofrecer una imagen de empresa comprometida con su entorno.
  • Para buscar nuevas formas de publicidad que le permitan llegar a nuevos públicos o hacerlo de forma más económica.
  • Para conseguir que las personas trabajadoras y colaboradoras se sientan más identificadas con la empresa, de manera que sean más productivos y fieles.
  • Para mejorar las relaciones con administraciones públicas y otros agentes sociales.

¿Qué posibilidades de colaboración podemos ofrecerles?

Son múltiples las posibilidades de colaboración que podemos ofrecerles a las empresas (mecenzago, patrocinio, voluntariado corporativo…). Es aconsejable que se firme un acuerdo de colaboración entre la entidad y la empresa.

El convenio de colaboración

 

Acciones de mecenazgo

Se entienden por acciones de mecenazgo, las donaciones puras, sin contraprestación, realizadas directamente por la empresa. La mayoría de estas acciones suelen ser de carácter puntual.
Las acciones de mecenazgo a su vez pueden ser donaciones dinerarias o donaciones no dinerarias (en especie o servicios):

    • donaciones de productos/servicios propios de la empresa, tales como ordenadores, bolsas, sillas, alimentos, y servicios como un estudio de mercado, auditorias, campaña publicitaria, estudios,…
    • cesiones de infraestructura de la empresa (locales, despachos, terrenos,  gastos fijos de electricidad, agua, teléfono);
    • cesiones de canales distribución de la empresa (camiones, coches, comerciales, puntos de venta, etc.);
    • prescripción y visibilidad, a través del uso de sus propios canales de comunicación para dar a conocer nuestra entidad.

Las acciones de mecenazgo pueden ser objeto de desgravación fiscal siempre y cuando cumpla con los requisitos recogidos, en el caso del  Bizkaia, en la Norma foral 1/2004, de 24 de febrero, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.

La entidad social deberá comunicar a la Administración competente su opción por dicho régimen a través de la correspondiente Declaración censal (Modelo 036) así como  emitir una declaración informativa de las donaciones recibidas, así como un certificado a entregar a la empresa.

El convenio de  colaboracion con la empresa

El convenio de colaboración es un contrato privado entre la entidad social y la empresa, en la que no se produce contraprestación alguna por parte de la entidad social, no generándose por tanto ningún tipo de factura.

Si el convenio de colaboración cumple con los requisitos exigidos en los artículos 5, 18 y 26 de la Norma Foral 1/2004, de 24 de febrero, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, las aportaciones donadas serán susceptibles de deducción fiscal por parte de la empresa donante.

Las cantidades satisfechas tendrán la consideración de gastos deducibles en el IS de la empresa donante.

El convenio de colaboración hipervínculo cómo mínimo debería de recoger:

  1. Entidad y empresa colaboradoras.
  2. Objeto de la colaboración.
  3. Actuaciones y aportaciones a realizar por cada una de las partes.
  4. Duración de la colaboración.
  5. Compromisos asumidos por cada parte.
  6. Resultados esperados de la colaboración.
  7. Formas de seguimiento de la colaboración.
  8. Firma de ambas partes.

El contrato de patrocinio

El contrato de patrocinio es un contrato privado de carácter mercantil, entre la entidad social y la empresa, en la que la entidad patrocinada se compromete, a cambio de una ayuda económica, a colaborar en la publicidad de la empresa patrocinadora.

La empresa patrocina normalmente económicamente (y en ocasiones en especie) eventos sociales públicos y notorios realizados por una entidad social, a cambio de ser publicitada en el mismo.

En este tipo de contrato se genera una contraprestación económica, por lo que la entidad patrocinada emite una factura a la empresa patrocinadora, con su correspondiente IVA.
El contrato de patrocinio no es susceptible de deducción fiscal por parte de la empresa patrocinadora.

Acciones indirectas de colaboración con entidades promovidas por la empresa entre sus personas empleadas

Acciones concretas que desarrolla la empresa para promover aportaciones, normalmente monetarias para aquellas personas trabajadoras que quieran colaborar en un proyecto social.

Dentro de estas acciones nos encontramos:

  • colectas concretas en la que los y las empleadas entregan dinero para algún proyecto social específico y de forma puntual.
  • programas de apoyo regular por el que se detrae en la nómina una pequeña cantidad preestablecida.
  • donaciones realizadas por la empresa exactamente en el mismo importe que aportan sus personas empleadas.
  •  outdoor solidario: promoción de actividades grupales entre las personas trabajadoras con fines sociales fuera de su espacio de trabajo.

Acciones de Voluntariado Corporativo

El voluntariado corporativo es un fenómeno relativamente nuevo, de hecho, es en los últimos años cuando realmente se empieza hablar de este término, dentro de las acciones que una empresa realiza en el marco de desarrollo de su responsabilidad social.

Las acciones de voluntariado corporativo son acciones de voluntariado socialpromovidas y apoyadas de forma activa por la empresa. El voluntariado corporativo tiene una estrecha relación con el voluntariado social hipervínculo, aunque también unas características muy peculiares al desarrollarse dentro de la estrategia de inversión social de las empresas, siendo algunas de sus características definitorias las siguientes:  

  • VC es la acción voluntaria apoyada por la empresa (la empresa promueve el VC pero las protagonistas de la acción voluntaria son las personas voluntarias).
  • VC conlleva el desarrollo de actividades de interés general, de forma solidaria, voluntaria y libre, organizada y en base a proyectos específicos.
  • VC se desarrolla en colaboración con entidades sin ánimo de lucro.
  • VC implica la no existencia de retribución económica, ni la sustitución de servicios profesionales independientes.
  • El VC requiere de una planificación previa por parte de la entidad (desarrollo de un programa de voluntariado corporativo).

Acciones indirectas de colaboración con entidades promovidas por la empresa entre sus clientes

Acciones concretas que desarrolla la empresa para promover aportaciones, normalmente monetarias, para aquellos clientes que quieran colaborar en un proyecto social y/o con una entidad.

Dentro de estas acciones nos encontramos:

  • venta de productos de Merchandising, venta de productos con la imagen de la entidad social, dirigidos específicamente a los clientes de la empresa.
  • acciones de promoción de colaboraciones dinerarias: por ejemplo una grande superficie de venta de productos de alimentación que dona un porcentaje del precio de un producto a una entidad social concreta, con cada compra que se hace de un producto concreto.
  • acciones de promoción de colaboraciones en especie: por ejemplo, una empresa óptica que recoge gafas usadas entre sus clientes, recibiendo un cheque regalo para futuras compras de gafas nuevas, mientras que las gafas usadas entregadas son enviadas a países del sur, a través de la colaboración con una entidad de cooperación al desarrollo.

Financiación de otras entidades de carácter social

Fundaciones de carácter social

La Ley 12/1994, de 17 de junio, de Fundaciones del País Vasco, nos dice que las fundaciones han de destinar como mínimo el 70 % de sus ingresos a la realización de los fines determinados en su voluntad fundacional.

Podemos diferenciar entre fundaciones que desarrollan una obra social propia, fundaciones que destinan sus fondos a otras entidades o personas o fundaciones mixtas (que desarrollan ambas actividades).

En relación a las fundaciones que conceden ayudas a proyectos sociales, nos encontramos con que sus líneas de actuación son cada vez más exigentes, acercándose sus requisitos a los específicos de las ayudas económicas de carácter público.

La concesión de este tipo de ayudas dependerá además de las prioridades de partida de la fundación:  colectivo al que se dirige, ámbito geográfico; presentación de una propuesta clara, detallada y bien estructurada, etc.

Suelen ser ayudas económicas de carácter anual, lo que genera bastante inestabilidad económica en el largo plazo y habrá que realizar su correspondiente justificación técnica y económica: con memorias, presupuesto ejecutado, facturas, fotografías, informes, etc.

Obra Sociales de las Cajas de Ahorro y fundaciones bancarias

Consecuencia de la crisis financiera se crea un nuevo régimen jurídico específico para las cajas de ahorro y para la trasformación vivida por muchas de éstas en fundaciones bancarias, la Ley 26/2013, de 27 de diciembre, de cajas de ahorros y fundaciones bancarias. Con esta nueva ley se ha pretendido mantener los valores clásicos de las cajas de ahorros, esto es, su carácter social y territorialidad, así como definir la finalidad también social de las fundaciones bancarias, como nuevas formas jurídicas que han ido sustituyendo a las cajas de ahorros.

Respecto a la aportación social de las obras sociales de las cajas de ahorro y fundaciones bancarias podemos encontrar dos tipos de actuaciones sociales:

  • directas: consisten en programas elaborados directamente por las cajas y/o fundaciones bancarias (becas propias, programas de voluntariado, etc.)
  • en colaboración: se destina dinero a financiar proyectos sociales desarrollados por organizaciones no lucrativas.

Las ayudas procedentes de la obra social destinadas a proyectos sociales suponen un alto nivel de exigencia en la presentación, formulación y justificación económica de los proyectos, acercándose sus requisitos a los específicos de las ayudas económicas de carácter público.

Fiscalidad

Introducción

Una  cuestión muy presente en el ámbito asociativo es:  ¿tiene alguna obligación fiscal una asociación? La respuesta es SI.

Las entidades sin ánimo de lucro, ya sean asociaciones, asociaciones declaradas de Utilidad Pública, fundaciones, cooperativas de iniciativa social, etc., tienen la obligación de contribuir con la Administración tributaria que les corresponda desde el momento de su constitución formal (en nuestro caso, estaríamos hablando de la Hacienda Foral de Bizkaia):
Una vez que se constituye una asociación tiene personalidad jurídica propia y es por tanto sujeto de derechos y obligaciones fiscales.

Contenidos a abordar

En este apartado abordaremos el marco normativo fiscal aplicable en Bizkaia para las entidades sin ánimo de lucro, centrándonos en las asociaciones y asociaciones declaradas de Utilidad Pública (mencionar que el régimen fiscal aplicable a las fundaciones es el mismo que a las asociaciones declaradas de UP), como son:

  • Las obligaciones fiscales de carácter censal o declarativo (CIF o Código de Identificación Fiscal; el ALTA en IAE Impuesto de Actividades Economicas; Declaración de operaciones con tercerosDeclaración de donaciones recibidas.
  • Las obligaciones fiscales de carácter contributivo (IAE Impuesto de Actividades Economicas, IVA Impuesto sobre Valor Añadido, IS Impuesto de Sociedades, IRPF Impuesto Sobre la Renta de la Personas Físicas)
  • y el Régimen fiscal especial para entidades sin ánimo de lucro en Bizkaia.

Código de identificación fiscal (CIF)

El primer paso que tiene que dar una asociación una vez que adquiere personalidad jurídica propia es solicitar un Código de Identificación Fiscal (CIF).

El CIF o código de identificación fiscal es para cualquier asociación, fundación, etc., como el D.N.I. para una persona física, y será necesario para cualquier operación que la asociación realice: desde abrir una cuenta bancaria, recibir una factura de compras realizadas, hasta emitir una factura por la prestación de un servicio, etc.

¿Cómo se tramita el CIF/NIF?

El procedimiento para obtenerlo es muy sencillo: hay que ir a la delegación de Hacienda más próxima y hacer una solicitud.

Documentación necesaria para solicitar el NIF provisional:

  • Fotocopia del acta de constitución, la junta directiva y los estatutos de la asociación.
  • Original y fotocopia de la diligencia de entrada en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco.
  • Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal, que ha de ser un miembro de la Junta Directiva de la asociación (vocales excluidos).

Una vez obtenido el NIF provisional, documentación necesaria para la solicitud del NIF definitivo:

  • Original del NIF provisional para su canje.
  • Original y fotocopia de la resolución de la inscripción en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco.

En el caso de solicitar el NIF definitivo sin solicitud previa del provisional. Documentación a presentar:

  • Original y fotocopia del acta de constitución, la junta directiva y los estatutos de la asociación visados por el Gobierno Vasco.
  • Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal, que ha de ser un miembro de la Junta Directiva de la asociación (vocales excluidos).
  • Original y fotocopia de la resolución de la inscripción en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco.

El impreso de solicitud a rellenar es el Impreso de Declaración censal o Modelo 036 , a través del cual declararemos: el Alta en el Censo y el motivo del mismo: la solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF).

En el caso de que además vayamos a iniciar una actividad económica marcaríamos la casilla relativa a comunicación de inicio de las actividades económica.

Cada vez que haya una modificación en el domicilio fiscal y/o modificación o cese de la actividad habrá que recogerlo de nuevo en otro Impreso del Modelo 036 (no olvidar que este impreso es de carácter declarativo e informa tanto de las altas, modificaciones  (de  de datos relativos a actividades económicas y locales; al Impuesto sobre el Valor Añadido, Opción/renuncia por el Régimen Fiscal especial para entidades no lucrativas) yo/o bajas en el Censo (Ver más detalle en Instrucciones para rellenar el Modelo 036).

El actual modelo de solicitud en vigencia en Bizkaia ha sido probado por la lo ha sido ORDEN FORAL 2621/2013, de 18 de diciembre, por la que se aprueban el modelo 036, de declaración censal de alta, modificación y baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Impuesto de bienes inmuebles (IBI)

El Impuesto sobre Bienes Inmuebles. (I.B.I.), es un tributo de ámbito municipal, de carácter obligatorio, que grava el valor de los bienes inmuebles de naturaleza rústica y urbana sitos en cualquier término municipal del Territorio Histórico de Bizkaia, en los términos establecidos en la Norma Foral 9/1989, de 30 de junio, del Impuesto sobre Bienes Inmuebles.

Este impuesto se tiene que pagar por el hecho de tener bienes inmuebles (locales, terrenos,…) o por tener la titularidad de un derecho sobre ellos o por una concesión administrativa.

Exenciones al pago de este impuesto

Estarán exentas las fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública, a que se refiere la NORMA FORAL 1/2004, de 24 de febrero, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, respecto de las explotaciones económicas que desarrollen en cumplimiento de su objeto social o finalidad específica.

Impuesto de actividades económicas (I.A.E.)

El Impuesto sobre Actividades Económicas, regulado en la Norma Foral 6/l989, de 30 de junio, es un tributo de ámbito municipal, que grava el mero ejercicio en el TH de Bizkaia, de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local determinado.

Pero ¿qué se entiende por actividades empresariales, profesionales o artísticas?

El artículo 2 del Texto Refundido de la Norma Foral 6/1989, de 30 de junio, del Impuesto sobre Actividades Económicas., nos dice que:

“Se considera que una actividad se ejerce con carácter empresarial, profesional o artístico, cuando suponga la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios”

Definición de actividad económica: Según esta definición, actividad económica es prácticamente todo. Destacar que las ayudas individuales o becas, así como las donaciones, donativos, cuotas de personas socias o subvenciones NO tienen la consideración de actividad económica.

¿Cómo se tramita el Alta en el IAE?

El alta en el IAE se realiza a través del Modelo Censal o Modelo 036, y su declaración se trata tan sólo de una obligación censal que no implica necesariamente ningún pago.

Se tramita en el ayuntamiento si el municipio es mayor de 50.000 habitantes, sino en la Hacienda Foral.

El impuesto es anual y normalmente cada municipio envía directamente el recibo al domicilio de la entidad.

Exenciones al pago de este impuesto

Existen un conjunto de exenciones que hacen que la mayoría de entidades de carácter social queden exentas del pago de este impuesto, que no de su Alta en el mismo.

Así, quedarán exentas las asociaciones que cumplan alguno de los siguientes requisitos:

  • En el caso de inicio de actividad, durante los dos primeros periodos impositivos en que se desarrolle aquella actividad.
  • Cuando su volumen de operaciones sea inferior a 2.000.000 de euros.

Impuesto de sociedades (I.S.)

El Impuesto de Sociedades (IS) es un tributo de carácter directo que grava la renta de las sociedades y demás entidades jurídicas en los términos previstos en la Norma Foral 11/2013, de 5 de diciembre, del Impuesto Sobre Sociedades. Esta Norma Foral será de aplicación a los contribuyentes que tengan su domicilio fiscal en Bizkaia.

El tipo de gravamen

En el caso de las entidades sin ánimo de lucro, éste dependerá de si reúnen y optan o no los requisitos para disfrutar del Régimen Fiscal especial.

Si NO reúnen los requisitos para disfrutar del Régimen Fiscal especial (en general las asociaciones) tributaran al 21% por las rentas no exentas.

SI reúnen los requisitos y optan por acogerse al Régimen Fiscal especial establecido tributarán al 10% por sus rentas no exentas.

La declaración del IS

Las entidades sin ánimo de lucro que no reúnan los requisitos para disfrutar del Régimen Fiscal especial (en general las asociaciones) están obligadas, con carácter general, a declarar la totalidad de las rentas, exentas y no exentas, únicamente cuando cumplan los siguientes requisitos:

  • Que sus ingresos totales no superen 100.000 euros anuales.
  • Que los ingresos correspondientes a rentas no exentas sometidas a retención no superen 2.000 euros anuales.
  • Todas las rentas no exentas que obtenga estén sometidas a retención.

IMPORTANTE: Las entidades sin ánimo de lucro que SI reúnan los requisitos y optenpor acogerse al  Régimen Fiscal especial establecido, estarán obligadas siempre a declarar por el Impuesto de Sociedades la totalidad de sus rentas, exentas o no exentas.

Con carácter general la declaración del IS debe presentarse en el plazo de los 25 días naturales siguientes a los seis  meses posteriores a la conclusión del período impositivo. Así, si el período impositivo finaliza el 31 de diciembre, la declaración deberá presentarse antes del 25 de junio del siguiente año.

Exenciones al pago de este impuesto

Régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos

Las “entidades sin fines lucrativos” podrán optar con carácter voluntario y previa comunicación al Departamento de Hacienda de la DFB por el Régimen fiscal especial, regulado por NORMA FORAL 1/2004, de 24 de febrero, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.

La entidad quedará vinculada a este régimen de forma indefinida mientras no renuncie a su aplicación.

IMPORTANTE: Para poder solicitar la aplicación del Régimen especial las entidades sin ánimo de lucro han de cumplir una serie de condiciones o requisitos marcados por la propia norma en sus artículos 4 y 5.

Así y con carácter general se consideran “entidades sin ánimo de lucro” las fundaciones y las asociaciones declaradas de utilidad pública, así como las federaciones y asociaciones de las mismas, que persiguiendo fines de interés general, se encuentren inscritas en el registro correspondiente y cumplan los requisitos establecidos por la Norma Foral 1/2004

Es decir, desde el punto de vista de la Norma Foral 1/2004, quedan excluidas del Régimen fiscal especial las asociaciones, a excepción de las asociaciones de Utilidad Pública y siempre y cuando cumplan los requisitos marcados.

Más información

Tratamiento fiscal de las aportaciones recibidas

¿Cuál es el tratamiento fiscal de las donaciones recibidas?

Las donaciones pueden ser dinerarias o de bienes y derechos.

Los donaciones entregadas para que cumplan con sus objetivos, deberían ser entregadas sin contraprestación alguna y por este motivo no estarán sujetas a IVA.

Si la donación tiene carácter irrevocable, es pura y simple y se realiza a favor de una “entidad sin ánimo de lucro” puede dar lugar a deducción en el Impuesto de sociedades o IRPF (en el caso de personas físicas).

Para la “entidad sin fines lucrativos” la donación percibida estaría exenta en el Impuesto de Sociedades.

Para que se puedan aplicar estas deducciones, los y las donantes necesitan que la entidad les expida un Certificado de donación para la persona física o jurídica donante.

La entidad por su parte además tiene que informar a la Hacienda Foral rellenando un formulario de todas las cantidades o bienes recibidos a través de donaciones que tiene derecho a deducción, a través del Modelo 182. Declaración informativa de donativos, donaciones y aportaciones recibidas.

Es únicamente una declaración informativa, a la que solamente están obligadas las “entidades sin ánimo de lucro” acogidas al Régimen Fiscal Especial contenido en la Norma Foral 1/2004, por las donaciones recibidas.

Declaración anual de operaciones con terceras personas

Es una declaración de las operaciones realizadas con terceras personas, tanto clientes como proveedores, con las que hayamos superado a lo largo del año la cifra de 3.005, 06 € (incluido el IVA), y no supone un desembolso de cantidad alguna.

Las asociaciones ¿tienen que presentar el MODELO 347? Y ¿por las subvenciones recibidas?

Las asociaciones sin ánimo de lucro reconocidas como entidad de Carácter Social (a las que se refiere el artículo 20.tres de la Norma Foral de IVA), NO tienen obligación de presentar el Modelo 347, por las entregas de bienes o prestaciones de servicios o adquisiciones que correspondan al sector de actividad cuyas entregas de bienes o prestaciones de servicios estén exentos de IVA.

Sin embargo, y con carácter general, una asociación en su sentido amplio estará obligada a presentar la declaración anual de operaciones con terceras personas, cuando desarrolle una actividad empresarial o profesional, perciba o conceda subvenciones por importe superior a 3.005,06 euros en un año natural y no se encuentre en algunos de los supuestos de exclusión de la obligación de presentar el Modelo 347, contemplados en el art. 43 del Decreto Foral 205/2008, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones tributarias formales del Territorio Histórico de Bizkaia.

Impuesto de valor añadido

El Impuesto sobre el Valor Añadido IVA es un tributo de naturaleza indirecta que afecta al consumidor final, que recae sobre el consumo, es decir, el IVA es un impuesto que afecta a las compras de bienes o usos de servicios (IVA soportado) y ventas y prestaciones de servicios (IVA repercutido).

En el caso de Bizkaia, el IVA está regulado por la Norma Foral 7/1994, de 9 de noviembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido

¿Quiénes tiene que presentar la Declaración del IVA?

Las entidades jurídicas, esto es, empresas, profesionales independientes o autónomas, asociaciones,…tendrán que presentar cada tres meses la Declaración de IVA, y el mes de enero del año natural siguiente se presentará la Declaración de resumen anual de IVA.

La Norma Foral 7/1994, de 9 de noviembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido no hace distinciones a la hora de hacer la Declaración de IVA en base a la forma jurídica y no diferencia entre asociaciones declaradas de utilidad pública o fundaciones o asociaciones.

Es decir, de partida y con carácter general toda entidad que realice una actividad económica tiene que presentar su Declaración de IVA.

La Declaración de IVA tan sólo es la diferencia del IVA repercutido de las ventas y el IVA soportado de las compras. Si la diferencia es positiva se ingresará en Hacienda Foral esta diferencia.

Sin embargo, existen OPERACIONES EXENTAS DE IVA. Entonces ¿Qué actividades se facturan SIN IVA?

El artículo 20.1 Norma Foral 7/1994, de 9 de noviembre, del Impuesto sobre el Valor Añadidodetalla todas las operaciones que “no llevan” IVA.

En el caso las asociaciones, asociaciones de Utilidad Pública, fundaciones, etc., básicamente todas sus actividades están exentas de IVA.

Concretamente la NF dice que: los servicios de asistencia social prestados por entidades privadas de carácter social están exentas de IVA.

¿Cuáles son los servicios denominados de asistencia social?

Según la NF 7/1994 son servicios de asistencia social:

  1. Protección de la infancia y de la juventud. Se considerarán actividades de protección de la infancia y de la juventud las de rehabilitación y formación de niños y jóvenes, la de asistencia a lactantes, la custodia y atención a niños menores de seis años de edad, la realización de cursos, excursiones, campamentos o viajes infantiles y juveniles y otras análogas prestadas en favor de personas menores de veinticinco años de edad.
  2. Asistencia a la tercera edad.
  3. Educación especial y asistencia a personas con minusvalía.
  4. Asistencia a minorías étnicas.
  5. Asistencia a refugiados y asilados.
  6. Asistencia a transeúntes.
  7. Asistencia a personas con cargas familiares no compartidas.
  8. Acción social comunitaria y familiar.
  9. Asistencia a ex-reclusos.
  10. Reinserción social y prevención de la delincuencia.
  11. Asistencia a alcohólicos y toxicómanos.
  12. Cooperación para el desarrollo. A estos efectos se asimilarán a servicios de asistencia social las actividades de cooperación para el desarrollo enumeradas en el artículo 9 de la Ley 23/1998, de 7 de julio, de Cooperación Internacional para el Desarrollo, realizadas por las organizaciones no gubernamentales a que se refiere la mencionada Ley.
    La exención comprende la prestación de los servicios de alimentación, alojamiento o transporte accesorios de los anteriores prestados por dichos establecimientos o entidades con medios propios o ajenos.

¿Qué son entidades privadas de CARÁCTER SOCIAL? ¿Qué requisitos deben de cumplir?

Serán considerados establecimientos de carácter social las entidades en las que concurran los siguientes requisitos (art. 20.tres de la NF del IVA)

  1. Carecer de finalidad lucrativa y dedicar, en su caso, los beneficios eventualmente obtenidos al desarrollo de actividades exentas de idéntica naturaleza.
  2. Los cargos de presidente/a, patrono o representante legal deberán ser gratuitos y carecer de interés en los resultados económicos de la explotación por sí mismos o a través de persona interpuesta.

Si mi asociacion cumple estos dos requisitos, ¿Cómo solicito la exención de IVA?

Mediante la presentación de un escrito dirigido al Jefe de la Sección de IVA indicando que se cumplen los requisitos de art. 20.tres de la NF de IVA para aplicar las exenciones.

Las exenciones correspondientes a los servicios prestados por entidades o establecimientos de carácter social que reúnan los requisitos anteriores se aplicarán con independencia de la obtención de la calificación

Por lo tanto, para presentar la solicitud de exención de IVA con un escrito formal es suficiente, ya que no existe un modelo ad hoc.
Lo más relevante es que los servicios están exentos, aunque no se haya hecho ningún trámite previo, y que por lo tanto las operaciones realizadas por la asociación no repercutiremos IVA ni haremos Declaración de IVA.

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Retenciones sobre el impuesto de la renta de las personas físicas (IRPF)

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es un tributo de carácter directo y naturaleza personal y subjetiva que grava la renta de las personas físicas en los términos previstos en la Norma Foral 13/2013, de 5 de diciembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Tratándose de un impuesto que grava la renta de las personas físicas, las asociaciones no son sujetos pasivos de este impuesto, pero pueden estar obligadas a practicar retencionespor este concepto.

Este impuesto por tanto afectará a la asociación en la medida en que se cuente con personal laboral contratado o en el caso que se den prestaciones de servicios por profesionales y/o empresario/as independientes, o que se alquile un inmueble urbano, casos en los que tendrá que ejercer una retención.

¿Qué son las retenciones del IRPF?

Las retenciones del IRPF son anticipos a Hacienda Foral, es decir cantidades de dinero adelantadas a cuenta a Hacienda en previsión del resultado esperado en la Declaración de la renta (IRPF).

Las retenciones son obligatorias y afectan a numerosos tipos de rentas, destacando las de las personas trabajadoras hipervínculo y la de los y las profesionales independientes o autónomos/as hipervínculo.

Si las retenciones efectuadas a lo largo del año han sido demasiado altas, cuando llegue el momento de presentar la declaración anual de la renta, ésta saldrá a devolver, mientras que si han sido bajas saldrá a pagar.

¿Qué porcentaje de retención debe de aplicar la asociación a sus personas contratadas hipervínculo?

La asociación tiene la obligación de practicar una retención mensual a sus personas trabajadoras, con arreglo a unas tablas de retenciones 2015 que publica la Hacienda Foral.

Al final de año habrá que mandar al personal laboral un certificado de los ingresos y retenciones practicadas: Modelo 10T Certificado de los rendimientos del trabajo personal, de actividades económicas y premios.

¿Qué porcentaje de retención debe de aplicar la asociación tras el servicio recibido por un o una  profesional independiente o autónoma hipervínculo?

En la actualidad, el tipo de retención que se aplica a los profesionales en el IRPF es, con carácter general, el 19% sobre los ingresos íntegros satisfechos.

Anualmente también se tiene que mandar a dichos profesionales un certificado con los ingresos y retenciones practicadas: Modelo 10T Certificado de los rendimientos del trabajo personal, de actividades económicas y premios.

¿Qué porcentaje de retención debe de aplica la asociación en el caso de que se alquile un inmueble urbano?

El arrendatario  del inmueble (quien lo alquila), en nuestro caso la asociación, deberá practicar una retención del 19% sobre la renta que satisfaga por el alquiler del inmueble (siempre y cuando y con carácter general el importe anual pagado sea superior a 900 €).

Al final de año habrá que mandar el Modelo 10-I Certificado de Retenciones e Ingresos a cuenta del IRPF (rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos).

¿Qué modelos tengo que presentar en Hacienda?

La asociación tendrá que ingresar con carácter trimestral las diferentes retenciones realizadas y deberás presentar los Modelos 110/111 (para grandes empresas) y/o 115.

El Modelo 110

El modelo 110 se presenta trimestralmente. El primer trimestre antes del 20 de abril, el segundo antes del 20 de julio, el tercero antes del 20 de octubre y el último antes del 20 de enero del año siguiente.
El resumen anual es el modelo 190 y habrá que presentarlo antes del 20 de enero.

En el modelo hay que incluir todas las retenciones practicadas a excepción de los arrendamientos.

El Modelo 115

En el modelo 115 los plazos y la forma de presentación son los mismos que para el 110. Su resumen anual es el Modelo 180. En este modelo se declaran las retenciones correspondientes a los alquileres o arrendamientos.

La presentación de las retenciones practicadas puede efectuarse a través de BIZKAIBAI, Oficina virtual de Hacienda Foral de Bizkaia

 

Gestión de personas

Introducción

En el presente apartado se abordan las obligaciones, derechos y compromisos que asume la asociación al establecer relaciones, más o menos formales, y más o menos estables o esporádicas, con sus personas socias, personas voluntarias, personas colaboradoras y/o profesionales independientes.

Objetivos del apartado

  • Identificar las características básicas de nuestras personas socias, asi como aspectos claves relativos a su captación, acogida y fidelización.
  • Identificar las caracterÍsticas básicas del voluntariado, así como sus derechos y obligaciones en su relación con la asociación.
  • Diferenciar entre un contrato laboral (y sus modalidades) y un contrato mercantil; así como diferenciar una persona trabajadora de un o una profesional independiente.
  • Diferenciar entre un o una profesional independiente y una persona colaboradora,y las implicaciones de la relación contractual con cada una de estas.
  • Identificar cómo nos afecta en el ámbito fiscal, laboral y Seguridad Social las relaciones generadas con personas contratadas, profesionales independientes y colaboradoras.

Socios y socias

Introducción

Son todas aquellas personas que forman parte de la asociación, y que están registradas como integrantes de la misma. Como socios y socias tienen el derecho a participar con voz y voto en la asamblea general que es donde se deciden y votan todas las cuestiones relacionadas con el gobierno de la asociación. La Asamblea General es el máximo órgano decisorio de toda asociación, y en la misma participan todas las personas asociadas de pleno derecho

Pueden tener una serie de obligaciones: pagar una cuota, participar en determinadas actos, etc., según quede estipulado en las normas internas de cada entidad.

Hay socios y socias que se limitan a pagar su correspondiente cuota. Cuota de personas socias y afiliadas., a recibir servicios de la propia asociación (personas usuarias o afectadas) o a participar puntualmente en alguna actividad concreta. Pero a su vez puede haber otras personas asociadas que deciden colaborar activamente en el funcionamiento de la misma, a través de su participación en la junta directiva, en la dinamización de la asociación, o bien en la ejecución de alguno de sus programas o actividades. Cada uno de estos tipos de socios o socias merecerá una atención diferente dependiendo de su diferente situación.

Tipos de personas socias

  1. Socios ordinarios o socias ordinarias: son los llamados socios y socias de pleno derecho, es decir los que les corresponden los derechos y deberes que aparecen en los estatutos.
  2. Socios fundadores y socias fundadoras: son similares a los y las anteriores en derechos y obligaciones, la única diferencia es que fueron quienes participaron en el acto de constitución de la asociación.
  3. Socios honorarios, socias honorarias: son personas reconocidas o de prestigio (del mundo de la cultura, la ciencia, etc.) que apoyan la labor de la asociación. Normalmente se les invita a actos destacados de la asociación con presencia de medios de comunicación. No gozan de los derechos y deberes de los socios ordinarios o socias ordinarias.
  4. Socios protectores, socias protectoras: son aquellos y aquellas que su aportación a la asociación es exclusivamente económica, por ejemplo aportando una cantidad al mes, al año. No tienen los mismos derechos y obligaciones que los ordinarios u ordinarias.
  5. Socios colaboradores, socias colaboradoras: son aquellas personas que desarrollan una colaboración activa con la actividad de la asociación , pudiendo no tener los mismos derechos y deberes que las socias ordinarias. En función de la constancia (ocasional, permanente, etc.), naturaleza y tipo de esa colaboración  podemos hablar de personas colaboradoras, voluntarias.
  6. Socios usuarios, socias usuarias: son los destinatarios y destinatarias de la asociación (niños, niñas, jóvenes, mujeres, hombres, personas mayores….) Estos socios o socias son quienes reciben o participan de la acción de la asociación. A veces no necesitan ser personas socias ordinarias para poder recibir esos beneficios y pueden tener que pagar por la actividad en la que  participan. Otras veces es condición para poder participar en las actividades el ser socio ordinario o socia ordinaria, por lo que tendrán, en ese caso, los mismos derechos y obligaciones que aquéllos y aquéllas.

En una asociación pueden combinarse varias de estas categorías a la vez: persona socia ordinaria y fundadora, socia ordinaria y usuaria, socia ordinaria y voluntaria, etc. Además, la condición de persona socia es compatible con la condición de persona remunerada (contratada profesionalmente) en esa misma entidad.

 

Acogida y atención a personas socias

La esencia de la vida asociativa radica en la participación de varias personas en torno a un proyecto común, y su carácter abierto para incorporar a nuevas personas interesadas en contribuir a dicho fin.

Por ello es clave garantizar una buena acogida de las personas que se incorporen a nuestra asociación, situándoles debidamente en la entidad, presentándoles al resto de miembros, los locales, y dándoles una pequeña explicación sobre el funcionamiento habitual de la entidad y las diferentes canales y posibilidades de participación. Es recomendable, además, facilitarles un documento de presentación de la entidad, una copia de los estatutos y de aquellos otros documentos que consideremos oportuno (reglamento interno, estatuto interno del voluntariado, etc.).

Una vez que la nueva persona se incorpora a la actividad de la asociación es importante identificarle las posibles persona(s) de referencia para que pueda resolver sus dudas y canalizar sus inquietudes, propuestas, etc. Este acompañamiento a las personas nos garantizará una relación más cercana, un mejor seguimiento de su participación en la asociación, nos ayudará a detectar posibles dificultades y facilitará el solucionarlas, reforzará la motivación y eficacia de las tareas que esas personas realicen y, por todo ello, beneficiará globalmente a los objetivos de la asociación.

Para aquellos socios o socias que no tienen un contacto directo y permanente con la asociación es importante garantizar sistemas de información periódica a través de cartas, listas de distribución, boletines internos, encuentros informativos extraordinarios, etc.

Por último, es importante realizar anualmente reuniones de evaluación personalizadas con los socios y socias con más implicación en la gestión de la asociación para valorar sus opiniones: También es conveniente, al menos, enviar un pequeño cuestionario de satisfacción al conjunto de personas asociadas, independientemente de su implicación, sobre las acciones desarrolladas durante ese año por vuestra entidad, sobre el funcionamiento y sobre otras cuestiones sobre las que os parezca importante conocer su opinión.

Captación de personas socias

Las asociaciones nacen de la necesidad de dar respuesta a intereses que bien puede ser particulares o de carácter más general. Así, uno de los factores motivadores de acercamiento de nuevas personas va a ser su propia causa, su razón de ser, así como nuestra capacidad de generar confianza y sentido de pertenencia.

Entonces, ¿cómo captamos nuevas personas?

Sin duda la captación de nuevas personas socias pasa por nuestra capacidad de generar y transmitir confianza, lo cual no se puede conseguir si no tenemos una misión clara, que sea fácilmente comprensible y bien comunicada, sino contamos con una gestión basada en la transparencia rendición de cuentas, y si no trasmitimos que somos una asociación seria y bien organizada.

Por lo tanto, antes de iniciar cualquier acción de captación debemos de ver y valorar si “tenemos la casa en orden”, revisando nuestros puntos débiles y fuertes de cara a poder ofrecer credibilidad, seriedad y transparencia.

La asociación debe de tener preparada y bien organizada toda la documentación necesaria que acredite «su buen hacer»: Estatutos, memorias, planes, cuentas y balances, redes, relaciones, otras colaboraciones, etc., es decir demostrar que la entidad «funciona», tiene los papeles y las cuentas al día y cuenta con los recursos adecuados.

El siguiente paso es darse a conocer a través de la definición de una estrategia de comunicación concreta en función del colectivo de personas a las que nos dirijamos.

El conocimiento de la asociación puede verse significativamente reforzado por las oportunidades que ofrecen las tecnologías de la información y de la comunicación. Así:

  • los espacios web facilitan que nuestras personas socias o cualquier persona interesada conozca de primera mano nuestros equipos, a nuestras personas beneficiarias, etc.
  • La incorporación de entrevistas, vídeos, reportajes, fotos, etc., realizados por la propia asociación o por medios de comunicación implicados con nuestra causa, o la narración de historias (storytelling) de nuestro voluntariado y/o de empresas colaboradoras, permiten que diferentes voces hablen sobre la organización y transmitan sus experiencias.
  • Facebook, Twitter, los blogs, permiten mantener una comunicación bidireccional y permanente, realizar acciones de respuesta rápida en cualquier momento, permite que la voz de la asociación se expanda de forma rápida y posibilitando mantener informadas a todas las personas colaboradoras casi a tiempo real.

Fidelización de las personas socias

El siguiente paso tras la captación de nuevas personas socias es conseguir que se impliquen con nosotras y que su presencia y participación en la asociación se mantengan en el tiempo.

Así, la fidelización requiere de un enfoque tanto estratégico, es decir ha de formar parte de la propia cultura interna de la asociación, siendo el equipo directivo o Junta Directiva la pieza clave para trasmitir este rasgo cultural, como operativo, es decir, han de generarse espacios específicos de participación y dotar a la asociación de las herramientas necesarias para lograr dinámicas positivas, que generen poco a poco una mayor implicación y sentido de pertenencia de sus personas socias.

Entonces ¿cómo fidelizamos a nuestras personas socias?
Dos cuestiones son clave de cara a mejorar la fidelización de nuestras personas socias:

El conocimiento de nuestra base social, de sus necesidades y expectativas.
La comunicación, los mensajes y los canales disponibles para construir una relación eficaz, bidireccional y que consiga despertar su interés por implicarse.
El conocimiento de nuestra base social, de sus necesidades y expectativas.
Una herramienta útil para tener un mayor conocimiento sobre nuestras personas socias son las base de datos. En demasiadas ocasiones encontramos bases de datos cuya función principal es la administración y la gestión de cobros, pero en éstas además podemos recoger información relevante sobre nuestras personas socias.

Son muchas las oportunidades para recoger información de interés más allá del formulario inicial de alta. Así, es interesante tener preestablecidos formularios para ser completados en reuniones, stands, eventos formativos, así como desarrollar de forma periódica cuestionarios telefónicos para preguntar por el nivel de interés en distintas opciones de participación, etc.

La comunicación, los mensajes y los canales disponibles para construir una relación eficaz, bidireccional y que consiga despertar su interés por implicarse.
La comunicación ha de ser rápida, personal y significativa, es decir la comunicación con nuestras personas socias ha de ser fluída con mensajes cálidos, inspiradores y personalizados para poder generar en ellas sentimiento de pertenencia.

 

Contratación de personas socias

¿Pueden las personas socias ser contratadas por la asociación? Y ¿las personas que ostentan cargos de representación (presidencia, secretaría, tesorería,…)?
En ambos casos la respuesta es SI. En el caso de los miembros de la Junta Directiva, nunca para el desempeño de las funciones propias de sus cargos de presidencia, secretaría, etc. Otra cosa es que no esté bien visto que las personas que conforman el órgano de gobierno sean las mismas que las personas contratadas, atendiendo al principio del carácter no lucrativo de la entidad.

Por otro lado, los miembros de los órganos de representación de una asociación sí podrán recibir retribuciones puntuales en función de su cargo, y será la Asamblea General quien podrá establecer el abono de dietas y gastos de estas personas.

Ahora bien, en el caso de asociaciones que sean declaradas de Utilidad Pública, los miembros de la Junta Directiva no podrán recibir retribuciones puntuales en función de su cargo, únicamente podrán ser retribuidos por la realización de servicios diferentes a las funciones que les corresponden como miembros del órgano de representación.

Voluntariado

Definición y características

Introducción

Desde comienzos de la época moderna han existido movimientos ciudadanos que han intentado dar respuesta a necesidades propias o ajenas, y que se han caracterizado por la vida asociativa y por su sensibilidad hacia los derechos humanos. Estos movimientos sociales han ido derivando en la constitución de grupos organizados de ciudadanos y ciudadanas, concienciadas y comprometidas en una serie de cuestiones que afectan a su vida cotidiana o a problemas básicos de la sociedad. Este amplio movimiento ciudadano ha experimentando en los últimos años un crecimiento notable y constante a lo largo del último cuarto del siglo XX.

El mundo asociativo existe porque hay personas que han decidido juntarse y sacar adelante un proyecto común, ya sea para satisfacer determinado tipo de intereses particulares, ya sea para dar respuesta a necesidades descubiertas de interés general.

Como resultado, existen en nuestro entorno una amplia y diversa serie de asociaciones y colectivos de todo tipo, que dinamizan la participación de las personas en su entorno próximo, facilitan canales de integración en la vida social y colaboran, además, en la resolución de necesidades concretas desde programas y estrategias diferenciadas. Este espacio social nace de la iniciativa de los propios ciudadanos y ciudadanas, que deciden implicarse activamente en la mejora de la calidad de vida y el desarrollo de la Comunidad, de una forma organizada y desinteresada. El voluntariado forma parte de dicho espacio, y se da cuando además de todo lo anterior existen unos planteamientos solidarios.

Todas estas entidades contribuyen a mejorar la calidad de vida de la sociedad y se caracterizan por ser entidades abiertas, dispuestas a acoger a cualquier persona interesada en los fines de dicho proyecto asociativo. En este sentido, los movimientos asociativos son una escuela de participación, de trabajo en equipo, de aprendizaje continuo y de contribución a la mejora social.

Estas organizaciones son vitales para el desarrollo social, no sólo por los problemas a los que dan respuesta, sino sobre todo por la madurez democrática que comportan, por hacer efectivo el derecho de los ciudadanos y ciudadanas a participar.

Las personas voluntarias

Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de organizarse y contribuir, en función de sus intereses, capacidades y posibilidades, en las diferentes acciones que desarrolla el movimiento voluntario.

Son voluntarias aquellas personas que se comprometen a colaborar voluntaria y libremente con una determinada entidad, de forma estable, solidaria y desinteresada en actividades de interés social, a través de su participación en diferentes programas desarrollados de forma organizada.

Ser voluntario, no implica forzosamente tener la condición de socio en dicha asociación. Estas personas voluntarias, si quieren, pueden a su vez ser socios o no de la asociación en función de su propia voluntad y de los posibles requisitos existentes en cada entidad.

Qué es el voluntariado

Se entiende por voluntariado el conjunto de actividades de interés general desarrolladas por personas físicas, siempre que se realicen en las siguientes condiciones:

  • De manera desinteresada y con carácter solidario.
  • Voluntaria y libremente, sin traer causa de una relación laboral, funcionarial o mercantil, o de una obligación personal o deber jurídico.
  • A través de organizaciones sin ánimo de lucro, y con arreglo a programas o proyectos concretos.
  • Con carácter estable.
  • Sin retribución económica.
  • Sin sustituir, en ningún caso, servicios profesionales remunerados.

Todo esto quiere decir que cuando hablamos de trabajo voluntario:

  • Se realiza un trabajo, una labor social; no se trata de hacer algo, pasar el tiempo, conocer gente, mejorar el currículum académico … Se trabaja con y para otras personas, se presta un servicio que debe hacerse con seriedad, con eficacia, con responsabilidad, respetando a las personas con y para las que trabajamos…
  • No percibimos a cambio de ese trabajo ninguna contraprestación de tipo económico, salvo el posible reembolso de los gastos que implique el desarrollo de nuestra actividad como personas voluntarias.
  • No es un trabajo que realicemos para nuestro propio beneficio, sino en beneficio de otras personas o de la sociedad en su conjunto.
  • No es una persona voluntaria aquella que se vea forzada o obligada a realizar determinado tipo de tarea. Lo será el día que realice esa tarea libremente, por propia iniciativa.
  • Se trata de una aventura colectiva, que se realiza en grupo y desde el trabajo en equipo.
  • No es una forma de realizar unas prácticas profesionales. A las mismas se debe llegar por cauces normales (escuelas, colegios, facultades, etc.). De lo contrario, aunque sea un modo de aprendizaje, se entra en el terreno de los profesional y de los intereses.

Tipos de tareas

Ser persona voluntaria no es realizar una tarea concreta dentro de una asociación…. es mucho más. Es sumarse a un proyecto global que nos interesa y colaborar en a medida de nuestras posibilidades, intereses y capacidades… y en función de las necesidades de la asociación que nos acoge.

Ser una persona voluntaria es poner un poco (o mucho) de lo que somos, sabemos y tenemos al servicio de la organización concreta con la que trabajamos. Dicho esto, todos podemos colaborar con las organizaciones de muchas formas, y siempre de mutuo acuerdo con la organización que nos acoge.

Aquí destacamos algunas de las principales tareas:

  • Atención de necesidades básicas de otras personas.
  • Tareas de proximidad, acompañamiento…
  • Tareas de acogida, información y asesoramiento a colectivos concretos.
  • Realización de actividades de tipo educativo: apoyo escolar, formativo, ocupacional, habilidades sociales…
  • Realización de acciones de sensibilización y denuncia social.
  • Labores de tipo administrativo, organizativo, mantenimiento, etc.
  • Todo aquello que se nos ocurra en función de las habilidades propias de cada persona…

Principios de actuación

Solidaridad

“Las acciones de voluntariado en sus distintos ámbitos se regirán por los principios de solidaridad, participación, gratuidad, autonomía frente a los poderes públicos, no-discriminación, pluralismo, integración, prevención y sensibilización social, y en general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrática, moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad Autónoma Vasca, 1998).”

La solidaridad supone salir de nosotros mismos o nosotras mismas y ser sensible a la realidad que nos rodea, especialmente a las necesidades de las personas que conviven a nuestro alrededor, a las problemáticas e injusticias que se dan en el entorno, actuando en consecuencia para paliar las mismas.

La solidaridad no se vive ni se pone en práctica sólo cuando participamos en acciones u organizaciones que trabajan desde ella; la solidaridad empieza en uno mismo. Ser voluntario no es sinónimo de ser solidario. El voluntariado es un medio más para ejercer la solidaridad, pero no el único, ni mucho menos.

Es decir, existe una solidaridad primaria, que llega habitualmente a los más cercanos: la familia, las amistades, los vecinos y vecinas, etc.. y que suele ejercerse individualmente. Este nivel se está perdiendo y es muy importante que lo recuperemos y lo potenciemos.

Pero además existe una solidaridad organizada; el voluntariado es una forma más de canalizar la solidaridad con la característica de que es una solidaridad organizada. Y es que el grupo y la organización nos van a permitir ser realmente transformadores, nos van a permitir contrastar, dar continuidad y estabilidad, trabajar con garantías, dar servicios de calidad, reflexionar continuamente, actuar de interlocutores y, además, nos va a posibilitar ser capaces de informar, concienciar e implicar al resto de la sociedad.

Participación

“Las acciones de voluntariado en sus distintos ámbitos se regirán por los principios de solidaridad, participación, gratuidad, autonomía frente a los poderes públicos, no-discriminación, pluralismo, integración, prevención y sensibilización social, y en general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrática, moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad Autónoma Vasca, 1998).”

Todos los ciudadanos y ciudadanas tenemos derecho a participar de la vida de nuestra sociedad tanto en la toma de decisiones como en la búsqueda y puesta en práctica de soluciones. De forma especial, a través de la acción voluntaria se hace posible la participación, que es la base de nuestra sociedad democrática y se hacen realidad los valores y las actitudes de disponibilidad, entrega y solidaridad con el otro y, sobre todo, con aquellos ciudadanos y ciudadanas más necesitados.

Por eso hay que reconocer el fundamental papel que desarrollan las organizaciones de voluntariado ya que además de garantizar la prestación de determinados servicios básicos e imprescindibles son capaces de movilizar a los ciudadanos y ciudadanas implicándoles en la práctica de la ciudadanía y la solidaridad.

La base de la participación es la convicción de que el progreso social de todas las personas, depende de la aportación de cada persona.

Gratuidad

“Las acciones de voluntariado en sus distintos ámbitos se regirán por los principios de solidaridad, participación, gratuidad, autonomía frente a los poderes públicos, no-discriminación, pluralismo, integración, prevención y sensibilización social, y en general, por todos aquellos que inspiran la convivencia en una sociedad democrática, moderna, participativa, justa e igualitaria (Ley del Voluntariado de la Comunidad Autónoma Vasca, 1998).”

El voluntariado se mueve de una forma desinteresada. No espera ningún beneficio económico ni material, sino que sólo pretende contribuir a la consecución de un beneficio social, de unos fines y objetivos centrados en el bien común: igualdad de oportunidades, reparto equitativo de la riqueza, acceso a las necesidades básicas de las personas, respeto de los derechos humanos…

Legislación sobre voluntariado

El objetivo de las leyes del voluntariado es triple; por un lado reivindicar y defender la acción social voluntaria como un importante medio de compromiso y participación ciudadana; por otro lado, garantizar unos criterios mínimos que rijan la relación existente entre los voluntarios y voluntarias y sus respectivas organizaciones y, finalmente, asumir la obligación de los poderes institucionales de reconocer, promover e impulsar la acción voluntaria en todos sus niveles.

Existe legislación a nivel internacional, europeo, estatal y autonómico. La Ley Estatal del Voluntariado Ley 45/2015 limita su ámbito de aplicación a las personas voluntarias y organizaciones que participen o desarrollen programas de ámbito estatal o supraautonómico, así como a las que participen de determinadas actividades de competencia exclusiva estatal. Las diferentes comunidades autónomas han ido aprobando a lo largo de estos tres últimos años sus propias leyes, que en gran parte son una réplica de la estatal, a excepción de varios cambios que la complementan, mejoran o incluso limitan. En nuestra comunidad autónoma, hablamos de la Ley 17/1998 de 25 de Junio de 1998, del Voluntariado (pdf).

Estas leyes afectan a todas las organizaciones sin ánimo de lucro, que cuentan con personal voluntario y que desarrollan actividades de interés general, esto es, a favor de la sociedad o de la persona. Según la ley se entiende por actividades de interés general “las asistenciales, de servicios sociales, cívicas, educativas, culturales, científicas, deportivas, sanitarias, de cooperación al desarrollo, de defensa del medio ambiente, de defensa de la economía o de la investigación, de desarrollo de la vida asociativa, de promoción del voluntariado, o cualquiera otra de naturaleza análoga”.

La Ley Vasca (17/1998) precisa que se denominarán organizaciones de voluntariado las que además de realizar actividades de interés general y de estar legalmente constituidas y registradas, estén integradas mayoritariamente por voluntarios y voluntarias desarrollando éstos la mayor parte de los programas de acción.

La ley vasca proponía la creación del Consejo Vasco de Voluntariado. Este Consejo se creó en el año 2002 y está formado por diversas instituciones -Gobierno Vasco, diputaciones, ayuntamientos…- así como por diferentes entidades de voluntariado de nuestra Comunidad Autónoma.

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Las organizaciones de voluntariado

Características

Las entidades sociales (asociaciones, fundaciones, colectivos, plataformas…) nacen de la voluntad de un grupo de ciudadanos y ciudadanas que se unen para la consecución de un fin común, con voluntad de permanencia y “sin ánimo de lucro”.

Son, por lo tanto, entidades de carácter privado no dependientes en ningún grado de la Administración Pública y por eso se llaman también ONG –organizaciones no gubernamentales-). Además su razón de ser no estriba en razones de tipo económico ni en la generación de beneficios (a diferencia de cualquier proyecto empresarial) y por eso se conocen también con el nombre de ESAL (Entidades sin ánimo de lucro) u ONL (organización no lucrativa).
Las asociaciones y fundaciones son las dos únicas formas jurídicas legalmente reconocidas de entidades sin ánimo de lucro. Ello implica que están reguladas por ley, que deben estar inscritas en los respectivos registros de asociaciones y fundaciones, que debe contar con unos estatutos y un régimen de funcionamiento interno, que deben existir unos responsables de la entidad, etc.

No toda forma de asociacionismo se corresponde con una organización de voluntariado. A veces muchas asociaciones responden exclusivamente a intereses particulares, y entonces no existe esa finalidad a favor de los demás o de intereses sociales colectivos que definen la acción voluntaria.

Aparte de estas figuras jurídicas, dentro de lo que conocemos como “tercer sector”, existen un montón de denominaciones para identificar a los diferentes movimientos y entidades sociales. Por ello cuando hablamos de ONG, ONGD, movimientos sociales, plataformas, grupos, colectivos, redes… estamos hablando de lo mismo. De agrupaciones más o menos organizadas, más o menos estables de personas que luchan por fines comunes.

Los movimientos sociales y las plataformas se caracterizan por el trabajo en red, agrupando a personas individuales, asociaciones y organizaciones con intereses comunes. Ejemplos todo esto son, entre otros: plataforma 0´7%, movimiento ecologista, movimiento feminista, movimiento antiglobalización, promoción del euskera, antimilitarismo, Red ciudadana para la condonación de la Deuda Externa, Red de lucha contra la pobreza, movimiento gay…

Ámbitos de actuación

El Voluntariado es una expresión de la solidaridad organizada que implica compromiso con las necesidades existentes y los objetivos colectivos. Allá donde existan estas necesidades podrán existir organizaciones de voluntariado que precisen de la participación activa, voluntaria y solidaria de todas las personas. Los ámbitos, por tanto, son diversos pero aquí os presentamos una posible propuesta de agrupación:

  • Voluntariado Comunitario
    Promoción y participación en movimientos cívicos y colectivos con diferentes fines: el ocio como elemento de crecimiento personal y colectivo, con la ocupación creativa del tiempo libre, participación ciudadana en el ámbito de la educación, difusión, recuperación y conservación de las identidades culturales, movimientos vecinales, voluntariado cívico, consumo responsable.
  • Voluntariado en exclusión social
    Promoción y defensa de derechos de colectivos en situación o riesgo de exclusión (infancia, inmigrantes, personas mayores, jóvenes, mujeres, reclusos/as, minorías étnicas, etc.), colaborando en los servicios básicos y promoviendo la reinserción.
  • Voluntariado en cooperación al desarrollo
    Fomento y promoción de programas de educación, medio ambiente, lucha contra la pobreza, derechos humanos y sanitarios, contribuyendo a la corresponsabilidad de un único mundo.
  • Voluntariado y discapacidad
    Prevención, tratamiento y rehabilitación, colaborando en la erradicación de discriminaciones y favoreciendo la inclusión en la sociedad.
  • Voluntariado medioambiental
    Campañas de sensibilización, protección, denuncia contra actuaciones que dañan el medio ambiente: Elaboración de alternativas concretas y viables.
  • Voluntariado en protección civil
    Respuesta a situaciones de emergencia, apoyando y realizando labores de ayuda inmediata.
  • Enfermedades y apoyo socio-sanitario
    Voluntariado en entidades de personas afectadas por enfermedades, personas enfermas crónicas, sida, VIH…, donación y trasplantes de órganos, asistencia domiciliaria, hospitalaria, promoción de la salud, etc. Adiciones, Dependencias: tabaquismo, drogadicción, alcoholismo, ludopatías.
  • Voluntariado en salud
    Promoción de la salud, desarrollo de hábitos de vida saludables y respuesta a situaciones de necesidad sanitaria.
  • Voluntariado en derechos humanos
    Apoyo y promoción de campañas y actividades en defensa de los derechos de las personas.
  • Voluntariado en adicciones y dependencias
    Participación en programas de asistencia y apoyo a familias, en programas de reinserción y en campañas de información y sensibilización.

Dentro de las organizaciones las aportaciones del voluntariado tanto desde el punto de vista ideológico como desde el desempeño de tareas concretas enriquecen a la organización. Son muchas también las posibilidades de participación. El apoyo a tareas concretas de gestión, el desarrollo de proyectos y programas, la participación en campañas, la atención a personas usuarias, la generación de nuevas ideas, la denuncia… son algunos ejemplos de las posibilidades de intervención de las personas voluntarias.

Obligaciones

Las principales obligaciones por parte de las organizaciones de voluntariado se pueden resumir en los siguientes puntos:

Censo de organizaciones de voluntariado CAV

 

El decreto 169/2000 de 1 de septiembre del 2000 (pdf 137kb), recoge el reglamento de funcionamiento del Censo General de Organizaciones del Voluntariado de la Comunidad Autónoma vasca, el documento y procedimiento de inscripción de las organizaciones y la creación de un modelo normalizado de compromiso escrito entre la Organización y la persona voluntaria.

Según este decreto, cualquier entidad que cuente con personal voluntario para la realización de todos o algunos de sus fines sociales, de acuerdo a lo manifestado en sus Estatutos, está en el derecho de inscribirse en el Censo General de organizaciones de voluntariado. A partir de ahí tendría el derecho de estar representada, e incluso formar parte del Consejo Vasco del Voluntariado.

Este Censo General de Organizaciones del Voluntariado, tiene como fin conocer el número y la composición de las organizaciones de voluntariado de nuestra comunidad. En el Censo General de Organizaciones de Voluntariado se inscribirán, además de las denominadas organizaciones de voluntariado, es decir, aquellas que según el art. 8.2 de la Ley 17/1998 están integradas mayoritariamente por voluntarios y desarrollen la mayoría de sus programas o proyectos de acción fundamentalmente a través de tales voluntarios y voluntarias, las organizaciones que sin tener tal consideración, cuenten entre sus diferentes actividades con programas participados por voluntarios y voluntarias. Tales Organizaciones, estarán debidamente registradas en los correspondientes registros de asociaciones, fundaciones o asociaciones deportivas de competencia de la CAPV, o en su caso, por razón de su constitución y sede o domicilio social, figurarán inscritas en registros similares.

En todos los casos, independientemente de la forma jurídica de dichas organizaciones, deberán cumplir los siguientes requisitos:

  1. Estar legalmente constituidas.
  2. Estar dotadas de personalidad jurídica propia.
  3. Carecer de ánimo de lucro.
  4. Desarrollar programas o proyectos en el marco de las actividades de interés general definidas en el artículo 3 de la Ley 17/1998, de 25 de junio, del voluntariado.
  5. Estar debidamente registradas en los correspondientes registros de asociaciones, fundaciones o asociaciones deportivas de competencia de la CAPV, o en su caso, por razón de su constitución y sede o domicilio social, que figuren inscritas en registros similares, tanto de carácter estatal como autonómico.

La inscripción se realizará mediante la presentación en el Censo de Organizaciones de Voluntariado de la CAV:

  • Modelo normalizado de inscripción que se acompaña como Anexo I del Decreto 169/2000 de 1 de septiembre, debidamente cumplimentado.
  • Certificado expedido por el Registro que corresponda según la naturaleza jurídica de la entidad.
  • Copia del Estatuto Interno del Voluntario en la Organización.
  • Copia de la póliza de seguros suscrita y recibo original del abono de la prima del año en curso, y relación de asegurados a la misma.
  • Copia de los Estatutos constitutivos de la organización debidamente legalizados.

La inscripción que se realizará con carácter potestativo por parte de las Organizaciones del Voluntariado posibilitará a las mismas estar presentes en el Consejo Vasco del Voluntariado, y acceder a las medidas de fomento y programas subvencionables que realicen las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias.

La gestión y organización del Censo de Organizaciones de Voluntariado es competencia de Gobierno Vasco a través del Departamento de Empleo y Políticas Sociales, dependiente de la Dirección de Familia y Desarrollo Comunitario.

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Derechos y deberes de las personas voluntarias

El voluntariado lleva inherente la relación entre la persona voluntaria y la organización en la que presta sus servicios. Esta relación genera unos derechos y unas obligaciones mutuas…

A continuación señalamos los principales:

Derechos

  • Participar activamente en la organización en que se integre, recibiendo la debida información sobre la misma.
  • Derecho a opinar sobre aspectos de su labor voluntaria y colaborar en el diseño y evaluación de los diferentes programas en los que interviene.
  • Recibir el apoyo técnico, humano y formativo que requiera la tarea que desempeñe como voluntario o voluntaria.
  • Recibir la cobertura de un seguro por los daños y perjuicios que el desempeño de su actividad como voluntario pudiera causar a terceros.
  • Cobertura de gastos realizados en el desempeño de su actividad voluntaria, (cuando se así se haya establecido con la organización).
  • Recibir un trato no discriminatorio y justo, respetando su libertad, dignidad, intimidad y creencias.
  • Cesar libremente, previo aviso, en su condición de voluntario.

En definitiva el cada voluntario o voluntaria debe tener oportunidades para aprender y progresar, y para participar progresivamente en la estructura de la organización.

Obligaciones

  • Apoyar, en la medida de sus posibilidades y voluntad, activamente a la organización en la que se integra, participando y colaborando con la misma.
  • Cumplir los compromisos adquiridos con la organización, respetando los fines y la normativa por la que se rige.
  • Actuar diligentemente en la ejecución de las tareas que le sean encomendadas y seguir las instrucciones que se le impartan por los responsables de la organización.
  • Cuidar los recursos materiales que se pongan a su disposición.
  • Participar en las actividades formativas previstas por la organización y en las que sean necesarias para mantener la calidad de los servicios que se prestan.
  • Guardar la confidencialidad de la información recibida y conocida en el desarrollo de su actividad voluntaria.
  • Respetar los derechos de las personas o grupo de personas a quien dirige su actividad.

Personas trabajadoras

Introducción

Hay asociaciones y fundaciones que cuentan con el trabajo de figuras profesionales, que bien pueden ser personas contratadas que realizan un trabajo remunerado, profesionales independientes que trabajan por cuenta propia y/o personas colaboradoras, que no están contratadas por la asociación y tampoco son profesionales independientes por cuenta propia.

En muchas entidades estos y estas profesionales comparten además su labor con las propias personas voluntarias, pero estando claramente diferenciadas sus funciones, aunque se trabaje desde criterios de complementariedad.

Por supuesto, nunca una persona voluntaria debe realizar o sustituir servicios profesionales remunerados, porque se estaría produciendo un fraude a la sociedad y al derecho al trabajo, y así queda recogido en la Ley Vasca del Voluntariado.

A la hora de contratar laboralmente a una persona habrá que hacerlo de acuerdo a la legislación vigente, considerando de partida el Estatuto de los Trabajadores, así como el convenio colectivo aplicable, en función del sector que corresponda y por su ubicación geográfica.

En el caso de Bizkaia, contamos con el Convenio Colectivo de Intervención Social de Bizkaia, que regula condiciones laborales de los y las trabajadoras y de la propia actividad en el ámbito de la Intervención Social. Es decir, y según el convenio, todas aquellas actividades o acciones que responden a necesidades sociales y que su propósito puede ser tanto paliar o corregir procesos de exclusión social, así como promover procesos de inclusión y prevenir la exclusión. Igualmente las actividades de participación y fortalecimiento del tejido social mediante la educación no formal (ocio educativo) y la animación sociocultural. De igual modo, se verán afectados por este convenio los ámbitos de la acción social, así como el socio-laboral, el socio-sanitario, el socio-cultural (procesos de participación social desde un modelo de animación sociocultural) el socio-educativo (ocio educativo y educación no formal).

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Qué es un contrato laboral

Un contrato de trabajo existe cuando se dan los siguientes tres elementos:

  • La prestación personal del servicio: Esto significa que el trabajo debe ser realizado única y exclusivamente por el o la persona trabajadora contratada y no por otra persona.
  • Un salario o remuneración: Es la suma de dinero que recibe la persona trabajadora de parte de la persona empleadora, a cambio del trabajo que realiza.
  • Y una situación de subordinación: Es la situación en que se encuentra la persona trabajadora en relación con la persona empleadora (la asociación) que recibe los servicios y paga por ellos.

Un contrato de trabajo puede ser indefinido (fijo), o bien tener una duración determinada(temporal).
En principio los contratos de trabajo son a jornada completa, salvo que en el contrato de trabajo se establezca una jornada menor.
Su formalización puede ser verbal o escrita, excepto en aquellos casos que legalmente se exige que sea por escrito.
El contenido del contrato se debe de comunicar al Servicio Público de Empleo EstatalSEPE en el plazo de los 10 días siguientes a su concertación.

Modalidades de contratos

Las principales modalidades de contrato que encontramos en este momento de acuerdo a la legislación laboral vigente son:

Contrato indefinido

Se concierta sin establecer límites de tiempo en la prestación de los servicios, en cuanto a la duración del contrato y podrá celebrarse a jornada completaparcial o para la prestación de servicios fijos discontinuos.

El contrato de trabajo fijo-discontinúo supone la realización de trabajos fijos y periódicos de carácter discontinuo dentro del volumen de actividad normal de la entidad, esto es, trabajos cuya ejecución se realiza de forma intermitente o cíclica.

Los contratos indefinidos pueden en algunos casos ser beneficiarios de bonificaciones/reducciones a la contratación laboral, cuando se cumplan los requisitos que en cada caso se exijan por la normativa de aplicación, dependiendo de las características de la empresa, del trabajador o trabajadora y, en su caso, de la jornada.

Plantilla: Contrato de trabajo indefinido

Contrato de trabajo temporal

El contrato temporal establece una relación laboral entre la empresa (en nuestro caso la asociación) y la persona trabajadora por un tiempo determinado.

El contrato de trabajo temporal podrá ser a jornada completa o parcial.

Se pueden dar como situaciones de temporalidad:

  • la causada por el objeto de la contratación (situaciones de obra o servicio, eventual por circunstancias de la producción e interinidad),
  • por su finalidad de incentivación del empleo (temporal de fomento de empleo de personas con discapacidad, de trabajadores en situación de exclusión social, relevo, jubilación parcial, sustitución por anticipación de la edad de jubilación, trabajadores que tengan acreditada por la Administración competente la condición de víctima de violencia de género, doméstica o víctima de terrorismo, trabajadores mayores de cincuenta y dos años beneficiarios de los subsidios por desempleo y la situación de vinculación formativa)
  • o por su función específica, como sería el supuesto del impulso a la actividad investigadora (la realización de un proyecto específico de investigación científica)
  • o el de incentivo a la contratación temporal para trabajos subvencionados de interés social/Fomento de empleo agrario.
  • También hay situaciones de temporalidad en los supuestos de personas trabajadoras penadas en instituciones penitenciarias y en el caso de menores y jóvenes en centros de menores sometidos a medidas de internamiento.

Los contratos temporales o de duración determinada pueden, en algunos casos, ser beneficiarios de bonificaciones/reducciones a la contratación laboral, cuando cumplan los requisitos que en cada caso se exijan por la normativa de aplicación, dependiendo de las características de la situación temporal, de la entidad, de la persona trabajadora, de la jornada o de la duración.

El uso injustificado de la contratación temporal o el incumplimiento de obligaciones convierte la contratación temporal en indefinida.

Plantilla: Contrato de trabajo temporal

Contrato de interinidad

Tiene por objeto sustituir a trabajadores con derecho a reserva del puesto de trabajo, en virtud de norma, convenio colectivo o acuerdo individual, o para cubrir temporalmente un puesto de trabajo durante el proceso de selección o promoción para su cobertura definitiva.
La duración del contrato de interinidad será la del tiempo que dure la ausencia del trabajador sustituido con derecho a la reserva del puesto de trabajo.

El contrato deberá formalizarse siempre por escrito y deberá especificar con precisión y claridad el carácter de la contratación, identificar al trabajador sustituido y la causa de la sustitución y, en su caso, el puesto de trabajo cuya cobertura definitiva se producirá tras el proceso de selección externa o promoción interna, así como especificar suficientemente la circunstancia que determina su duración, la duración del contrato y el trabajo a desarrollar.

Contrato de inserción

Trabajadores desempleados o trabajando en otras empresas con un contrato a tiempo parcial, siempre que su jornada de trabajo sea inferior a un tercio de la jornada de trabajo de un trabajador a tiempo completo comparable, en situación de exclusión social.

La exclusión social será acreditada por los correspondientes servicios sociales competentes.

Contrato para la formación y el aprendizaje

Esta modalidad de contrato se configura para favorecer la inserción laboral y la formación de personas jóvenes a través de  un régimen de alternancia de actividad laboral retribuida y actividad formativa.

La actividad formativa inherente al contrato será la necesaria para la obtención de un título de formación profesional, certificado de profesionalidad, certificación académica, y debe estar relacionada con la actividad laboral desarrollada.

Las empresas (en nuestro caso, la asociación) podrán financiar el coste de la formación mediante bonificaciones en las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social.

Los contratos para la formación y el aprendizaje pueden ser beneficiarios de bonificaciones/reducciones a la contratación laboral cuando se cumplan los requisitos que se exijan por la normativa de aplicación, dependiendo del tamaño de la plantilla de la empresa.

Su formalización deberá constar por escrito.

Plantilla: Contrato para la formación y el aprendizaje

Contrato en prácticas

El contrato de trabajo en prácticas tiene por objeto la obtención por el o la trabajadora de la práctica profesional adecuada al nivel de estudios cursados. No se trata únicamente de adquirir experiencia en un trabajo determinado, sino también de que esa experiencia actúe sobre los estudios cursados.

Este contrato podrá concertarse con quienes estuvieren en posesión de título universitario o de formación profesional de grado medio o superior o títulos oficialmente reconocidos como equivalentes, de acuerdo con las leyes reguladoras del sistema educativo vigente.

Los contratos en prácticas pueden ser beneficiarios de bonificaciones/reducciones a la contratación laboral cuando se cumplan los requisitos que se exijan por la normativa de aplicación.

Su formalización deberá constar por escrito.

El contrato de personas con discapacidad

La Cuota de reserva: Las asociaciones, fundaciones, etc., que empleen un número de personas trabajadoras fijas que exceda de 50 estarán obligadas a emplear un número de personas trabajadoras con discapacidad no inferior al 2%, salvo convenio colectivo o voluntad del empleador y siempre que se apliquen medidas alternativas.
Los contratos de personas con discapacidad pueden ser beneficiarios de bonificaciones/reducciones a la contratación laboral cuando se cumplan los requisitos que se exijan por la normativa de aplicación.

Trámites necesarios para la contratación laboral

El inicio de la relación laboral, conlleva:

En relación al servicios de empleo público español (SEPE)

  1. Formalización de la relación laboral

Con la formalización verbal o escrita del contrato laboral, nace la relación laboral.

A continuación será necesario dar de alta al trabajador o trabajadora en la Seguridad Social, y a la asociación en el caso que aún no esté inscrita en la Seguridad Social.

En relación a la seguridad social

  1. Dar de ALTA a la ASOCIACIÓN en la Seguridad Social

Cuando una asociación contrata por primera vez a un trabajador o trabajadora debe solicitar su inscripción en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio (Tesorería Territorial de la Seguridad Social)
La inscripción asigna a la asociación un número para su identificación y control de sus obligaciones en el Sistema de la Seguridad Social, el Código de Cuenta de Cotización. 
La solicitud se realiza en el Modelo TA.6 – SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

  1. Solicitar el Número de la Seguridad Social de la persona a contratar (en el caso de no tenerlo tendrá que solicitarlo) y ALTA en el Régimen General de la Seguridad Social.

La asociacion debe de solicitar el Número de Seguridad Social de la persona que va a contratar si ésta no lo tuviese.

¿Qué trámites debe de realizar la asociación?

Obligaciones contractuales para la asociación

A) Al inicio de la relación laboral:

B) Con carácter periódico:

Mensualmente:

Trimestralmente:

  • Pago trimestral de las retenciones de IRPF hipervínculo a retenciones en gestión económica practicadas a las personas trabajadoras, con la presentación del Modelo 110  (111 para grandes empresas). hipervínculo a retenciones en gestión económica.

Y anualmente:

  • Presentación del modelo 190 de resumen anual por las retenciones de IRPFpracticadas a las personas trabajadoras e ingreso efectivo de las retenciones. hipervínculo a retenciones en gestión económica.
  • Entrega a todas las personas trabajadoras del Certificado de los rendimientos del trabajo personal, de actividades económicas y premios Modelo 10T

Profesionales independientes

Introducción

Los y las profesionales independientes, también denominados trabajador o trabajadora autónoma, son personas que ejercen una actividad económica por su por cuenta propia (en el caso de personas con contrato laboral, se dice que trabajan por cuenta ajena) y que establece una relación mercantil con una entidad empleadora (en nuestro caso, la entidad empleadora sería una asociación).

El desarrollo de una actividad económica como profesional independiente, implica para la persona:

  • Su inscripción y/o alta en la Seguridad Social, en el Régimen Especial de la Seguridad Social de Trabajadores Autónomos en Tesorería Territorial de la Seguridad Social, en los treinta días naturales siguientes al inicio de la actividad.
    El o la profesional independiente está obligada a cotizar desde el primer día del mes en que inicia su actividad, y es responsabilidad de él o ella el darse de alta en el Régimen de autónomos, ya que la empresa (en nuestro caso la asociación) no cotiza por él o ella a la Seguridad Social (como en el caso del contrato de trabajo laboral). Y tampoco se le pagará indemnización cuando termine el contrato, ni finiquito, ni vacaciones, ni bajas.
    La obligación termina el último día del mes en que el o la trabajadora finaliza su actividad por cuenta propia, siempre y cuando comunique su baja dentro de plazo.
    Es importante, por tanto, que el trabajador autónomo no olvide comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social su cese en la actividad, dentro de los 6 días naturales siguientes a dicho cese.
  • Darse de Alta en el Impuesto de Actividades Económicasen la Delegación de Hacienda correspondiente.

Qué es un contrato mercantil

Establece una relación de igualdad entre dos partes, en la que se compromete a prestar un servicio determinado y la otra parte a satisfacer unos honorarios por ese servicio.

El contrato mercantil, no es un contrato laboral, es un acuerdo entre empresas, profesionales independientes, entidades sociales, etc.

El contrato mercantil se diferencia del contrato de trabajo laboral en que en el contrato mercantil el o la trabajadora no depende de una empresa que le organiza y dice cómo deber hacer su trabajo, sino que utiliza sus propios medios y la retribución puede ser variable en función de los resultados previstos.

No hay nóminas, sino facturasEl o la profesional independiente emite una factura para que la empresa empleadora (en nuestro caso, una asociación) le pague.
Esta factura lleva IVA  y retención de IRPF (19% en 2015).

Ya hemos comentado que  él o la profesional independiente, asume la obligación de pagar mensualmente su cuota a la Seguridad Social (cuota de personas autónomas) Únicamente es obligación de la asociación aplicar la retención de IRPF.

El contrato mercantil se puede formalizar de palabra o por escrito, sin que sea necesario registrarlo ni elevar a documento público, y las cláusulas especificadas serán las acordadas por ambas partes sin que puedan ir contra la legalidad vigente. Esta relación contractual no está sometida a la legislación laboral, salvo en aquellos aspectos que por precepto legal se dispongan expresamente.

La figura del trabajador o trabajadora autónomo económicamente dependiente

El trabajador o trabajadora autónoma económicamente dependiente es una nueva figura para profesionales independientes que tienen básicamente un único cliente (es decir al menos, el 75 por 100 de sus ingresos proceden de este trabajo).

Contrato de actividad profesional del trabajador autónomo económicamente dependiente

Este tipo de contrato es una modalidad nueva que se encuentra entre el contrato laboral y el contrato mercantil. Entre las ventajas de este tipo de contrato es la indemnización que puede recibir el profesional independiente tras la cesión del contrato.

Ha de formalizarse siempre por escrito y debe ser registrado en el Servicio Público de Empleo Estatal SEPE

Obligaciones contractuales de la relación mercantil

Obligaciones del o la profesional independiente o autónoma:

Obligaciones de la Entidad al contratar a una persona profesional independiente o autónoma:

Personas colaboradoras

Las asociaciones, en muchas ocasiones, contamos con los servicios de personas físicas que no trabajan por cuenta propia, es decir personas colaboradoras que no son profesionales independientes, pero que de forma “ocasional” nos imparten una actividad formativa, una charla, colaboran en un seminario, asistencia técnica específica, etc.

Todas estas acciones suponen un rendimiento de trabajo para la persona colaboradora, lo cual supone para la asociación:

  • el ingreso en Hacienda de la retención efectuada (19%)
  • y de la expedición del correspondiente recibo o recibí (justificante de pago).

La retención deberá ingresarse a través del modelo 110 como rendimiento del trabajo (no de la actividad profesional, como se haría si fuera una factura de un o una profesional independiente y no un recibo de un trabajo).

En ningún caso la persona colaboradora podrá emitir una factura, a no ser que esté dada de alta en el IAE) (y por lo tanto estaríamos hablando de un o una profesional independiente). Por supuesto el recibo tampoco llevará IVA) por la misma situación.

Pero qué pasa cuando no se trata de la prestación de un servicio puntual, sino que la persona colaboradora lo empieza a prestar más habitualmente…? ¿Debe darse der alta en IAE? ¿Y en el Régimen Especial de la Seguridad Social de Trabajadores Autónomos? Y por lo tanto emitir facturas?

Supongamos el caso de una persona que trabaja por cuenta ajena (tiene un contrato laboral y por tanto se encuentra en el Régimen General de la Seguridad Social), y que dedica dos horas semanales a prestarnos un servicio a la asociación.

¿Qué dice la Seguridad Social en estos casos?

El Régimen Especial de la Seguridad Social de Trabajadores Autónomos nos dice que se entenderá como persona trabajadora por cuenta propia o autónoma, aquella que realiza de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción por ella a contrato de trabajo y aunque utilice el servicio remunerado de otras personas, sea o no titular de empresa individual o familiar.

Por lo tanto lo que prima es que sea por cuenta propia y que sea habitual, y no se menciona nada sobre el nivel de ingresos generados ni el tiempo dedicado a esa actividad.

Así, a priori parece indicarnos que en el ejemplo planteado la persona colaboradora debería de darse de alta en el Régimen Especial de la Seguridad Social de Trabajadores Autónomos.

Destacar por otro lado que en la práctica diaria se están aceptando situaciones de personas que no se han dado de alta al estarlo ya en el Régimen General de la Seguridad Social o que sin estarlo, sus ingresos están siendo inferiores al salario mínimo interprofesional en cómputo anual.

Y ¿qué dice Hacienda?

En relación a Hacienda, el principal requisito fiscal es declarar la percepción de un ingreso.

  • Si el trabajador o la trabajadoras decide darse de alta la actividad económica, se emitirá una factura y se debe reflejar la correspondiente retención de IRPF y la del IVA(hay que tener en cuenta que hay actividades exentas de este impuesto).
  • Si no se da de alta en IAE, la asociación expedirá un recibo o recibí con su correspondiente retención.

Gestión de proyectos

Planificación

Definiciones

Antes de empezar a hablar de gestión de proyectos hemos de introducirnos en lo que son la organización y la planificación de las actividades de nuestra organización.

La planificación se puede definir como un sistema para hacer efectivas las decisiones, realizar el plan elegido y conseguir los objetivos marcados para un tiempo determinado,  las planificaciones anuales son un claro ejemplo de ello.

Sin embargo, hablamos de planificación estratégica cuando ésta marca las líneas, pautas y objetivos de carácter global emanados directamente de la misión y la visión que definen a la entidad y que van a orientar su actividad por un periodo prolongado de tiempo.

Un programa es un conjunto de proyectos coherentes relacionados entre sí. En muchas ocasiones los programas van ligados a los servicios o líneas de actuación de la entidad.
Y por último, emplearemos el término proyecto para referirnos al aspecto más concreto de un programa, el documento que expresa los objetivos, las actividades y el presupuesto de las acciones a desarrollar.

Veámoslo en el siguiente esquema

No podemos olvidar que cualquier planificación debe ser flexible para poder adaptarse a las circunstancias. Hay muchos factores que inciden en nuestro entorno, que son cambiantes y que pueden obligarnos a adecuar los objetivos y las actividades a lo largo del desarrollo del plan. Para ello, nos valdremos de las evaluaciones, que nos ayudaran a analizar periódicamente nuestras planificaciones en sus diferentes fases y componentes.

El plan estratégico

Un plan estratégico es el documento que, en primer lugar, sustenta y recoge la finalidad y el modelo organizativo de nuestra entidad. Es, por lo tanto, una reflexión profunda sobre lo que es y lo que persigue la entidad, delimitando su misión, es decir, los objetivos y metas generales, y su visión, el análisis de la realidad que hacemos y las formas de alcanzar nuestros objetivos.

En segundo lugar, y en función de lo anterior, establece un plazo de vigencia, unos objetivos y unas líneas de acción también de carácter general, a desarrollar durante ese periodo, periodo necesariamente amplio que puede ir, a modo de recomendación, de un mínimo de cuatro años a un máximo de diez.

Por consiguiente, cuando realizamos un plan estratégico estamos abordando lo que Ander Mimenza (2009) define como “un proceso mediante el cual la organización analiza y procesa la información de su entorno interno y externo, evalúa las diferentes situaciones y escenarios que se pueden presentar, y prevé y decide la dirección hacia la que se va a dirigir”.

Por tanto, comienza dando respuesta a las tres preguntas destacadas por este mismo autor:

¿Dónde estamos hoy?
¿A dónde queremos ir?
¿Cómo podemos llegar?

La planificación estratégica es muy importante para cualquier entidad porque:

  • nos obliga a tener una perspectiva a largo plazo;
  • facilita que todas las personas que integran la organización vayan en la misma dirección.

Además, no debemos olvidar que una buena planificación estratégica debe ser:

  • eficaz, capaz de alcanzar el objetivo deseado;
  • factible y apropiada, necesaria y ajustada a los recursos de la organización;
  • única y sostenible en el tiempo, capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva;
  • dinámica y flexible, capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes (Wikipedia, 2010).

Veamos en un esquema los apartados que debe contener un plan estratégico

El plan de gestión

Una vez tenemos un plan estratégico que da pautas generales y orienta nuestra acción a largo plazo, necesitamos contar con una herramienta que concrete nuestro trabajo en plazos más cortos y en objetivos más concretos, delimitando las actividades que vamos a desarrollar. Esta herramienta es el plan de gestión.

Si hemos elaborado un plan estratégico a cuatro años, pongamos por ejemplo, vamos a necesitar planes de gestión anuales que iremos elaborando, implementando y evaluando de forma sucesiva y que, lógicamente, tendrán que ser coherentes con el plan estratégico.

El plan de gestión debe contener al menos los siguientes aspectos:

  • los objetivos anuales, que han de ser evaluables y estar ligados a los objetivos generales del plan estratégico;
  • las actividades para conseguir esos objetivos;
  • las tareas a realizar, señalando quiénes las van a realizar y cómo;
  • los recursos económicos,, materiales y humanos necesarios;
  • el cronograma o secuencia de ejecución de las tareas y responsabilidades.

Un buen plan de gestión evita uno de los errores más frecuentes en las entidades: la improvisación, trabajar sobre la marcha y sin tiempo para preparar bien las cosas.  El plan de gestión implica parar, reflexionar y planificar los pasos que se van a dar, orientándolos hacia un fin y midiendo los tiempos y los recursos necesarios.  En definitiva, supone operativizar los objetivos de la entidad definiendo las líneas de actuación, estableciendo las tácticas a seguir, y concretando las acciones y los proyectos, todo ello con una planificación en detalle y programando cada elemento con tiempos, tareas y responsabilidades.

Diseño de proyectos

Definición y análisis de viabilidad

El proyecto es el instrumento que da sentido, define, concreta y estructura las distintas actividades que queremos desarrollar, enmarcándolas en los fines del plan de gestión y de la planificación estratégica.

Para su diseño y puesta en marcha se requiere primero un análisis de la realidad (ver apartado siguiente) y, posteriormente, un estudio de viabilidad.

El estudio de viabilidad consiste en algo tan obvio como ver si es posible ejecutar el proyecto y darle la continuidad que precisa. Para ello, habremos de tener en cuenta lo siguiente: recursos con los que contamos, recursos que necesitamos y nuestra capacidad para conseguirlos. Si contamos con los recursos, el proyecto es viable y podemos ponerlo en marcha; si no hay recursos suficientes la decisión más inteligente es descartarlo o aplazarlo.

En este enlace tenemos un esquema que puede ayudar a plantear un sencillo estudio de viabilidad.

Análisis de la realidad

Conocer para transformar

Puede parecer paradójico pero en muchas ocasiones no prestamos la suficiente atención a nuestro entorno, a la realidad social que nos rodea y que, en última instancia, es la que tiene que condicionar e incluso determinar nuestras propuestas y nuestro modo de trabajar.

Por ello, antes incluso que el estudio de viabilidad tenemos que hacer un análisis de la realidad. Su objetivo no es otro que determinar si nuestro proyecto es oportuno, es decir, si da respuesta a necesidades reales y si con él estamos enfocando bien los objetivos marcados.

Conocer el entorno en el que trabajamos es imprescindible para el buen desarrollo de nuestro trabajo y para su eficacia. No es lo mismo actuar sobre un barrio marginal que sobre el conjunto de barrios de una ciudad, ni trabajar con el colectivo de personas mayores o con estudiantes de la universidad; pero es que el propio colectivo de personas mayores puede ser tan diverso y heterogéneo que no atinar bien con sus características o trabajar bajo tópicos o ideas preconcebidas puede dar al traste con el que creíamos era el mejor de los proyectos.

Antes de dar el primer paso, es conveniente conocer los elementos que conforman nuestro entorno. Hemos de liberarnos de prejuicios, no confundir lo que sentimos y pensamos con lo que siente y piensa la gente que nos rodea y que forma el conjunto social; y sobre todo, debemos esforzarnos en distinguir la realidad objetiva -lo que es y ocurre-, de la realidad subjetiva, es decir, la percepción individual y personal sobre lo que acontece. Sólo con una idea clara y lo más certera posible de la realidad podremos actuar sobre ella para transformarla.

Pautas para analizar la realidad

Para analizar la realidad hay que dedicar tiempo y hacerlo ordenadamente, con metodologías y técnicas adecuadas. Si tenemos recursos suficientes se puede contar con la intervención de profesionales que nos hagan un estudio sociológico. Si los recursos son escasos, podemos recurrir a una serie de técnicas de análisis sencillas y manejables que, aplicadas con rigor, nos pueden dar una idea bastante cabal de lo que buscamos. En el siguiente enlace podéis encontrar las principales técnicas de análisis.

Veamos a continuación los pasos necesarios para hacer un análisis de la realidad.

  • 1. Descripción del entorno
    Descripción exhaustiva de todo lo que hay. Si analizamos por ejemplo un barrio, tendremos que ver su población y sus características, los recursos que existen (instituciones, asociaciones, infraestructuras, comunicaciones…), su historia y su evolución, los programas o acciones que se están desarrollando, sus carencias, etc.
  • 2. Percepción social existente 
    Conocer la opinión de la gente y cuáles son sus valores, especialmente las personas destinatarias de nuestra acción y sobre aquello que queremos poner en marcha.
  • 3. Análisis de la información 
    La información recogida ha de ser analizada de manera que nos de a conocer cómo son las cosas, con una explicación coherente e identificando los elementos y las causas que provocan el que sea de esa manera y no de otra, gracias a la información obtenida.
  • 4. Alternativas 
    Elaboradas las conclusiones del análisis, el siguiente paso es identificar los aspectos sobre los que queremos intervenir para que una determinada situación cambie. Aunque en un primer momento es interesante expresar todo tipo de propuestas, después es necesario desechar las inviables y organizar el resto por prioridades. De esta fase surgirán las ideas para nuestros proyectos.
  • 5. Acciones a desarrollar
    Una vez hemos seleccionado las ideas y las propuestas que queremos poner en marcha, estudiaremos con qué recursos contamos para llevarlas a cabo, esto es, ajustar lo que queremos con lo que podemos. Una vez decidido lo que podemos se trata de ver cómo lo vamos a hacer. Éste es el primer estadio para diseñar un proyecto. Para ello puede estar bien servirnos del Modelo de las nueve cuestiones.

Redactar un proyecto

Redactar un proyecto tiene las siguientes funciones:

  • define y ordena las acciones;
  • al tratarse de un documento donde se concretan objetivos, acciones, recursos, presupuesto… se convierte en el principal instrumento para conseguir la colaboración de otras personas, asociaciones e instituciones, o conseguir ayudas, subvenciones y patrocinios;
  • facilita el seguimiento y la evaluación de resultados.

Este documento lo utilizaremos tanto internamente (para los socios y socias) como en la búsqueda de recursos para la realización de las actividades (subvenciones, patrocinio…) y por tanto podrá contener los apartados que citamos a continuación:

1. Denominación del proyecto

  • Indicar de manera sintética aquello que se quiere hacer. Cuando se trate de un proyecto que vaya a ser objeto de difusión, conviene expresar su nombre con características propias de un lema publicitario.
  • Hacer referencia a la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto.
  • Si forma parte de un programa más amplio será necesario hacer referencia a éste.
  • Fecha.
  • Carácter del documento (borrador, documento definitivo…).
  • Todos estos elementos son los que usualmente constituyen la portada del proyecto.

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2. Descripción del proyecto

  • Debe ser reducida, un párrafo o dos.
  • Debe describir la idea que se pretende realizar.
  • Debe describir lo que se pretende conseguir.
  • Debe explicar el contenido de la intervención que se va a desarrollar.
  • Debe definir la población beneficiaria, cuantificando el número de personas.
  • Debe explicitar el resultado que se espera obtener.

Ejemplo

Persigue animar a la gente a disfrutar de un verano en clave de solidaridad e informar sobre las posibilidades de participación. Para ello, se recogen y se publicitan todo tipo de programas y actividades vinculadas a la acción social y al voluntariado puestas en marcha por las entidades sociales, las instituciones y otros agentes sociales.

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3. Fundamentación o justificación

Se ha de describir:

  • Naturaleza del problema, necesidad de tratarlo y beneficio social que reporta su abordaje y solución.
  • Prioridad que se le concede en función de razones políticas (programas institucionales, etc.) y técnicas (magnitud del problema, consecuencias…).
  • Síntesis de los datos del diagnóstico o estudios previos, así como previsiones de transformación de la realidad sobre la que se actúa.
  • Posibilidades reales de intervención, aludiendo a la disponibilidad de recursos económicos, técnicos y materiales, a la experiencia anterior, a las condiciones que ofrece el entorno en ese momento, etc.
  • Estrategia y metodología para implementar las acciones necesarias de cara al logro de los objetivos.

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4. Marco institucional

Se persigue informar clara y profundamente acerca de la organización que será responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto:

  • Currículo de la entidad: naturaleza de la entidad, situación jurídica, objetivos y estructura organizativa, trayectoria y trabajo desarrollado, colaboración con otras organizaciones y agentes sociales, etc.
  • En los casos de proyectos que se presentan para su financiación, es más práctico adjuntar toda esta información en un dossier aparte.

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5. Finalidad

La finalidad del proyecto es la situación a la que se quiere llegar tras su implementación, el fin último que se quiere alcanzar teniendo en cuenta todos los factores.

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6. Objetivos

Basándonos en el sistema de formulación de objetivos por hipótesis diferenciaremos los siguientes.

  • 1.- Objetivo general: propósito final de carácter global que se persigue. Puede coincidir con la finalidad.
  • 2.- Objetivos específicos: objetivos parciales que cubren los diversos aspectos en que se despliega el objetivo general y que abordan los distintos ámbitos en los que se divide el proyecto.
  • 3.- Objetivos operativos: concreción de los objetivos específicos en acciones a desarrollar.

Ejemplo

Objetivo general

Objetivos específicos

Objetivos operativos
1. Fomentar la participación social en verano 1.1 Difundir las actividades solidarias desarrolladas por las entidades sociales de Bizkaia 1.1.1  Elaborar un blog con toda la información sobre actividades
1.1.2 Editar carteles para la difusión del blog.
1.2 Promover la participación en programas europeos de voluntariado 1.2.1 Establecer acuerdos de colaboración con organizaciones europeas
1.2.2 Editar un tríptico para la dar a conocer cómo participar

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7. Personas destinatarias

Identificar las personas destinatarias directas e indirectas.

  • Directas: las directamente favorecidas por la realización del proyecto.
  • Indirectas: las favorecidas por los impactos del proyecto

Ejemplo

Son destinatarias directas tanto las organizaciones solidarias como las personas a las que se invita a participar, en este caso, la población de Bizkaia; y son destinatarias indirectas las personas usuarias de los programas desarrollados por las entidades.

Pongamos otro ejemplo. Una actividad de ocio durante una mañana dirigida a personas con síndrome de Down. Destinatarias directas son las personas afectadas que van a disfrutar de la actividad. Indirectas serán, por ejemplo, sus familiares, que ven reforzada su función educativa y pueden disponer de un tiempo de descanso.

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8. Localización física y ámbito territorial

La localización física hace referencia al emplazamiento o al área donde se ubicará y organizará el proyecto. El ámbito territorial es el espacio que cubrirá y su área de influencia.

Ejemplo

La localización física del proyecto es Bilbao, pero el ámbito territorial abarca consecutivamente, Bizkaia, la comunidad autónoma, el estado y Europa.

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9. Actividades y tareas

Para materializar todo proyecto, es necesaria la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Así, al diseñar el proyecto han de indicarse de manera concreta y precisa las actividades programadas para alcanzar los objetivos. Por tanto, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • especificar y enumerar de las actividades a realizar;
  • distribuir el tiempo para el desarrollo de las actividades, indicado la fecha de inicio y de finalización de cada una de ellas;
  • secuenciar las actividades y las tareas: calendario de trabajo y agenda de actividades (ver punto 11);
  • indicar los recursos necesarios (humanos, servicios, equipo, dinero, etc.) para cada actividad.

¿Y cual es la diferencia entre actividad y tarea?

Actividad: cada una de las acciones llevadas a cabo para la consecución de un objetivo
Tarea: cada una de las funciones necesarias para el desarrollo de una actividad.

Ejemplo:

Actividad: fiesta de presentación del blog.
Tarea: mandar invitaciones, poner carteles, poner música, servir bebidas….

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10. Metodología y estilo

La metodología es el conjunto de métodos que se siguen para desarrollar las actividades. Por ejemplo, una metodología participativa exigirá la implicación directa de las personas destinatarias en la realización e incluso el diseño de las actividades, sin embargo, una metodología no participativa implica que las personas destinatarias serán meras receptoras de una actividad que les viene dada sin que tengan que hacer nada en su desarrollo.

El estilo por su parte se refiere al modo de hacer, a las actitudes que muestra la organización y que se refleja en su comportamiento, en su manera de abordar los objetivos, las actividades y las tareas. Así, no es lo mismo optar por ejemplo por un estilo de liderazgo coparticipado que por uno directivo. Desde un punto de vista transformador y crítico, nos interesan especialmente los estilos educativos, pedagógicos y participativos.

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11. Calendario de trabajo y agenda de actividades

La agenda de actividades fija los momentos y los espacios en que éstas tendrán lugar. El calendario de trabajo establece la secuencia de tareas necesarias para desarrollar las actividades, desde su diseño hasta su puesta en marcha. Un calendario exige ser realistas a la hora de establecer los plazos, de delimitar los tiempos de dedicación, de distribuir el trabajo y de asignar recursos y responsabilidades, exige en definitiva juzgar la viabilidad del proyecto detectando posibles desajustes tanto en el planteamiento de las actividades como en su planificación.

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12. Administración del proyecto

Debe reflejarse la estructura de gestión para su ejecución. Deben indicarse los siguientes aspectos.

  • Organización interna
    • La estructura de nuestra organización, el organigrama
    • El método de gestión: si tenemos procesos de gestión de calidad, etc.
    • Procesos de comunicación, coordinación y decisión interna
  • Coordinación externa
    • Relaciones con otras instituciones
    • Relaciones con otras organizaciones
  • Promoción y difusión
    • Acciones de difusión y promoción directa
    • Materiales específicos de difusión
    • Relaciones con los medios de comunicación
    • Campañas de comunicación
  • Participación de las personas usuarias
    • Quién debe participar y para qué
    • Instrumentos y canales para participar

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13. Recursos

  • 1.- Humanos: personal necesario y cualificaciones, funciones y responsabilidades.
  • 2.- Materiales: herramientas, equipos, infraestructura, etc.
  • 3.- Técnicos: requerimientos técnicos y tecnología a utilizar.
  • 4.- Económicos: dinero necesario para materializar el proyecto.

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14. Presupuesto

Incluirá los costes directos e indirectos, los costes fijos y los variables, así como los costes corrientes y los de capital. Entre los conceptos a presupuestar, están: personal, dietas, material y equipo, locales y gastos de funcionamiento. No hay que olvidar una partida para imprevistos y señalar también los ingresos que se prevén obtener en caso de que los hubiere.

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15. Evaluación

Deberemos establecer cómo haremos la evaluación, en qué momentos, quiénes la realizarán y qué se analizará con sus respectivos indicadores.

Además, la evaluación que diseñemos, debería diferencias dos planos a evaluar:

  • La eficacia del proyecto: si se han conseguido los objetivos y en qué medida.
  • La eficiencia del proyecto: si los recursos empleados han sido proporcionales a los resultados conseguidos.

De todas maneras, la evaluación la abordamos más detenidamente en el punto 3.

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16. Factores externos

Todo proyecto está ligado a una serie de factores exógenos fuera de su control pero que condicionan su diseño, su puesta en marcha y su consecución o fracaso. Estamos hablando desde los requisitos para una subvención hasta el estado atmosférico que haga el día de la actividad. No sólo hay que tener en cuenta todos estos elementos sino que, además, habrá que identificarlos y citarlos en el caso de que el éxito del proyecto dependa de ellos.

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La evaluación

La importancia de la evaluación

La evaluación es un punto clave en el desarrollo de cualquier proyecto, y tiene repercusión directa en el trabajo y la evolución de la organización.  Así, la metodología de trabajo que proponemos para todos los procesos que se den en la asociación tiene siempre cuatro pasos: Planificación, Actuación, Recogida de datos y, finalmente, la Evaluación que es, a su vez, el punto de partida para la siguiente planificación.

Hay dos razones fundamentales por las que es necesario evaluar: supone hacer un análisis de nuestra intervención y, por lo tanto, es un momento de reflexión que culmina el proceso de aprendizaje que es el desarrollo de nuestra actividad: evaluar nos lleva, en consecuencia, a mejorar y a progresar; y además, es un ejercicio de responsabilidad social y política, especialmente si las actividades llevadas a cabo se financian con fondos públicos.

El fin último de la evaluación es la mejora del trabajo de la organización y de sus propuestas.  Ha de ser útil y práctica, y ha de recoger toda la información pertinente. Si hablamos de un proyecto o un programa de actividades, en la evaluación hemos de tener en cuenta que habrá que evaluar los siguientes puntos:

  • Grado eficacia y eficiencia.
  • Idoneidad, es decir, si nuestro proyecto se adecua  a la realidad y a los objetivos.
  • Cómo es el proceso de toma de decisiones.
  • Análisis prospectivo de cómo deberían de ser las futuras actuaciones.

La evaluación, además, significa recoger y analizar sistemáticamente una información, que nos permita determinar el valor y/o mérito de lo que se hace. Pero no podemos olvidar que ante todo debe ser útil y práctica y ha de ser una práctica asumida en la entidad y con una periodicidad establecida. Cómo mínimo se debe realizar una evaluación general al cierre de cada año que nos sirva de orientación y mejora para la planificación del siguiente. Lo aconsejable, de todos modos, es una evaluación general por trimestre. Además, todos los proyectos y programas deben ser evaluados independientemente de las evaluaciones generales.

Aspectos a evaluar

QUÉ evaluar

  • La idoneidad, es decir, el grado de adecuación entre el proyecto, el ámbito en que se ha desarrollado y las personas destinatarias.
  • La eficacia, es decir, el grado de consecución de los objetivos.
  • La eficiencia, es decir, la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados.

En este punto conviene diferenciar entre la Evaluación de resultados-eficacia y la Evaluación del proceso-eficiencia. La primera analiza el grado de consecución de los objetivos, y la segunda estudia los procesos, la metodología y los recursos empleados.

CUÁNDO evaluar

No hay una periodicidad estándar, depende de la naturaleza, la duración y la complejidad del proyecto. A mayor complejidad o mayor duración, mayor número de evaluaciones. Como criterio para un proyecto anual, el mínimo recomendado es una evaluación trimestral, tres a lo largo del desarrollo del proyecto para detectar deficiencias y aciertos corrigiendo y reforzando lo que sea necesario, y una evaluación final.

En cualquier caso, los periodos de evaluación han de venir indicados en el proyecto, requisito que de hecho, viene establecido ya en algunas solicitudes de subvención.

QUIÉNES evalúan

Tampoco hay una respuesta única, depende de las características del proyecto y de los objetivos concretos que se persigan con la evaluación. Así todo, a modo de recomendación, deben participar al menos las personas destinatarias del proyecto, y las personas que lo han implementado. Con ello, se busca el contraste de las diferentes perspectivas desde las que se ha percibido el desarrollo del proyecto. Los y las destinatarias van a aportar datos valiosos sobre la idoneidad del proyecto, mientras que quienes se han encargado de llevarlo a cabo tendrán una visión cercana de la eficiencia de los recursos y la metodología empleada. Ambas perspectivas son complementarias y nos darán como resultado una proyección más ajustada de la eficacia del proyecto.

En ocasiones, el rigor puede aconsejar una evaluación externa realizada por personas ajenas. Una visión desde fuera aporta un plus de objetividad sobre nuestra actuación que puede ser un buen complemento a la evaluación interna, descubriendo o resaltando aspectos negativos y positivos que nuestra implicación o nuestra subjetividad impiden que se manifiesten. En cualquier caso, nunca sustituye a la evaluación interna.

CÓMO evaluar

La evaluación también requiere de una metodología y de unas herramientas de seguimiento y puesta en marcha. Habrá que decir cuáles se quieren emplear y fijarlas de antemano en la planificación.

Herramientas de evaluación

Las herramientas para evaluar pueden ser de muchos tipos. Veamos algunos ejemplos.

  • Encuestas entre las personas usuarias potenciales o directas.
  • Cuestionarios de preguntas cerradas, abiertas o mixtas.
  • Fichas de recogida de datos
  • Reuniones de los equipos de trabajo
  • Fotografías y vídeos

La técnica de evaluación más sencilla es un cuestionario al final de una actividad, pero no debemos olvidar que la mejor evaluación parte de la reflexión colectiva y el debate riguroso en grupo.

Para que estas herramientas funcionen habremos de fijar algunos aspectos que determinaran si se van cumpliendo los objetivos, estos aspectos son los que denominamos indicadores.

Os presentamos un esquema en el que aparecen los elementos más destacados a evaluar

Los indicadores de evaluación

La evaluación se realiza mediante una recogida sistemática de información, centrada en los que hemos llamado indicadores. Los Indicadores son hechos o expresiones concretas y cuantificables cuyos valores nos permiten medir la idoneidad, la eficacia y la eficiencia de nuestro proyecto. Para evaluar correctamente es necesario concretarlos y explicitarlos desde el inicio.

Estos indicadores podemos clasificarlos en dos tipos: cuantitativos, aquellos que son numerables o cuantificables; y cualitativos, que no son cuantificables, los que se centran más en la calidad que en la cantidad. Veamos algunos ejemplos.

Indicadores cuantitativos

  • Número de asistentes.
  • Número de intervenciones.
  • Número de asociaciones participantes.
  • Número de asistentes del grupo al que se destinaba la actividad.
  • Número de personas socias nuevas.
  • Actividades realizadas y suspendidas.
  • Número de impactos en los medios de comunicación.
  • Recursos empleados.

Indicadores cualitativos

  • Incrementado la comunicación entre distintos colectivos o grupos de población.
  • Colaboración con distintas instituciones.
  • Participación de un colectivo especialmente marginado.
  • Sacar a la luz una problemática latente.
  • Análisis de contenido sobre el tratamiento por los medios de comunicación.
  • La actividad como punto de partida para la creación de un nuevo colectivo.

Si necesitamos una mayor cuantificación, podemos puntuar los indicadores según la importancia que asignemos a cada uno de manera que obtengamos una nota final. Los resultados pueden servirnos para compararlos con evaluaciones sucesivas.

Al identificar los indicadores no hemos de olvidar cuantificar el número mínimo a conseguir para poder decir si la evaluación ha sido positiva o negativa.

Y como todo no se puede prever, hemos de ser flexibles para poder evaluar también los imprevistos que pueden surgir y que van a incidir en el desarrollo positivo o negativo del proyecto.

La memoria

Utilizamos este término para referirnos a un documento que recoge la relación de actividades ya realizadas, tanto las desarrolladas en un período determinado como las de un proyecto concreto. Las memorias pueden considerarse como un retrato histórico, un diagnóstico y un impulso innovador de la asociación, y se debe presentar a todas las personas, entidades e instituciones que han participado en el desarrollo del proyecto.

La memoria debe contener todos los datos que se consideren significativos en relación con la ejecución del proyecto. En los siguientes enlaces podéis ver los índices recomendados para una memoria de proyecto y para una memoria de entidad.

La participación

Participación

Introducción

La participación en las asociaciones no se improvisa, ni se produce de forma repentina. Es algo que se construye y se desarrolla. Sus miembros son diferentes entre sí y tienen distintos niveles de motivación y distintas capacidades y niveles de formación, también participan de distinta manera y con distinta intensidad.

Todos los miembros deben poder participar, en la medida de sus capacidades, en todos los ámbitos y niveles asociativos que sea posible y deben tener la oportunidad de desarrollar esas capacidades personales para poder incrementar su participación de acuerdo con su motivación.

En muchas asociaciones es habitual que siempre sean los mismos o mismas quienes acuden a las reuniones con la Administración pública (quienes “tienen tiempo”, “hablan mejor, tienen más experiencia,…”) también suelen ser siempre las mismas personas las que ocupan los cargos directivos, las que hablan en las asambleas, etc. A la vez, se dice, la gente “se ha vuelto cómoda, no quiere participar”. Pero, sin ser conscientes, quienes dirigen la Asociación es posible que estén creando las circunstancias para que la participación no se dé.

Niveles de participación

Existen diferentes niveles de participación que se pueden dar en una asociación y es interesante conocerlos para ver cuáles se dan más en nuestra entidad o cuáles apenas se dan. Las posibilidades de participar van desde lo mínimo que se puede participar (estar informado a un nivel muy básico) hasta lo máximo que se puede participar (formar parte del órgano máximo de gestión y representación de la organización: junta directiva, equipo gestor, etc):

  • Acceder a la información: en este nivel la participación consiste en estar informado o informada; ya sea porque nos preocupamos de estarlo ya sea porque la entidad se preocupa de informarnos. Ejemplos de este nivel de participación pueden ser las convocatorias a determinadas reuniones, boletines informativos de actividades de la asociación , etc.
  • Opinar o ser consultado: es el nivel en el que ya hay una participación más activa que en el nivel anterior. Supone que damos una opinión sobre algo, ya sea porque tenemos el cauce adecuado para hacerlo por nuestra propia iniciativa, ya sea porque la asociación nos pregunta por nuestra opinión. Ejemplos de este nivel serían las encuestas que nos puede hacer nuestra entidad sobre diferentes temas, algunas reuniones de equipo en donde se plantean temas y se recogen opiniones, etc.
  • Hacer propuestas: este nivel de participación supone no sólo dar nuestra opinión sino proponer acciones concretas de ejecución tomando la iniciativa en participar. Ejemplos de ello es cuando proponemos organizar una actividad concreta en la entidad, cuando hay un problema y aportamos ideas de solución concretas, etc.
  • Decidir: es el nivel más alto de participación democrática puesto que implica que nuestra opinión es tenida en cuenta y vale igual que la de cualquier otro para el resultado final. Ejemplo es la participación en las asambleas generales de la asociación en donde se toman las decisiones ya sea por consenso o por votación.
  • Actuar: consiste en poner en práctica acciones concretas, ejecutar las decisiones tomadas, gestionar actividades, tareas, etc. Ejemplos de este nivel de participación serían las labores de la junta directiva, el trabajo voluntario, etc.

Estos niveles de participación no son fases ordenadas progresivamente. Se puede actuar sin haber sido consultado, se puede decidir sin haber hecho propuestas, etc. Lo importante es saber que en todos esos niveles se está posibilitando la participación y que cada cual elija las maneras o niveles de participación que más le convenga.

Mapa de la participación (html 87kb)

Condiciones para la participación

Querer participar

Es necesario que los y las miembros de la Asociación quieran participar. Deben tener una motivación. Es difícil que alguien se movilice por una causa u objetivo que no le importa o no le afecta. Tiene que haber un sentimiento de pertenencia a un grupo y tiene que obtener una rentabilidad, serle útil.

Tipos de motivaciones (pdf)

Saber participar

Es necesario saber cómo participar, contar con las habilidades, destrezas necesarias para tomar parte : formación.
Hay que facilitar formación para la realización de las tareas, pero también sobre aspectos relacionados con la comunicación y cohesión grupal (cómo resolver conflictos, cómo trabajar en equipo, cómo relacionarnos y comunicarnos, etc) y sobre aspectos relacionados con la gestión de la entidad (como llevar la secretaría, cómo llevar la tesorería, cómo hablar en medios de comunicación, etc).

Poder participar

Es necesario que puedan participar, que existan las ocasiones, los cauces y mecanismos que hagan posible la participación . Se trata que las personas que quieran participar sepan cómo hacerlo, cuenten con espacios, mecanismos para poder comunicarse, conocerse, intervenir y ejecutar, organizar y administrar. Esto implica la necesidad de una organización: una estructura, más o menos flexible, pero siempre participativa, que tenga en cuenta los distintos niveles de participación que se puedan dar, para pasar de unas estructuras jerarquizadas y poco participativas a otras horizontales y cooperativas.

Modelos de estructuras organizativas (html)

La persona o personas dinamizadoras de la asociación (junta directiva, gestores, etc) deben conocer qué necesidades buscan cubrir los y las miembros de la misma para así poder incidir en la mayor medida posible sobre ellas. Deben proporcionar la formación necesaria para que las personas puedan participar a todos los niveles y deben potenciar la existencia de espacios, de mecanismos y de una estructura organizativa que permitan la participación.

Herramientas para la participación

El trabajo en equipo

Lo más importante en las asociaciones es el trabajo en equipo; el conjunto de personas socias y de voluntarias que cada día trabajan, desde la voluntariedad y la gratuidad, desarrollando una labor para conseguir aquellos objetivos que se han propuesto y que han asumido como una tarea y reto propios.

El trabajo en equipo fomenta la participación porque en el equipo se reflexiona, se planifica, se evalúa, y se distribuyen las tareas y responsabilidades, decidiéndose lo que se hace , tanto a nivel colectivo como personal. El trabajo en equipo permite apoyarse unos a otros, permite la aportación continuada de ideas, iniciativas, entusiasmo… para mejorar el trabajo asociativo.

Factores para un buen trabajo en equipo (pdf)

Cómo hacer reuniones eficaces

Buena parte de la vida de una asociación se dedica a “reunirse”. Por ello es un aspecto fundamental el saber planificar, preparar y organizar las reuniones de los diferentes órganos y comisiones, de manera que sean eficaces y que fomenten la motivación y la participación.
Para que una reunión sea eficaz hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

Antes de la reunión

  • Elaborar un orden del día que recoja todos los temas de los que queremos hablar especificando tiempos para cada tema y duración total de la reunión.
  • Realizar una convocatoria de la reunión con suficiente antelación en la que se especifique el día, la hora, el lugar, las personas convocadas y los temas del orden del día.

Durante la reunión

  • Cuidar el ambiente y provocar la atención de los y las asistentes.
  • Establecer la persona que moderará la reunión y respetar turnos de palabra.
  • Respetar el orden del día y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la conveniencia o no de tomar decisiones.
  • Contar durante la reunión con los recursos materiales para realizarla: pizarra, retroproyector, papel y bolis, documentación aclaratoria de algún punto, etc.
  • Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.

Después de la reunión

  • Redactar un acta de la reunión donde queden reflejados las personas asistentes a la reunión, la fecha, lugar y duración, los asuntos tratados, las decisiones aprobadas, los compromisos o tareas pendientes y quién se responsabiliza, la próxima convocatoria (si procede).
  • Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes o no) con los acuerdos y compromisos adquiridos.

Ejemplo de convocatoria de reunión y orden del día (pdf)

Dinamización

Funciones

La asociación se dinamiza por parte de las personas de la Junta Directiva o por los gestores y gestoras, o equipo de dirección en caso de haberlo. Esta función de dinamización es muy importante en nuestras entidades porque dependiendo de cómo se haga, se fomentará más o menos la participación y tendrá influencia en la dificultad o no de encontrar relevo para los respectivos cargos.

Funciones que conlleva

  • Planificación: se trata de asegurarse de que se definen unos objetivos, se elabora un plan de trabajo para conseguirlo y se establecen las estrategias prioritarias.
  • Gestión: consiste en planificar los recursos de la asociación y organizar las tareas necesarias de cada persona para alcanzar los objetivos propuestos, resolviendo los problemas que vayan apareciendo en la ejecución.
  • Liderazgo: Consiste en desarrollar una visión de futuro y ayudar a hacer los cambios necesarios para realizarla, desde un trabajo de motivación y de identificación de las personas con la organización y con su misión.
  • Control: se basa en realizar el seguimiento de los resultados propuestos y los objetivos marcados, revisando el plan de trabajo previsto e identificando las desviaciones y sus causas.

Perfil dinamizador/es

Muchas veces se tiene la impresión de que las personas dinamizadoras nacen y no es así: se hacen como resultado de un proceso de vivencia y de madurez dentro de las organizaciones. Cierto que determinados caracteres personales ayudan a ejercer las citadas funciones, pero lo relevante es que se combinen capacidades y comportamientos y para ello a veces necesitamos formación.

Comportamientos a realizar como dinamizadores:

  • Ser referente:
    • Se pone al frente de los retos.
    • Predica con el ejemplo.
    • No pasa desapercibido o desapercibida, suscita emociones en los demás.
    • Tiende a sentirse aparte del medio y de las personas que lo rodean.
  • Movilizar:
    • Considera que la organización está formada por personas.
    • Cuenta con los y las demás miembros del equipo.
    • Fomenta la colaboración.
    • Actúa con flexibilidad y mesura.
    • Genera confianza y compromiso entre los y las miembros del equipo y de éstos con la entidad.
    • Utiliza su influencia para lograr orientar a los y las miembros hacia metas de orden superior.
  • Observar objetivamente:
    • Es capaz de leer correctamente el entorno.
    • Valora las capacidades de la entidad.
    • Percibe las necesidades de los demás.
  • Dirigir eficazmente:
    • Está abierto a posibles mejoras, desarrolla nuevos enfoques.
    • Se conoce a sí mismo, así misma, y a los demás con el fin de sacar lo mejor de cada uno o una.
    • Puede tener problemas para la gestión ordinaria.

Estilos de dinamización

Se plantean aquí algunos estilos de dinamización de una organización que tienen que ver con la figura de las personas dinamizadoras y también con el modelo de estructura que tenga nuestra entidad. Para conseguir el grado máximo de participación habría que optar por el estilo participativo.

Estilo autoritario: es aquel modelo en el que las iniciativas y decisiones parten de la cúpula de la organización (órgano máximo de decisión) y luego se va pasando la ejecución en cascada hacia abajo.

Estilo paternalista: es el modelo basado en que las iniciativas y decisiones importantes provienen de las instancias más altas jerárquicamente, pero se dejan algunas iniciativas o decisiones poco importantes para los escalones más bajos de la organización.

Estilo consultivo: Aunque las líneas generales se deciden en la cúspide, las decisiones operativas se toman de forma participada por todos los y las miembros.

Estilo participativo: los procesos de toma de decisiones están repartidos entre diferentes espacios y grupos de personas, no tomándose ninguna sólo por los órganos directivos de la organización.

 

Margarita de estilos de participación (gif 183kb)

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Manual de comunicación

Medios y trabajo social

Presentación

“Aquello que no aparece en los medios de comunicación no existe”. Con esta frase lapidaria que alguien dijo refiriéndose al papel que representan los medios de comunicación de masas en nuestra sociedad, apabullan al común de los mortales desde teóricos de la comunicación hasta estudiantes de primero de Periodismo deslumbrados por el descubrimiento de lo trascendente de su futura profesión. Cualquier persona que recuerde de su época escolar lo que sentenció un tal Descartes exclamará con cierto fastidio: “¡Vaya!, ahora no sólo tenemos que pensar para existir, además ¡hay que aparecer en los periódicos!”. Y aún se queda corto porque no basta con los “papeles”; están también la radio, la televisión, el cine, la publicidad y esa para algunas personas aún extraña red virtual bautizada con el nombre de Internet.

Todo lo anterior nos puede parecer excesivo. Y lo es: no ha llegado el día en que tengamos que dotarnos de identidad registrando nuestro nacimiento en un canal de televisión. Afortunadamente, nuestra realidad como seres vivos sigue dependiendo de los latidos y dictados del corazón, tanto biológicos como líricos. Ahora bien, lo que es exagerado para el individuo en particular puede no serlo cuando se junta con otros y crea un grupo, sobre todo si el grupo se va a dedicar al trabajo social. Entonces la máxima del principio sí puede llegar a pesar como una losa. Descuidar los aspectos relacionados con la comunicación restará eficacia a su trabajo y puede que a largo plazo le aboque a un requiescat in pace.

De esto vamos a hablar, de asociaciones y de medios de comunicación de masas. No teorizaremos sobre la comunicación, ni sobre el asociacionismo, ni sobre la función de ambos en la sociedad. Ni siquiera sobre sus relaciones mutuas. No elaboraremos hipótesis, tesis, ni graves definiciones conceptuales. Nuestro objetivo es más modesto. Nos vamos a conformar con acercar a las asociaciones ese mundo de la comunicación de masas, tan aparentemente lejano e inaccesible, y ver la importancia que tiene en el desarrollo del trabajo asociativo. Igualmente, intentaremos comprender cuál es la forma en que actúan cotidianamente los medios de comunicación y eliminar el miedo, la reticencia o la desconfianza que generan. Como último objetivo, procuraremos dotar a las asociaciones de los conocimientos básicos que faciliten recursos suficientes para elaborar su propio material informativo y acceder con él a los medios de comunicación de masas.

Los dos protagonistas de nuestra historia son plurales y variados. Los grupos, asociaciones y colectivos sin ánimo de lucro en los que trabajamos son muchos y muy diversos. Les diferencian sus objetivos, su modo de organización, su tamaño, su capacidad económica… pero la mayoría suele compartir una serie de problemas entre los que encontramos las trabas para dar a conocer lo que critican, proponen y hacen. Por otro lado, los medios de comunicación de masas componen un vasto territorio, no menos dispar, con sus particularidades, sus virtudes y sus miserias. Asociaciones y medios de comunicación son parte de una misma realidad social y entre unas y otros se establece una agridulce relación no exenta de dependencias mutuas.

Conscientes de todo ello, hemos optado por realizar un manual ajustado a las demandas elementales de una asociación estándar. Habrá aspectos que servirán a cualquier grupo, pequeño o grande, otros responden a modelos ideales de difícil aplicación inmediata. En cualquier caso, veremos ideas, pistas, propuestas que van a requerir la visión crítica de cada participante y un esfuerzo de adaptación a las necesidades de su entidad. En lo tocante a los medios de comunicación de masas, nos centraremos en la prensa escrita, la radio, la televisión e Internet. Consideramos que, por sus características, son los que más posibilidades brindan al movimiento asociativo.

El contenido que os ofrecemos es una adaptación del libro “¡Oh, cielos!, ¡periodistas!” de Xabier Bañuelos, editado por el Área de Relaciones Ciudadanas del Ayto. de Bilbao.

Comunicación externa

Comunicación interna y externa

La comunicación es un elemento indispensable en la vida asociativa. No existe grupo si no hay una comunicación fluida entre sus miembros y entre sus distintas áreas. Conocimiento, participación, relación, cohesión, conflicto, trabajo, debate… todo pasa por la capacidad colectiva de crear los canales y los vínculos que garanticen que la información que se genera llegue a cada miembro.

Desde el punto de vista operativo, la eficacia es inseparable de la información. Un grupo cuyas y cuyos integrantes conocen los objetivos que los unen, su función y la de los y las demás, y saben lo que ocurre alrededor y dentro del grupo, trabajarán sin solaparse y con una idea clara de la tarea a realizar y de los fines a conseguir. Si tomamos la comunicación desde su aspecto psicosocial, un correcto flujo informativo democratiza el funcionamiento del grupo, lo hace transparente y permite conocer las aspiraciones, opiniones, intereses y propuestas de quienes lo componen, es decir, hace posible la participación y fortalece el sentimiento de pertenencia. Estamos hablando de la comunicación interna, que se produce dentro del grupo y para el propio grupo, entre sus miembros, sus áreas y sus órganos de decisión. Su función es favorecer la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de sus miembros en el desempeño de sus funciones, al tiempo que apoya la integración grupal.

Pero existe otro ámbito tan importante como el que acabamos de describir. Es el ocupado por la comunicación que se produce entre la asociación y su entorno y que denominamos comunicación externa. Conformado el grupo y asentadas las bases para un trabajo sólido, gran parte de la efectividad de este trabajo va a venir mediada por la capacidad que tenga de darlo a conocer a la sociedad. Y para ello es necesario dotar a la asociación de los recursos apropiados. Nos vamos a centrar en el segundo ámbito, pero un buen sistema de comunicación debe contemplar ambos y trabajarlos con igual intensidad.

Dos características de la comunicación

Para qué comunicarse

Trabajo social significa cambios en la sociedad. Incluso aquellas asociaciones que no cuestionan el sistema llevan dentro de sí un germen de cambio. Podemos hablar con igual propiedad de transformación de actitudes tanto si citamos al Ejército de Salvación como a una asociación de lucha contra la marginación en los barrios pobres de nuestra ciudad, así veamos el trabajo de una O.N.G. de cooperación al desarrollo como los esfuerzos de una asociación de tiro con arco para extender su afición; todas ellas, con independencia de sus motivaciones y de su componente ideológica, intentan modificar pautas de comportamiento: quien no es solidario que lo sea, a quien no le gusta el tiro con arco que le guste. Resulta obvio decir, por tanto, que cualquier colectivo necesita estar en contacto con su entorno. Tan sólo las asociaciones que existen por y para sí mismas o aquellas que viven del secretismo no habrán de preocuparse por encontrar los canales que le comuniquen con el exterior.

El objetivo de cambios en la sociedad es la primera razón que justifica la comunicación externa tanto si se pretende responder a necesidades concretas – la construcción de un pozo en un poblado de Nigeria o la curación de una persona alcohólica-, como si se promueve un cambio global de actitudes y de valores que ponga en solfa nuestro modo de vida, ya hablemos de reivindicaciones ecologistas, feministas o anarquistas. En ambos casos la evolución pasa por la formación de una opinión pública favorable al cambio. El primer paso para lograr la adhesión del individuo, del colectivo o del conjunto social es dar a conocer y explicar el porqué de la propuesta de cambio, el camino a seguir y cómo participar; es decir, hay que informar a la sociedad de quién es el grupo, qué propone, por qué lo hace, cómo y de qué manera unirse a él. Pero no basta con informar. Para formar opinión hay que tener prestigio. Además de que se conozca a la asociación y la problemática que denuncia o los objetivos que persigue, la asociación ha de lograr que se identifique su imagen corporativa y que sea respetada como autoridad en su ámbito de trabajo. Con ambas cosas en su haber, el grupo puede considerar que su opinión y su labor comienzan a ser influyentes, a ser fuentes de transformación. Y para llegar a este punto hace falta un trabajo bien hecho, atractivo y, sobre todo, bien comunicado.

La segunda razón que justifica la comunicación externa en una asociación es su propia supervivencia. Un grupo que no consiga trasladar sus propuestas acaba por morir de apatía, de desinterés y de frustración; deja de tener sentido. Pero, además, es también muy probable que expire por falta de dinero. Hasta hoy, cuatro son las fuentes principales de financiación del movimiento social: socios y socias, donaciones, subvenciones y recursos propios. No se nos escapa que en la medida en que la asociación tenga prestigio será más sencillo “convencer” a la gente para que se asocie o compre una camiseta, o a empresas, organismos e instituciones públicas para que aporten fondos para la gestión y las actividades del grupo. Y volvemos a lo mismo: ¿qué necesitábamos para adquirir esta posición de autoridad? Repitámoslo: un trabajo bien hecho, atractivo y bien comunicado.

No es asunto baladí, por tanto, la comunicación externa. Existen asociaciones muy conocidas que deben su éxito a una inteligente estrategia comunicativa, éxito traducido en número de participantes, recursos e influencia. nos atrevemos a afirmar que la comunicación externa es materia prioritaria para una asociación; ha de ser objeto de atención permanente, no se puede dejar al azar y habrá que dedicarle recursos para que sea eficaz, siempre en función del tamaño del grupo, de su potencial económico y participativo y de sus exigencias.

Ideas a erradicar

El Equipo Claves (1994) nos habla de tres ideas que hemos de erradicar si queremos iniciar con garantías cualquier proceso comunicativo: que la comunicación es espontánea y natural, que es un proceso sencillo y que hay cosas que ya se saben o que se sobreentienden.
En primer lugar, la naturalidad y la espontaneidad en comunicación es, como nos dicen los autores, una verdad a medias. Efectivamente, la comunicación viene precedida de un trabajo de construcción de lo que queremos comunicar y del modo en que vamos a hacerlo. ¿Cuántas veces nos ocurre que no sabemos lo que queremos decir o que no sabemos cómo decirlo? Esto es más evidente si se trata de comunicar algo embarazoso o si va a tener trascendencia pública. Por lo tanto, la comunicación se construye, y más si nos referimos a la comunicación externa en una asociación. Para ello se necesita esfuerzo, voluntad de comunicar y formación para controlar los diversos elementos que intervienen.

En segundo lugar, la comunicación es un proceso complejo donde actúan multitud de aspectos que, si no se controlan, pueden frustrar cualquier intento de llegar al exterior con el mensaje.

En tercer lugar, que los demás saben y nosotros sabemos es un tópico: “sí hombre, ya me entiendes”; “pues no -contesta la otra persona- si no me lo explicas no sé de qué me hablas”. Pocas cosas hay en comunicación tan peligrosas como sobrentender, o creer que quien ha recibido el mensaje tiene que adivinar el pensamiento, que viene a ser parecido. Esto es más peligroso cuando se quiere transmitir una información a un público numeroso y heterogéneo que sólo comparte con el grupo los códigos normalizados en una sociedad. Para tener éxito como comunicadores y comunicadoras, uno de los principios de cabecera es hacer explícito aquello que se quiere transmitir, reiterando y aclarando las veces que sean necesarias para evitar malentendidos.

Factores para una buena comunicación

Qué comunicar

Centrándonos en la proyección exterior de la asociación, podemos dividir los contenidos para comunicar en tres apartados.

El primero de ellos agrupa lo concerniente a la tarea y es el capítulo que más información genera. Abarca por un lado las causas que justifican la existencia de la asociación, sus objetivos y sus principios ideológicos; por otro, la práctica que desarrolla: denuncias, propuestas, actividades, demandas, llamadas, convocatorias, etc., que no son sino el fruto de la reflexión y del trabajo de la asociación, o lo que es lo mismo, los fines y fundamentos del grupo convertidos en propuestas y expresados en mensajes.

El segundo apartado atiende a la transparencia en la gestión y en el funcionamiento de la asociación e informa sobre la organización, desde la estructura hasta la administración pasando por los modos de trabajo.

El último apartado se refiere al fomento de la participación y a la necesidad de captar nuevas y nuevos afiliados.

qué comunicar

La comunicación mediática

En el ámbito de la comunicación externa vamos distinguir dos tipos: directa y mediática. La directa es la que se produce entre emisor y receptor, quien lanza el mensaje y quien lo recibe, sin intervención de terceros, ya sean técnicos o humanos. La segunda, la comunicación mediática, se produce cuando el mensaje es trasladado del emisor al receptor por un intermediario. Estos mediadores pueden ser muy variados, desde una octavilla hasta un gabinete de prensa o un canal de televisión que retransmite por satélite.

Comunicación directa y mediática tienen ambas sus pros y sus contras. Podemos decir que lo que en una son ventajas se transforman en inconvenientes en la otra.

Comunicación directa

 

A favor

  • Su inmediatez, lo que la hace viva y con una mayor capacidad de respuesta por parte del receptor; es, por tanto instantánea y es más sencillo corregir posibles “ruidos”, interferencias que dificulten la recepción.
  • El emisor ejerce un control más estrecho sobre ella esquivando con más facilidad posibles manipulaciones.

 

En contra

  • Su limitada capacidad de difusión. La sujeción a un espacio y a un tiempo concretos pero muy estrechos se ejemplifica muy bien en una conferencia. La comunicación directa termina donde acaba el aforo de la sala. Si se pretende que los temas abordados lleguen a más gente, podemos confiar en el boca a boca de los y las asistentes o trabajar para que radios o periódicos se hagan eco de ella; pero eso es ya comunicación mediática.
  • La inmediatez y la instantaneidad, que son armas de doble filo. Dan vivacidad y dinamismo a la comunicación pero existe el riesgo de que resulte poco reflexiva y muy apasionada, cuestiones ambas que, en determinadas circunstancias, habrá que controlar con firmeza para que la situación no se vaya de las manos.

Comunicación mediática

A favor

  • Gran potencia difusora del mensaje. Tanto si ponemos un cartel en las paredes como si repartimos un panfleto o nuestro mensaje es emitido por la televisión, el público potencial es mucho mayor que si nos ponemos a dar voces en mitad de la calle. Hoy en día, con un ordenador conectado a Internet, se puede leer la prensa vasca en Buenos Aires más actualizada que la versión en papel qué saldrá a la calle en Bilbao.
  • Permite una mayor reflexión. Elaborar una información para transmitirla a través de un medio requiere reflexionar sobre qué se va a decir y cómo vamos a decirlo, jugando con los recursos comunicativos según una estrategia y buscando la manera idónea de llegar al público. A su vez, el receptor también tiene tiempo de meditar sobre lo que le llega y de refrenar, si quiere, los primeros impulsos. En no pocas ocasiones, leído un texto una segunda vez, cuando ha dejado de dolernos la cabeza y estamos de mejor humor, no nos parece tan terrible lo que contiene.
  • Es más permanente. Un papel se puede tirar, pero también se puede guardar, igual que un vídeo o un CD, mientras que algo que decimos en un momento se pierde en el aire o en la memoria.

En contra

  • Es diferida. Primero se elabora la información y después se transmite. Puede ocurrir que desde que se facilita la información hasta que se hace pública, las cosas hayan cambiado hasta el punto de invalidar lo que se decía y, donde dije digo ahora tengo que decir Diego. Es una comunicación más pautada, menos viva, más encorsetada en cánones normalizados y, por lo tanto, más lejana al receptor.
  • Es fácilmente manipulable. Sobre la manipulación ejercida por los medios de comunicación de masas hablaremos en otro apartado. Bástenos ahora con apuntar que, una vez que el mensaje sale de las manos de la asociación hacia una tercera persona encargada de difundirlo, pierde el control sobre él y puede ser modificado. Esto, que es evidente si hablamos de los medios de comunicación de masas, también puede ocurrir cuando se reparte un folleto en la calle. El medio usado, el folleto, ha sido elaborado por la asociación pero, ¿qué ocurre una vez entregado? Que puede acabar en la papelera o siendo leído por veinte personas. ¿Qué garantía hay de que esas otras personas reciben el folleto tal y como lo ha elaborado la asociación? ¿Quién nos dice que no ha sido emborronado, cortado o, simplemente, criticado a la hora de ser mostrado por quien lo recibió en la calle?

Medios “mediáticos”

Podríamos pensar, por lo que vamos diciendo, que radio y televisión, especialmente en lo que se refiere a sus programas en directo, tienen más de comunicación directa que mediática. No le falta lógica, sobre todo si pensamos en algunos programas de televisión donde el espectáculo está por encima de cualquier otra consideración y los contenidos importan poco; o en esos programas de radio a micrófono abierto que se basan en la participación de los y las oyentes. Sin embargo, pocas cosas en radio y menos en televisión se dejan al azar o a la improvisación. Nos asombraría saber cuántas de las charlas, llamadas, apariciones y acontecimientos aparentemente naturales frente a cámaras y micrófonos han sido cuidadosamente preparadas. Y muchas veces, precisamente, para que parezcan naturales. Pero nos basta una pregunta para ver cómo radio y televisión son menos espontáneas de lo que parecen: ¿quién no piensa dos veces lo que va a decir y cómo va a expresarlo si sabe que está siendo enfocado o que va a salir a las ondas para ser escuchada por miles de personas?

El tríptico, el cartel, el panfleto, la octavilla, han sido lo medios más habituales usados tradicionalmente por el movimiento asociativo. Por poco dinero pueden ser elaborados y controlados directamente por el propio grupo y resultan muy útiles usados de manera inteligente sabiendo cómo diseñarlos, a qué público dirigirlos y en qué momento y para qué emplearlos. Las asociaciones con cierta experiencia tienen pericia para explotar estos recursos comunicativos. Pero cada vez más estos medios se quedan cortos; su alcance es muy limitado y se impone dar un salto a otros instrumentos con mayor capacidad de difusión: los medios de comunicación de masas.

Medios y trabajo social

Para qué sirven los medios

Teniendo en cuenta que no es nuestra función aquí teorizar sobre comunicación, vamos a proponer una definición que nos permita salir del paso para saber a qué nos estamos refiriendo cuando hablamos de medios. Vamos a acudir a J. del Rey (1991) quien nos dice que:

“Los medios de comunicación social -también llamados canales o mass media- son aquellas empresas, públicas o privadas, cuyo cometido es emitir información de actualidad desde los soportes físicos y técnicos que la moderna tecnología ha hecho posible”.

La definición, pese a su sencillez, creemos que delimita suficientemente el concepto “medio de comunicación de masas” con la salvedad de Internet, de lo que hablaremos más adelante.

La importancia del papel que representan estos instrumentos de comunicación en el mundo actual viene dado por la finalidad que cumplen en el complejo entramado social en el que vivimos. Y hemos de ser conscientes de que su influencia va un paso más allá de la meramente informativa. Volviendo al ya aludido J. del Rey (op.cit), los medios de comunicación de masas además de informar:

“Generan y difunden los mensajes que van a proporcionar a la sociedad un modelo del mundo y, desde él, una imagen de sí misma y un conocimiento de lo que pasa en el mundo sobre el que informan”.

No sólo nos dicen lo que ocurre sino que difunden pautas, modelos, valores y actitudes. Muestran la realidad pero, al narrarla, la recrean. Aunque quieran ser honrados y aplicar los criterios de neutralidad y objetividad, dos periodistas que relaten un mismo hecho no contarán exactamente lo mismo ni de idéntica manera. Por si esto no fuera bastante, los medios de comunicación de masas modelan la realidad; y no estamos hablando de intenciones bastardas y perversas, nos referimos a su capacidad para potenciar unas maneras de entender la vida y de censurar otras, capacidad que, inevitablemente, se transforma en práctica cotidiana.

Ordenando sus funciones, José L. Calvo (1996) propone que los medios de comunicación:

“Conectan personas e ideas; inventan nuevos modelos de conocer y valorar en la sociedad; informan; regulan el comportamiento, los valores y los programas. Finalmente, entretienen. (…) En suma los medios de comunicación social reflejan y configuran la sociedad”.

Es fácil deducir el enorme valor que encierra para el trabajo social el potencial de transformación que poseen los medios de comunicación de masas.

Características de los media

Tomando como referencia la clasificación que establece José Luís Calvo (op.cit), vamos a resumir en doce las características de los medios.

1.- Universalidad

Los medios de comunicación de masas deben ser accesibles y estar elaborados según códigos normalizados en la sociedad o el grupo al que se dirigen.

2.- Variedad

Existe una amplia gama de medios que atienden a infinidad de variables: ámbito de difusión, temática, público, formato, soporte, tratamiento de los contenidos, afinidades sociopolíticas, etc. Esta diversidad obliga a que el lenguaje empleado y la capacitación de sus profesionales sean específicos.

3.- Continuidad

Los medios de comunicación de masas mantienen con la audiencia una relación constante; la periodicidad puede ser variable, desde las 24 horas continuas de emisión de una de radio hasta la edición semestral de una revista de sociología, pero siempre el público espera encontrarse con el medio en unos momentos determinados.

4.- Trabajo colectivo

La elaboración de mensajes informativos es una labor colectiva. En ella intervienen desde el consejo de redacción, que fija los temas, hasta el redactor o la redactora que reelabora textos de agencia. Un mismo texto informativo puede haber pasado por las manos de varios profesionales antes de aparecer publicado.

5.- Organización empresarial

Los medios de comunicación son empresas y su objetivo es la rentabilidad económica. Esto implica una estructura, una organización, una gestión y una dinámica de trabajo orientadas a la obtención de beneficios, lo cual no siempre es compatible con la independencia frente al poder y puede cuestionar su rigor y su neutralidad.

6.- Estructura técnica y tecnológica

Cada medio tiene requerimientos técnicos y tecnológicos específicos. Los adelantos tecnológicos están reestructurando sus procesos internos, desde su gestión hasta su relación con las audiencias, pasando por los modos de trabajo o la calidad estética del producto final. No estar al día en la aplicación de las novedades tecnológicas en un medio puede, incluso, provocar su desaparición.

7.- Rapidez

La transmisión eficaz de información pide rapidez. No se puede decir que se ha vencido en la carrera contra el tiempo pero los pasos dados son enormes: actualmente, el lapso entre el momento de conocer un acontecimiento y que éste se difunda por los media convertido en noticia, nunca supera las 24h.

8.-Unidireccionalidad

Aunque es una característica cada vez más cuestionada de la mano de las nuevas tecnologías, hoy por hoy la relación emisor-receptor sigue produciéndose en un único sentido: del medio al público. Los escasos instrumentos que tienen los medios de comunicación para facilitar la participación de la audiencia (cartas al director, llamadas telefónicas, etc.) no nos permiten hablar con propiedad de interactividad.

9.- Contextualización

No podemos separar al medio de comunicación del contexto en el que trabaja. Un caso de corrupción en la administración no va a ser abordado de igual manera si ocurrió hace dos años y sale ahora a la luz que si se conoce en el momento en que se produce; igualmente no tiene el mismo tratamiento en los medios de nuestro entorno si el protagonista es el gobierno de nuestro país, el de Estados Unidos o el de Mongolia.

10.- Ideologización

Todo medio de comunicación responde a una línea editorial y toda línea editorial responde a una ideología, a una manera de entender y de afrontar la realidad histórica en que se inserta el medio. Si tomamos como ejemplo a los dos periódicos españoles de mayor tirada, nos encontramos con que EL PAIS se define como un periódico con “clara vocación de europeo, defensor de la democracia pluralista según los principios liberales y sociales, y que se compromete a guardar el orden democrático y legal establecido en la Constitución” (1996). Por su parte, El Mundo declara que el diario aspira a ser “progresista, comprometido con la defensa del actual sistema democrático, las libertades públicas y los derechos humanos” (1996). Sea o no explícita la declaración de principios ideológicos, éstos existen, responden a una escala de valores que condicionan sus contenidos y el tratamiento que hace de ellos.

11.- Concentración

Actualmente existe la tendencia a la concentración de medios en grandes grupos empresariales de comunicación. Vocento, por ejemplo, además de su periódico bandera, El Correo, es dueño de varios periódicos regionales españoles con sus correspondientes versiones digitales, posee la agencia de información Colpisa, tiene un porcentaje de las acciones de Telecinco, canales de televisión digital terrestre y local en muchas provincias y una emisora de radio de ámbito estatal; además, tiene productoras de televisión, portales y canales temáticos en Internet, una productora de contenidos digitales, un gestora de comercio electrónico, canales de anuncios clasificados en la red, un proveedor de servicios integrales de Internet y participa en otras empresas del ramo de la comunicación como distribuidoras, servicios de impresión, prensa gratuita, servicios telefónicos, empresas de organización de eventos y prensa internacional. Este proceso de concentración crea empresas fuertes capaces de resistir presiones externas. Pero, de igual modo, genera un peligroso oligopolio que, al aglutinar el poder de informar en unas pocas manos, supone una amenaza para el derecho a una información plural y libre.

12.- Complementariedad

Los medios de comunicación no se excluyen entre sí. El público normalmente recibe información de varios de ellos a lo lago del día. Además, los enfoques dados por los diferentes medios, la cantidad de información o la prioridad en el tratamiento de unos u otros temas hacen que sea conveniente diversificar nuestros medios de información.

Nos necesitan

Es usual que la relación del movimiento asociativo con los medios de comunicación esté mediada por una mezcla de necesidad y desconfianza. Son pocas las asociaciones que se atreven a tratar de tú a tú con prensa, radio y televisión. Cuando ocurre, suele tratarse de organizaciones reconocidas socialmente y con autonomía económica. El resto acostumbra a mirar a los medios de comunicación con un respeto rayano con el miedo o la impotencia. Pocas veces se les ocurre pensar a los miembros de una asociación que detrás de las ochenta páginas del diario que adquieren cada mañana hay un buen número de hombres y mujeres trabajando, personas que van a la compra, llevan a su prole al colegio, padecen los mismos problemas y las mismas contradicciones que el resto de las y los mortales e, incluso, participan en alguna O.N.G. No hay que perder el respeto a los medios pero tampoco hay que sacralizarlos ni temerlos; no se debe pensar que los medios van a abrir sus puertas sin más, pero tampoco hay que dejarse convencer por la idea de que es imposible que lo hagan.

Primer paso: relativizar

Lo primero que ha de plantearse es relativizar la importancia del propio trabajo. Existe la tendencia a considerar los objetivos y la labor de la asociación como el ombligo de la acción social. Quizá sea trascendental o quizá no tanto pero, en cualquier caso, hay muchas cosas importantes por ahí a la espera de su oportunidad. Además, el volumen de acontecimientos noticiables que se generan actualmente es inmenso, y como dato podemos decir que sólo entre un 5 y un 10% de la información que llega a un periódico aparece impresa al día siguiente. No valorar en exceso la importancia de la asociación es un ejercicio de realismo que hará tener los pies en el suelo y evitará frustraciones.

Segundo paso: a pesar de todo, querernos

Dicho lo anterior, tampoco se debe poner el péndulo en el extremo contrario y creer que somos tan poca cosa que nadie nos va a querer. Hemos hablado de ser realistas, no de tener complejo de inferioridad ni de minusvalorar lo que hacemos. El futuro de la humanidad no dependerá de la asociación, pero su trabajo y su función son, sin duda, importantes. Parte de su trabajo consistirá, por tanto, en plantearse las cosas con calma y diseñar y aplicar una estrategia destinada a convencer a los medios de que el mensaje de la asociación es útil, atractivo e interesante, digno de ser llevado al conocimiento general. Acceder a los medios de comunicación se convertirá en uno más de los objetivos del grupo.

Tercer paso: gigantes con pies planos

El siguiente paso es considerar a los medios en su justo término. Son entidades grandes, importantes en nuestro entramado social y, por supuesto, con poder, pero no son tan prepotentes, autosuficientes y lejanos como a veces se piensa. Rara vez dan algo gratis, cierto, pero a veces sorprenden reflejando noticias de las que podían haber prescindido. En cualquier caso, es importante saber que los medios de comunicación necesitan a las asociaciones porque son parte de la realidad social sobre la que informan y suponen una interesante fuente de información.

No hemos de perder de vista tampoco que los medios de comunicación tienen sus debilidades y, en más de una ocasión, una asociación puede sacarles de un apuro; ¿acaso nunca una emisora de radio ha llamado a la oficina del grupo pidiendo una entrevista “para ya mismo” porque les ha fallado a última hora el personaje de turno? Esas cosas también tienen su precio y hay que saber cuánto cobrar, cuándo y cómo administrar provechosamente los réditos.

Por terreno resbaladizo

Las asociaciones han de aprender a caminar por el terreno de los medios de comunicación y conocer sus reglas para saber de qué forma y en qué dirección mover ficha. Algunas de estas reglas de juego se evidencian en las características que veíamos definían a los medios de comunicación de masas. Otras claves que viene bien conocer son las que nombramos a continuación.

  1. No podemos sustraernos a su influjo porque los medios de comunicación de masas son una de las bases de la sociedad actual. Más vale jugar con pragmatismo y tenerlos como aliados o, por lo menos, evitar que sean enemigos. Esto no quiere decir que hayan de considerarse intocables y exentos de crítica, pero ésta, cuando haya de hacerse, ha de ser razonada y razonable, es decir, fundamentada en errores graves y teniendo en cuenta los condicionantes y los límites del propio medio. Por ejemplo, se debe criticar a un medio de comunicación si ha falseado la realidad o si ha ofrecido con inexactitudes importantes la información que le ha dado la asociación, pero resulta una actitud estéril enfadarse con un medio porque no haya recogido en la agenda una conferencia de la asociación, cuando se celebraba otra más acorde con su línea editorial y no había sitio para las dos.
  2. La realidad se reconstruye. Una cosa es lo que ocurre, otra es lo que cuentan los medios de comunicación y otra lo que asimila el receptor; o dicho de otro modo, la realidad en la sociedad mediática es el producto final de un proceso de reconstrucción donde intervienen el acontecimiento, el medio y el receptor. Si nos referimos al acontecimiento podemos decir, por ejemplo, que su complejidad o el contexto donde acontece condicionan el modo en que los medios de comunicación lo recogen o la “cantidad” de realidad que pueden ofrecer. No es lo mismo informar sobre un concierto que sobre el entramado de un delito de corrupción. En el primer caso es fácil ya que el periodista puede presenciar el hecho y abarcarlo sin problemas. En el segundo caso acceder a la información es problemático cuando no peligroso y las variables, los elementos y los sucesos que conforman la información suelen ser confusos y complejos. Si nos referimos a los medios de comunicación, no olvidemos que éstos, como dice J. L. Calvo (op.cit), construyen su propia realidad. Efectivamente, la elaboración de una noticia es un proceso de recreación de los acontecimientos donde intervienen desde los intereses del medio hasta el humor de la redactora o del redactor de turno. La realidad que nos llega desde los medios de comunicación es una realidad estructurada, organizada y cuidadosamente preparada, muy distante del ajetreo que rodea la vida social. Además, aquello que no reflejan o que silencian los medios de comunicación puede que nunca llegue a ser parte de nuestra realidad, simplemente porque no lo llegamos a conocer. Si nos referimos a los receptores, también ellos y ellas participan. Reconstruyen los acontecimientos con su capacidad de comprensión, su capacidad de análisis crítico y sus necesidades. Un mismo acontecimiento nunca es visto y aprehendido de igual manera por dos individuos diferentes; mientras uno apenas le presta atención y lo olvida, para otro puede ser una noticia fundamental. A efectos prácticos, cuando una asociación elabore un mensaje no debe olvidar que es éste el único paso que controla al cien por cien. Una vez que el mensaje es enviado al medio de comunicación para ser difundido la situación pasa a otras manos; pero sí puede poner en juego recursos previos que, teniendo en cuenta al medio y al público al que se dirige, minimicen los efectos nocivos de esta falta de control. Algunos de estos recursos serán el objeto de los siguientes apartados.
  3. Fondo, forma y lenguaje son indisolubles en comunicación. Sin contenido no hay información -no se puede informar “de nada”- pero igual de cierto es que tampoco podemos informar sin unos códigos comunes que hagan comprensibles los mensajes y sin una forma que los estructure. Cada uno de los medios de comunicación tiene su propio lenguaje y su propia manera de presentar los contenidos. Refiriéndose a las publicaciones impresas, Jesús Canga (1994) afirma que “no sólo lo que se publica (el contenido, las noticias) tiene importancia, sino que dónde se publica y cómo se publica influye decisivamente en el impacto que esa información tiene sobre el lector”9. La forma, el cómo, es también parte de la comunicación, parte incluso del mensaje. Cuidar el lenguaje y la presentación de los mensajes facilita su acceso a los medios en una primera instancia y su comprensión por el público en una segunda.
  4. Capacidad creativa para hacer atractivos los mensajes y saber adecuarlos a la forma, los contenidos y los lenguajes diversos de los medios. Lo chocante, lo innovador, lo original, lo controvertido, lo espectacular son elementos apreciados por los medios de comunicación; y vale tanto para la presentación de los mensajes como para el diseño mismo de las propuestas y actividades a realizar. Con respecto a esto, es conveniente que la acción sea susceptible de convertirse en noticia. Repartir octavillas en la calle difícilmente va a llamar la atención de los medios, pero cubrir con plásticos todas las estatuas de la ciudad, pedestales incluidos, o construir con cartón una réplica a tamaño natural de una ballena y pasearla por la ría lanzando cohetes seguro que merecen, como mínimo, una foto en los periódicos del día siguiente. Evidentemente, hay que avisar a los medios de lo que se va a hacer.

A qué medios acudir

¿Qué medios son los más dispuestos a dejar un hueco a las asociaciones? ¿Cuáles son los más reacios? Con independencia del buen hacer de la asociación y de los recursos que ponga en marcha, no cuesta lo mismo aparecer en uno o en otro medio.

Veámoslo en la siguiente escala elaborada en función de tres criterios:

  • el soporte (prensa, radio y televisión);
  • el área de difusión (local/regional y no local);
  • la periodicidad (diaria y no diaria, para la prensa).

Escala de accesibilidad a los medios

Según el soporte

Se puede afirmar que la radio es más accesible que la prensa y ésta más que la televisión. La radio es un medio muy útil para las asociaciones: es cercano a la realidad, al día a día y al público; con un poco de experiencia, el mensaje puede ser controlado por la asociación; tiene mucha audiencia y, además, ha de llenar de contenido muchas horas, con lo cual, no será raro que tarde o temprano llegue el turno a las asociaciones.

La prensa resulta más difícil, su espacio es más limitado y su funcionamiento más rígido pero, como contrapartida, añade solemnidad a la información que difunde, la reviste de seriedad, reflexión y sobriedad. El medio más trabajoso es la televisión, pero tiene como ventaja su gran audiencia.

Según el área de difusión

La relación que se establece es: a mayor área mayor dificultad de acceso. Así, será más fácil colocar el mensaje de la asociación en un periódico, una radio o una televisión de nuestra ciudad que si son de ámbito estatal. Y en el caso de la prensa escrita diremos, además, que la diaria ofrece una menor resistencia que la no diaria.

Otros criterios

Además de los descritos, existen otros criterios que no podemos dejar de tener en cuenta. Así, un medio especializado en la temática en la que trabaje la entidad nos pondrá menos dificultades que un medio generalista; de igual manera, un medio cuya línea editorial comulgue con la ideología de la asociación será más proclive a informar sobre su trabajo.

Qué comunicar

La estrategia de comunicación

Definición y aspectos

La estrategia de comunicación es la herramienta de planificación que sistematiza de manera global, integral y coherente los objetivos generales, las tácticas, los mensajes, las acciones, los indicadores, los instrumentos y los plazos que la organización va a poner en juego para trasladar su imagen y su mensaje al exterior en un periodo determinado. Este periodo va a ser amplio -cuatro años por ejemplo-, y será operativizado por planes anuales que gradúen la consecución de los objetivos generales mediante objetivos específicos a más corto plazo, y establezca un calendario de actividades a desarrollar. Abarca un abanico muy amplio de aspectos y tareas que van desde la imagen corporativa hasta la gestión de medios, pasando por las relaciones públicas o la corrección de textos. En este apartado nos vamos a centrar en la gestión de medios.

El proceso comunicativo

A la hora de planificar la estrategia de comunicación externa, consideraremos los aspectos que vemos a continuación.

1.- Derivados de la estructura, funcionamiento y componentes de la asociación

  1. Participantes
    Un número elevado de socias y socios puede permitir disponer de fondos propios suficientes para trabajar sin dependencia económica externa, lo cual garantiza autonomía de gestión e ideológica y mayor libertad de expresión. También se ha de tener en cuenta el grado de implicación de las personas asociadas en la vida del grupo: una participación elevada y un alto grado de compromiso posibilita ampliar el campo de acción, destinar personas a las diversas tareas que debe desarrollar el grupo y una mayor representación social. De lo contrario, la asociación se verá obligada a ser cuidadosa con lo que dice y contra quién habla, y a ser atinada al dar prioridad a las tareas que aseguren su funcionamiento y el cumplimiento de sus objetivos.
  2. Recursos económicos
    Una asociación con dinero abundante puede contratar personal o servicios para desempeñar diferentes cometidos, desarrollar con comodidad sus proyectos y contar con equipamiento adecuado. La escasez de fondos resta capacidad de maniobra, limita las posibilidades y obliga a una mayor dependencia de factores externos.
  3. Formación de los miembros y planificación
    Las labores de comunicación son complejas y no puedan dejarse a la buena voluntad. Requieren formación en las personas que vayan a desempeñarlas. Tampoco se pueden abandonar a la buena suerte. Es necesaria la creación de una estrategia comunicativa según las posibilidades y las necesidades de la asociación pero con previsiones a corto, medio y largo plazo que garanticen la continuidad. De igual forma, la elaboración de los contenidos pide preparación.
  4. Conocimiento de la propia asociación
    Para trabajar la comunicación externa es necesario un conocimiento exhaustivo de los entresijos de la asociación. Todo es importante, desde los fines que persigue hasta si tal o cual miembro está de viaje, no vaya a ocurrir que sea el único especialista en esa materia sobre la cual estamos lanzando una campaña de sensibilización.
  5. Calidad de los miembros
    No es que haya miembros de primera y de segunda, simplemente puede ocurrir que haya personas que saben de unas cosas y personas especialistas en otras, o militantes anónimos con gran dedicación y afiliados que no pueden implicarse tanto pero, que por su prestigio, pueden funcionar como un buen señuelo o un buen apoyo a la hora de difundir un mensaje o una campaña.

2.- Los derivados del entorno y de los medios a utilizar

  1. Conocimiento de los asuntos sobre los que se va a informar
    Parece una perogrullada pero en muchas ocasiones las asociaciones son cogidas en fuera de juego bien por no dominar el tema que intentan divulgar o bien porque la persona que las representa no está versada en la materia.
  2. Conocimiento del entorno
    Es un requisito previo saber el terreno que se pisa: cómo está compuesta la sociedad en la que se trabaja, cuáles son sus virtudes y sus defectos, cuáles sus conflictos, a qué muestra más resistencia y cómo se le puede hacer reaccionar. No es lo mismo difundir mensajes ecologistas en una sociedad opulenta como la Noruega, que hacerlo en un suburbio de Ciudad de México, donde las medidas ambientales a tomar son más urgentes, pero donde la escasa formación de las personas va a requerir un proceso más largo y lento de toma de conciencia, y eso después de resolver su principal problema que es no morirse de hambre. Son casos extremos, pero ilustran bien la necesidad de conocer dónde y con quién estamos jugando para saber si apostar sobre un farol o asegurarnos una buena baza.
  3. Posición social de la asociación
    En todo proceso de comunicación externa tiene que haber feed back o retroalimentación es decir, que de la misma manera que la asociación difunde sus mensajes, debe buscar y recibir respuesta del sujeto a quien se los envía. Esto permite saber hasta qué punto se es eficaz en la transmisión de la información, averiguar el grado de penetración, de efectividad de los mensajes, y conocer la imagen de la asociación, punto clave para diseñar estrategias que la potencien.
  4. Público al que nos dirigimos
    Hay que distinguir entre dirigirse a toda la sociedad y a colectivos específicos. No da lo mismo trabajar con amas de casa que con jubilados, con adolescentes que con médicos. No hay dos colectivos iguales, manejan códigos y lenguajes diferentes y tienen necesidades distintas. La asociación debe diseñar estrategias diferenciadas adaptando el lenguaje, los medios y los formatos a las características de los destinatarios del mensaje.
  5. Relevancia del asunto y momento adecuado
    Un defecto muy común es creer que a todo el mundo, en cualquier momento, le tiene que interesar lo que a la asociación le parece importante y oportuno. No siempre es así. Cada asunto tiene un momento y cada momento tiene su asunto. Errar en esto puede llevar a caer en el ridículo, a dar una imagen de soberbia por creerse el ombligo del mundo o, simplemente, a no provocar más que indiferencia, lo cual puede ser aún peor.
  6. Medios que vamos a usar
    Dependiendo del mensaje, del público al que dirigirse y de los recursos de que se disponga, habrá que estudiar cuál es el mejor medio para llegar donde o a quien se desea. Unas veces será bueno invertir el tiempo que sea necesario para convencer a la televisión de que saque a la asociación en pantalla durante unos segundos; otras bastará con repartir trípticos por el barrio o pegar unos carteles. No siempre lo más grande es lo mejor; lo mejor es siempre lo más eficaz. Un ciego jamás verá un cartel por enorme que sea. La eficacia se mide en resultados, no en pompa ni en boato.
  7. El dilema entre el fondo y la forma
    ¿Qué es más importante, el fondo o la forma?; ¿qué es más importante, lo que se dice o cómo se dice? A priori, seguro que tenemos la tentación de optar por el fondo ya que, a fin de cuentas, lo que importa es el mensaje, el contenido… Sin embargo, no es tan sencillo ya que el mejor de los regalos puede ser rechazado si no va convenientemente envuelto. El cómo se dicen las cosas condiciona de tal modo a quien tiene que oírlas que el dilema desaparece. No sólo hay que decir cosas interesantes, además hay que decirlas bien. Y hasta tal punto nos va a ocurrir como a la mujer del césar, que en ocasiones habrá que sacrificar contenido para poder presentarlo de manera que sea bien acogido. Y es que lo importante no es cuántas cosas se dicen sino cuántas cosas son aprehendidas por los destinatarios del mensaje.
  8. Relaciones con otros grupos y personas
    Siempre es mejor llevarse bien con quien nos rodea. No sólo porque en un momento determinado se puede acudir a ellos como garantes o como apoyo logístico, sino porque se evita tener enemigos que anden fastidiando.
  9. Competencia
    Nos guste o no es así: cada asociación es una más en el “mercado” social y, en términos informativos, es una de tantas fuentes, y su trabajo, su mensaje, uno de tantos temas. La asociación tiene que competir por hacer interesante su labor y presentarla bien para que se hagan eco de ella la sociedad en último término y los medios de comunicación en un paso intermedio muchas veces imprescindible.

Una estrategia de medios

La relación de la asociación con los medios de comunicación no se debe confiar al azar. Tampoco debemos dejarla a la improvisación ni a la buena voluntad. Hay que crear una estrategia que nos permita acceder a ellos. Los cuatro pasos básicos a dar para elaborarla son los que vemos a continuación.

1.- Generación de los recursos internos

Si la asociación asume la relación con los medios como una tarea importante, habrá de tener claro que las cosas no se hacen solas. Es necesario que destine recursos a este cometido partiendo de la creación de un área de trabajo que se encargue de esta labor. Lo ideal es contar con varias personas con dedicación exclusiva, pero si el tamaño del grupo no lo permite varios de sus miembros se harán cargo de la comunicación externa como ocupación prioritaria. Además de los humanos, otros recursos necesarios son: un espacio donde poder trabajar y archivar la documentación, un teléfono (a poder ser con fax), un ordenador con impresora y conexión a Internet y conocimientos mínimos de redacción periodística. Otros recursos útiles son, por ejemplo, la asesoría de profesionales de la comunicación, conocimientos en materia de diseño gráfico, fotocopiadora, grabadora…

2.- Estudio de medios y entorno

Antes de iniciar cualquier estrategia es necesario conocer aquello sobre lo que vamos a actuar, en este caso el entorno y los medios de comunicación. En primer lugar debemos conocer la sociedad de la que formamos parte: su composición, cómo se manifiesta, cuáles son sus mitos y sus demonios, cuál es su estructura, cómo se establecen las relaciones entre los individuos, los grupos y las instituciones, cuáles son sus canales de comunicación… es decir, todo aquello que permita prever cómo puede reaccionar frente a los mensajes que lance la asociación y establecer la manera más adecuada de hacerlos llegar. Si la asociación dirige su actividad a grupos sociales concretos tendrá que encaminar su estudio en especial hacia ellos. Y si vamos a usar los medios de comunicación como vehículos para hacer llegar nuestros mensajes, es obvio que debemos conocer con quién nos jugamos los cuartos. Citamos a continuación algunos de los aspectos más importantes a estudiar en relación a los medios.

  1. Número de medios y sus características.
    Es lo primero: quiénes son, de qué tipo (periódicos, revistas, radios, televisiones…), cuál es su periodicidad, dónde están y cómo entrar en contacto con ellos. No viene mal saber cuáles son empresas individuales y cuáles forman parte de algún grupo de comunicación. Envío de informaciones a un medio de comunicación
  2. Líneas editoriales
    Dos son los aspectos más interesantes a conocer: la ideología de cada medio y sus prioridades informativas, es decir, los temas por los que tienen preferencia.
  3. Grado de especialización
    Cuáles son los medios de información general y cuáles los especializados, y, de estos, en qué están especializados (sectores profesionales, grupos de edad, temática, etc.).
  4. Peso social
    Es decir, su capacidad de influir en su entorno, de generar opinión. Las cuatro variables que mejor orientan para valorar el poder social de un medio son: a/ el soporte (radio, prensa, televisión…); b/ la tirada (cantidad de ejemplares que salen a la venta) y el número de lectores y lectoras en el caso de la prensa o la audiencia si es radio o televisión (se estima que cada periódico vendido es leído por cuatro personas y que por cada llamada a la radio hay 200 oyentes); c/ el ámbito territorial de difusión; y d/ la implantación en grupos sociales específicos o en centros de decisión.
  5. Estructura y organización
    Estos dos aspectos deben ser analizados tanto si nos referimos al medio como empresa o como vehículo de comunicación. Es interesante saber sus objetivos empresariales o su organización laboral, por ejemplo, para saber si prima el beneficio económico sobre la calidad informativa. En lo referente al medio como canal de comunicación, hay que conocer aspectos como las secciones o la programación, el peso de la información sobre la opinión o la publicidad, las características de su diseño y sus formatos, o cómo elaboran el material informativo.
  6. Los y las profesionales
    Es importante conocer el equipo humano del medio, tanto en el área comercial como en la periodística. No es lo mismo tratar con buenos y buenas periodistas que con profesionales mediocres o sensacionalistas.

3.- Planificación de la estrategia

Antes de planificar acciones dirigidas a los medios hemos de tener en cuenta una serie de puntos.

  1. Llevar la iniciativa
    La asociación no puede estar esperando a que los medios se acerquen a ella. Es la asociación la que debe hacerse presente en los medios proponiendo temas y enviando información.
  2. Darse a conocer
    Antes de poner en marcha cualquier iniciativa, la asociación ha de haberse preocupado de que los medios sepan que existe y qué hace, dónde localizarla, cómo, cuándo y a través de quién.
  3. Establecer relaciones personales
    Es conveniente tener personas de referencia dentro de los medios, saber quiénes se encargan de los temas que nos afectan e intentar establecer algún tipo de relación con ellas. Esto segundo lleva su tiempo y suele ser fruto de contactos reiterados o de complicidades generadas por “favores” mutuos.
  4. Insistir
    Aparecer en los medios no es fácil pero no hay que tirar la toalla. La asociación no puede dejar de enviar la información que considere necesaria y siempre que lo crea oportuno. Cuando menos lo espere puede encontrar su espacio.
  5. Responder a las demandas
    Si un medio de comunicación acude en busca de información, la asociación debe poder facilitarla, y si no puede, ha de dar una explicación o una alternativa. Y no valen excusas; si un medio llama y no encuentra respuesta, puede perdonarlo una, dos veces, pero a la tercera se buscará otros temas u otras fuentes que le ofrezcan más garantías.
  6. Homogeneidad y continuidad
    La manera de construcción y presentación de los mensajes de la asociación debe responder a una serie de criterios formales que la caractericen y creen un estilo propio que faciliten su reconocimiento. No es ocioso el uso de hojas membretadas con el logotipo y los datos de la asociación, mantener el mismo diseño en la presentación de notas de prensa, la designación de portavoces o el establecimiento de canales de información más o menos oficiales. No se trata de crear estructuras informativas impermeables, pero sí de homogeneizar la salida de información para que llegue a su destino con una marca de identidad que denote seriedad. Por otro lado, la relación con los medios ha de tener continuidad; no se acaba cuando la asociación ha conseguido introducir una nota en un periódico. Incluso cuando no haya nada nuevo que decir hay que buscar la forma de hacer saber a los medios que la asociación sigue ahí.
  7. Amabilidad
    El trato con los medios ha de ser correcto, sin presiones o amenazas que, además, salvo raras excepciones, la asociación no está en posición de hacer.
  8. Reconocimiento
    Sirve de poco enfadarse porque no ha salido la información que la asociación ha enviado a los medios; es más útil reconocer la colaboración del medio cuando se consigue colocar.

Una correcta planificación de actuación con los medios ha de estructurarse bajo los epígrafes que señalamos a continuación.

  1. Tema y argumentos
    Definir con claridad el mensaje y los argumentos que avalan su importancia.
  2. Objetivos
    Establecer una serie de objetivos que marquen una meta precisa. Los recursos que usemos y el tiempo que se emplee han de estar en función de lo que se pretenda lograr sin dispersarse con afanes inconcretos o fines secundarios.
  3. Público y ámbito de difusión
    Delimitar el público y el ámbito territorial a cubrir. La elección de los medios de comunicación a abordar varía al tener en cuenta estas variables.
  4. Relación esfuerzo-rentabilidad
    Los recursos de una asociación (tiempo, miembros, aparatos…) son limitados. Es por ello imprescindible estudiar cómo sacarles el mayor provecho con el menor esfuerzo. Teniendo claros los puntos anteriores, el siguiente paso es valorar qué aporta cada medio y cuáles son las dificultades para acceder a cada uno de ellos calculando el trabajo a invertir. Establecida esta relación y teniendo siempre como criterio la eficacia, se decidirá qué medios son los más apropiados. Sabemos, por ejemplo, que la televisión es el medio de mayor influencia en términos generales. Se puede trabajar para intentar aparecer en un informativo, lo cual garantiza que la difusión del mensaje va a ser la más amplia; ahora bien, quizás el mensaje, por sus características, puede ser transmitido con eficacia similar y menor trabajo si aparece en dos periódicos y una radio. Si la asociación, por ejemplo, quiere actuar sobre un grupo social específico, rentabilizará mejor su esfuerzo si se dirige al medio especializado que llega a ese grupo que si incluye su mensaje en un medio de información general por grande que sea su tirada y amplio su ámbito de difusión.
  5. Plan de trabajo y puesta en marcha
    Hay que poner manos a la obra. Llega el momento de decidir qué recursos se van a utilizar y de qué manera. Se establecerán los plazos y se distribuirán las tareas. Igualmente, se decidirán los instrumentos periodísticos a utilizar. Por un lado, no es lo mismo convocar a una rueda de prensa, hacer una entrevista en radio o enviar por fax una nota de prensa. Una cosa no es mejor que la otra, depende de la relación entre esfuerzo y resultados. Por otro lado, hay que adecuar el mensaje al lenguaje y a las necesidades de los medios elegidos; así, si se envía una nota de prensa a un periódico, conviene redactarla tal y como lo haría un periodista y, si se puede, acompañarla con una foto. Esto no es necesario si lo que se pretende es lograr una entrevista en radio, que lo que va a demandar es una persona que se exprese bien frente a un micrófono. Con una acertada elección de los instrumentos y una correcta elaboración del material informativo se consiguen tres cosas: atraer la atención del medio, facilitar e, incluso, ahorrar trabajo a los periodistas, lo cual es bien recibido, y disminuir el riesgo de manipulación.

4.- Seguimiento y evaluación

La actuación sobre los medios no concluye con el envío de la información. Hay que hacer un seguimiento de cómo la han reflejado los medios: si ha aparecido o no; en qué medios sí, en cuáles no y en cuáles aparece con más frecuencia o profundidad; si los medios se han ocupado de ella, de qué manera lo han hecho, si la han difundido íntegra o si la han reelaborado, y si ha sido así, si han respetado el contenido o no; etc.

Con toda esta información, es conveniente evaluar el proceso para saber las causas de los éxitos y los fracasos. Por ejemplo, el que no aparezca una información facilitada por la asociación puede ser consecuencia de una mala elaboración o distribución del material, de un interés dudoso, de la falta de espacio en el medio, del humor o las prisas del periodista, de la irrupción en la actualidad de un acontecimiento de mayor importancia o, simplemente, del azar. En los dos primeros casos, está claro que corresponde a la asociación mejorar su material informativo y sus canales de distribución; en los demás, la asociación poco puede hacer, salvo esperar y encontrar momento más oportuno.

Hay que aprender de los errores y encontrar nuevos caminos para ocasiones posteriores. Una herramienta muy provechosa es la elaboración de un informe que recoja las apariciones del material informativo facilitado a los medios, la evaluación de cada actuación y un balance de las mismas. Igualmente será muy útil elaborar un dossier de prensa con las informaciones que aparecen en los medios sobre asuntos que conciernen a la asociación.

En este punto hemos de hacer una anotación sobre la actitud a tomar en el caso de que se detecten fallos graves en el tratamiento que dan los medios a la información servida por la asociación. Hemos hablado más arriba de que el trato con los medios ha de ser correcto, amable, sin tensiones. Pero esto no quiere decir que medios y periodistas tengan derecho a hacer lo que les venga en gana con la información facilitada y que la asociación tenga que apretar los dientes y callar.

Si un medio falta a la verdad puede causar graves daños al trabajo de una asociación lo cual no debe quedar sin respuesta. Si esto ocurre, la asociación tendrá que argumentar su postura y deberá recriminar y corregir al medio, hacer uso de su derecho de réplica, exigir una rectificación e, incluso, acudir a los tribunales. Todo depende de los motivos que han conducido a esa situación y de la actitud del medio. No es lo mismo un fallo tipográfico, una negligencia o la manipulación consciente de la información. Tampoco es igual que el medio reconozca su error y rectifique, a que reaccione con soberbia y se niegue a cualquier tipo de reparación. Pero, en cualquier caso, sepamos que los medios no son impunes y la ley protege a quien es dañado cuando faltan al rigor y a la honradez informativa a las que están obligados.

Definición, criterios, elementos y fases de un plan de comunicación
Ejemplo de estrategia de medios para una actividad
Ejemplo de Plantilla para un Plan anual de comunicación
Envío de informaciones a un medio de comunicación

Prensa, radio y TV12

La prensa escrita

Independientemente de las características comunes a todos los medios de comunicación (ver Medios y trabajo social), cada uno de ellos se define por una serie de rasgos que le son propios y que condicionan en buena medida cómo hemos de dirigirnos a ellos y cómo elaborar el material informativo que les vamos a facilitar. Hemos de conocerlos para poder acercarnos a ellos con mayores garantías de éxito. Comencemos por la prensa escrita.

1.- Tipos de prensa

Para establecer una tipología de los medios escritos (periódicos y revistas) se emplean criterios variados. A efectos de lo que interesa a una asociación nos fijaremos en dos de ellos: los contenidos y su área de difusión; ambos tienen mucho que ver con el público al que la asociación quiere dirigirse.

Según los contenidos

  1. De información general: cubre todos los aspectos de la actualidad y está dirigida a todo tipo de público.
  2. Especializada: abarca un solo ámbito temático o un tipo de público definido por alguna característica común (edad, sexo, profesión, afición…).

Según su área de difusión.

  1. Local: su difusión se restringe a un barrio, a un municipio a una comarca o a una provincia.
  2. Regional: se difunde en un área geográfica mayor, como una o varias comunidades autónomas.
  3. Nacional: cubre el territorio del estado.
  4. Internacional: se publica en más de un país.

Cuando la asociación vaya a dar forma a su mensaje, tendrá que pensar en qué tipo de medio escrito va a intentar insertarlo y adaptar los contenidos, el estilo y el lenguaje al público que lo va a leer. En un medio de información general es mejor no dar nada por supuesto, ser explícitos y aclarar lo que no sea obvio. Escribir para un medio especializado, por el contrario, permite presumir el interés por el tema, lo cual libera de hacer grandes alardes para captar la atención de lectoras y lectores. Ahora bien, las personas que consumen estos medios suelen tener un grado de conocimiento previo que permite u obliga a un mayor grado de profundidad y a un lenguaje más técnico, evitando explicaciones sobre aspectos o conceptos que no serían entendidos por el público heterogéneo de un medio de información general. Con el área de difusión ocurre algo similar. No es aventurado suponer que si se escribe en un medio del barrio en el que la asociación actúa, quien lo lea va a conocer, mientras que si escribe para un medio nacional, tiene que comenzar por presentarse, decir de dónde es y a qué se dedica, y su posición social frente a los lectores va a ser mucho más débil.

Tipos de medios

2.- La estructura de un medio escrito

Al abrir un periódico o una revista vemos que la información está agrupada en bloques según características temáticas similares. Son las denominadas secciones, que ordenan los contenidos del medio y facilitan la búsqueda de la información. Así, en un periódico encontramos secciones de política, ocio, economía, cultura, sociedad, local, regional, nacional, internacional, dependiendo del criterio que siga para repartir sus contenidos. Las secciones no sólo dividen la información, también funcionan como ámbito de especialización, es decir, dividen a las lectoras y los lectores según sus intereses, y no es raro que se compre un periódico porque tiene una buena sección de información local o cultural. También hay que tener en cuenta que hay secciones en un periódico que son más leídas que otras y que el propio medio suele jerarquizar la importancia que concede a sus secciones; se puede decir, con carácter general, que el medio abre sus páginas con su sección principal y, cuanto más alejada esté la sección de la primera página, menos importancia le concede.

Además de secciones, los medios escritos, sobre todo los periódicos, tienen ediciones territoriales y suplementos. Los suplementos son cuadernillos o revistas con cabecera propia y especializados en un tema o en un público, que se venden con la publicación y se pueden separar del cuerpo central. Son fijos pero su periodicidad puede no coincidir con la del medio en que se publican. Las ediciones territoriales por su parte son los ejemplares que se distribuyen en un área geográfica concreta con una sección específica dedicada a la misma. Los periódicos vascos tienen ediciones territoriales (Bizkaia, Gipuzkoa, Araba, Margen Izquierda, Durangaldea, Uribe Kosta, etc.) y algunos nacionales tienen también ediciones autonómicas, como el caso de EL PAIS con sus ediciones País Vasco, Cataluña o Andalucía.

Con todo esto la asociación decidirá a dónde dirigir su trabajo dentro del medio. Es más fácil que el texto salga publicado en la edición donde la asociación desarrolle su actividad pero eso significa que el público que recibe otras ediciones no va a tener acceso a la información. Por el contrario, aunque conseguir meter la información en una sección común a todas las ediciones (como regional o nacional) es más difícil, garantiza una difusión más amplia. También hay que contar con los suplementos, idóneos para una información que se quiera presentar a un tipo público concreto. Por ejemplo, una información dirigida a los y las jóvenes, será más eficaz si se consigue que salga en el suplemento dedicado a ellos y a ellas que en las páginas de información general.

La asociación, por tanto, puede construir su información en función del lugar del medio donde pretende sea publicada, enviarla directamente a esa sección e, incluso, acompañarla con una indicación de dónde le gustaría que estuviera (lo cual no garantiza nada). Pero para que el trabajo sea realmente eficaz, tendrá que conocer cuál es el criterio del medio a la hora de dirigir a una u otra sección las informaciones relacionadas con el tema que propone la asociación. Porque de nada sirve que la asociación se empecine en publicar algo en la sección de nacional, cuando sabe que el medio deriva esas informaciones a la de local. Es perder el tiempo y las energías, y ni el uno ni las otras sobran. ¿Se puede conocer el criterio que emplea un medio para distribuir sus noticias? Sí, observándolo durante un tiempo para localizar los temas que nos interesan y ver dónde los insertan. Es un aspecto más a investigar en el análisis de medios que haga la asociación para su estrategia de comunicación.

La estructura de un periódico

3.- Aspectos a tener en cuenta

  1. Cuanto mejor se elabore la información más posibilidades de que aparezca bien reflejada en el medio, pero eso no significa que vaya a ser respetada en su literalidad. Es muy posible que sea modificada. Y esta modificación puede consistir en cambios en la redacción para adaptarla al estilo del medio, en refritos con otras informaciones, en aparecer acompañando a una información más amplia… Hay que recordar que no se envía información para lucir lo bien que escribimos, sino para que sea publicada; por lo tanto, no hay que dar importancia a las modificaciones siempre que el contenido y el sentido de la información sean correctos.
  2. Acompañar el texto informativo siempre que se pueda con información adicional, incluidas fotos o diapositivas.
  3. Los medios escritos planifican su trabajo y funcionan con plazos. Un diario tiene una hora de cierre a partir de la cual no entra más información salvo que sea de importancia excepcional, en cuyo caso puede llegar a tirar una segunda edición. Esta hora varía según los periódicos. Una asociación enviará la información con tiempo, a poder ser la mañana del día anterior al de su publicación para que el periódico tenga tiempo de pensar si la mete y dónde la mete. En medios con periodicidad más espaciada también hay que enviarla con tiempo ya que se suele trabajar con sumarios a varias semanas o varios meses vista, con la dificultad añadida de que, al aparecer con menor frecuencia, la posibilidad de tener un espacio es menor.

Proceso de producción de la noticia en prensa generalista

La radio

Es un medio excelente para las asociaciones. La diversidad de su programación, la cantidad de horas de emisión que tiene que llenar, su gran vocación de servicio y su heterogéneo público hacen de la radio un medio muy accesible al mundo asociativo. Además, su popularidad y gran audiencia, su cercanía a la ciudadanía y su credibilidad la convierten en una buena aliada.

1.- Características

  1. Usa lenguaje sonoro. La radio se expresa a través del sonido, en cuatro palabras: la radio se escucha.
  2. Es un medio caliente. La radio es rápida, ya que gracias a su simplicidad técnica puede llegar con celeridad al lugar donde está aconteciendo la noticia; es inmediata, pues puede transmitir en directo en cualquier momento; y es continua, emite las 24 h. del día sin interrupción.
  3. Es cercana. Porque llega con facilidad al público, basta tener un barato aparato receptor y las ondas llegan gratuitamente; porque su estilo es llano, directo, cotidiano; y porque permite un grado de participación de la audiencia superior a cualquier otro medio.
  4. Su mensaje es perecedero. Hasta hoy, la palabra hablada no permanecía más que en el archivo sonoro de las propias emisoras o en alguna audioteca, pero en la actualidad, Internet y los podcast comienzan a cuestionar su volatilidad..
  5. Es ligera. Media hora de informativo puede equivaler en palabras a las contenidas en una página de periódico.

2.- Tipos de radios y de programas

El nivel de especialización de las emisoras de radio no alcanza el de los medios escritos ni el de los canales de televisión por satélite o por cable. Por lo menos en España. A lo sumo, hay emisoras que ofrecen 24 horas de música o de noticias, pero poco más. Lo que sí cabe destacar es que, como ocurre con la prensa, hay emisoras locales, regionales, etc., y lo dicho para ella vale también para la radio.

La variedad viene a través de la programación. Cada emisora divide su tiempo de emisión en programas de una determinada duración, y los hay de casi todos los pelajes y colores. Junto con los programas, algo importante a tener en cuenta es la franja horaria de emisión, es decir, en qué momento del día se emiten. Cada programa tiene su público pero cada franja horaria también. Se pueden escuchar magazines donde se habla un poco de todo o espacios específicos de deportes, política, viajes o cultura. Igualmente, hay colectivos sociales que escuchan mayoritariamente la radio a una hora y no a otra, y el perfil tipo del o de la radioyente nocturna es diferente al de la matutina. También hay que saber que, como ocurre con la prensa, la audiencia de radio es bastante fiel y quien sintoniza una emisora no suele cambiar. Por lo tanto, ¿dónde colocará la asociación su mensaje? Como venimos diciendo, depende del público al que se dirija habrá de orientarse hacia un programa u otro, pero eso sí, en el mayor número posible de emisoras.

3.- El lenguaje y el estilo en la radio

La radio usa un lenguaje sonoro que combina voz, música, silencio y efectos; a pesar de la apariencia, gran parte de lo que oímos no está improvisado, está redactado sobre un guión; redacción, por cierto, que tiene estilo y normas propias. Sin embargo, la mayoría de las veces que la asociación acceda a este medio, lo va a hacer a través de la entrevista y nunca va a tener que elaborar un guión. Por otro lado, la información escrita que enviemos a este medio puede ser igual a la que enviemos al resto, documentación incluida, porque en el caso de tener interés en difundirla una de dos, o adaptan el texto enviado o llaman a la asociación para charlar con ella, que será lo más probable.

Vamos entonces a dar una serie de pistas para hablar en radio, lo cual servirá para enfrentarse a una entrevista y llegar con eficacia a las y los oyentes.

  1. Naturalidad. El público puede llegar a excusar la pedantería escrita pero no consiente la hablada. Antes se justifica un error gramatical que la afectación o la sofisticación en el decir. Hay que usar lo que denominamos “habla coloquial culta”. Y hay que ser especialmente cuidadosos porque mientras un error escrito se corrige con una segunda lectura antes de enviarlo al medio, un error en radio queda ahí, aunque se rectifique a continuación. Si ocurre, lo más elegante que se puede hacer es pedir disculpas y seguir.
  2. Comprensibilidad. El discurso se debe construir para que todo el mundo lo entienda, y eso se consigue con un lenguaje llano y unos códigos comunes.
  3. Claridad. El mensaje en radio es fugaz, no podemos volver atrás y ver qué se dijo. Una frase que no se entienda no sólo arruina su contenido, además pone en peligro a las que vienen después, ya que los esfuerzos del y de la oyente por saber lo que se dijo les harán perder la atención. Para hablar con claridad primero tenemos que saber lo que queremos decir y, después, decirlo pausadamente, vocalizando bien, con una entonación variada que ponga el acento en las partes más destacables del mensaje, usando frases breves y sencillas y, allí donde se considere oportuno, reiterar lo dicho, pero sin cansar.
  4. Ritmo. Un discurso monocorde es tedioso, y quien se aburre deja de prestar atención. Cambiar la entonación, alternar momentos de diversa intensidad, combinar frases cortas con frases un poco más largas, incluir breves pausas y silencios, son instrumentos que ayudan a dar un ritmo variado al discurso.
  5. Actitud. La actitud del o la hablante influye directamente en el receptor. Una actitud agresiva, condescendiente, áspera, cortante o excesivamente desenfadada puede poner a la defensiva a la audiencia y predisponerla en contra del mensaje; una actitud serena, respetuosa y amistosa, aunque sea crítica, hará reaccionar positivamente al receptor.
  6. Intensidad variable. El discurso radiofónico no es una arenga, ha que tener momentos de alta intensidad de contenidos o emotiva pero también hay que dejar espacio al relax.
  7. Preparación. Los tiempos en radio son siempre limitados. Por ello, antes de comenzar a hablar es conveniente saber lo que se quiere decir y hacerse un esquema mental de cómo y cuándo decirlo. Es útil seleccionar una o dos cosas importantes y tener la habilidad para decirlas al principio, en el centro y al final. Es normal comentar los temas a tratar con quien conduzca el programa. Asociación y periodista mostrarán sus intereses siendo posible llegar a una suerte acuerdo de mínimos sobre lo que hablar.
  8. El final. Hay que cuidar el final de cada oración: es lo que perdura y sirve de puente a la siguiente. Un final mal construido deja a quien habla fuera de lugar. Además, hay que prever el final de la entrevista y guardar un as en la manga o, simplemente, un colofón que deje buen sabor de boca en quien escucha.
  9. Redondear. Los números son siempre difíciles de captar por lo que hay que redondear. No se falsea la información si se dice “casi un millón” en lugar de “novecientos ochenta y seis mil trescientos cuarenta y cuatro con siete”. También da mejor resultado decir “la mitad” que “el 50%”.

4.- Aspectos a tener en cuenta

  1. La radio suele a ratos oírse y a ratos escucharse. Normalmente, está puesta como acompañante mientras se desarrollan otras actividades a las que también hay que prestar atención, incluso más que a la radio. Para que alguien deje lo que está haciendo y dirija las orejas al receptor, algo significativo ha tenido que ocurrir, o mejor: oír. No podemos controlar la atención ajena pero sí podemos presentarnos con claridad, enunciar de qué se va a tratar y poner de manifiesto el porqué es importante; todo ello brevemente, hablando sin prisas y con un tono agradable. Pero no acaba aquí el asunto, porque se estima que a los 8 minutos la atención del oyente disminuye, por lo que habrá que guardar varios triunfos para sacarlos a lo largo de la conversación y que el interés no decaiga.
  2. La participación en radio favorece el contacto personal con las y los periodistas dado que, o hay que desplazarse a los estudios conociéndoles personalmente o se mantiene una conversación por teléfono. Esto es bueno para la asociación porque, si la entrevista ha ido bien, no es difícil que se genere una relación entre asociación y periodista que predisponga a éste a contar con aquélla en nuevas ocasiones.
  3. Miedo al micro. Uno de los fenómenos más comunes entre los miembros de las asociaciones es el “síndrome del micrófono asesino”, que se manifiesta, con síntomas de parálisis y enmudecimiento, como un terror casi visceral a este inocente aparatejo que lo único que hace es conectarnos con el mundo. Y no es para tanto. Un estudio de radio suele ser un lugar agradable donde no hay más gente que el invitado, el conductor del programa y el técnico, que está detrás de un cristal y molesta poco. Hay que plantearse la entrevista como una charla, sin ansiedad. El mejor consejo es: respirar hondo, tranquilizarse un poco y dejarse llevar por la o el periodista, que no es ningún ogro. Además, es el primer interesado en que todo vaya bien, por lo que seguramente se esforzará en servir de apoyo a la persona entrevistada. La experiencia dice que a los diez minutos de entrevista el entrevistado se ha olvidado de que está en la radio, a los quince no hay quien le calle y a los veinte quiere hacer él el programa.

 

La estructura de una radio
Proceso de producción de la noticia en radio

La televisión

Es el medio menos accesible para las asociaciones. Y no sólo por la dificultad de que atienda sus demandas, también por la complejidad de elaborar material destinado a la televisión. A la asociación le cabe actuar como en el caso de la radio: invitarla en sus convocatorias a los medios; si envía información, mandársela elaborada tal y como ya se ha indicado; y si existe la oportunidad de una entrevista o de participar en un programa, aprovecharla.

1.- Características del medio

  1. La imagen. La característica fundamental de la televisión es la presencia de la imagen en toda su extensión como instrumento de comunicación.
  2. La complejidad técnica. La producción televisiva está sujeta a una tecnología sofisticada y de alto coste. Esto hace de la televisión un medio caro y con mayores necesidades logísticas, por lo que resulta menos ágil, con menos capacidad de maniobra y con menor rapidez que la radio.
  3. Es un medio frío y planificado. Poco se hace en televisión que no esté pautado con antelación. Nada se deja al azar, todo se construye, incluso los acontecimientos en directo responden a criterios de planificación: si es un programa o la retransmisión de un suceso previsto, la labor del realizador en el primer caso y del editor en el segundo, será elegir las imágenes que irán ofreciendo sucesivamente creando un discurso subjetivo en imágenes; si se trata de un directo puro, no previsto, también se construye este discurso buscando lo más significativo a través de las posiciones de cámara, del encuadre o de la aparición en pantalla de un presentador o presentadora.
  4. Testigos. La imagen pretende hacer participar a la audiencia como testigo del acontecimiento, lo que le otorga credibilidad. Sin embargo, por lo dicho en el punto anterior esa imagen “que vale más que mil palabras” se convierte en una apariencia de realidad que, en muchas ocasiones, no tiene más valor informativo que un relato escrito de los hechos. Incluso puede ocultarnos la verdad, y, si no, hagámonos alguna vez esta pregunta: ¿qué ocurre detrás de la cámara o fuera de encuadre?
  5. Fugacidad compensada. El mensaje en televisión es perecedero pero juega con el poder de la imagen; puede que el espectador no retenga un comentario o el texto de una información, pero recordará durante un tiempo la imagen que lo acompañó si es lo suficientemente significativa. Esto puede tener efectos positivos cuando el contenido del mensaje pervive en la imagen recordada, pero puede ser negativo si la imagen se recuerda fuera de contexto.
  6. La palabra. La imagen y los elementos sonoros provocan que el peso de la palabra sea menor; pero no su importancia, pues la imagen y el sonido, por sí mismos, pocas veces dicen lo suficiente y han de ser completadas con el verbo.
  7. Reacia al cambio. La televisión es el medio más conservador, el menos trasgresor. Es el que con mayor fidelidad transmite los valores socialmente establecidos. Funciona con estereotipos que reproducen y consolidan la ideología dominante. Es el de mayor influencia en la población y el más controlado por los poderes.

La estructura de una televisión

2.- Lenguaje y estilo

Lo que dijimos para la radio es aplicable en televisión. Pero vamos a añadir algo más. Según A. Merhabian “en televisión lo que una persona dice no representa más que el 7% de lo que realmente comunica; el 38% del mensaje se transmite por la manera de expresarse (voz, vocabulario, ritmo de las palabras) y el 55%, por la expresión de la mirada y los movimientos del cuerpo”. Aparecer en televisión supone más aspectos a cuidar. Comunicamos con todo el cuerpo, como en una conversación presencial normal, con la diferencia de que la cámara puede acercar o alejar la imagen y pasar de una panorámica a un primerísimo plano de los labios o tomar desde un ángulo u otro. En televisión no basta con controlar el lenguaje verbal, también hay que estar pendientes del lenguaje no verbal si no queremos que un gesto nos traicione. La pose, la actitud y los ademanes son parte del discurso y de ellos depende en gran medida la atención del espectador y la credibilidad y la eficacia del mensaje.

3.- Aspectos a tener en cuenta

  1. La cámara. Si un micrófono produce miedo, cuando viene acompañado de una cámara puede provocar la desbandada. Suele ser complicado encontrar a alguien dispuesto a aparecer en televisión. Pero no es tan terrible. Rara vez las entrevistas son en directo, lo cual da la tranquilidad de poder repetir si algo ha salido mal. Y si es en directo, calma, veamos con el periodista los temas que interesan a ambas partes y dejémonos guiar por él que, aunque ande colgado del reloj no suele tener intención de hacer faenas a nadie.
  2. Tiempo. Si los tiempos en radio son cortos, en televisión lo son más; mejor ensayar un discurso claro y conciso, que diga lo importante cuanto antes y lo repita al menos una vez, pero nunca fuera de contexto.
  3. ¿Acudir? Si invitan a la asociación a participar en un programa, la recomendación general es acudir, ya que es una buena oportunidad para lanzar su mensaje. Ahora bien, cuidado con qué programas. Un informativo, un debate conducido con seriedad y rigor, un reportaje sobre la problemática o los asuntos en los que trabaja la asociación, nunca han de ser desaprovechados. Es más, la intervención se preparará con mimo. Ahora bien, la imagen es muy dada al espectáculo y, por ello, pululan por los canales programas que con la excusa de la información, el interés humano y el debate buscan en realidad la frivolidad, el morbo, el conflicto, la agresividad y la violencia verbal e incluso física; estamos hablando de engendros televisivos como los reality show, los talk show y cosas por el estilo que, como su apellido en inglés indica, show, son mero espectáculo dirigido a las vísceras de los espectadores. Participar en este tipo de programas tiene, a nuestro entender, un doble efecto negativo: en primer lugar, es difícil, por no decir imposible, zafarse de la manipulación que ejerce el conductor en su afán por exacerbar los ánimos, por lo que la asociación estará sirviendo a unos intereses espurios que concluyen en una confusión generalizada y hacen un flaco favor a la sociedad; y en segundo lugar, todas las condiciones están dadas para el ridículo propio y ajeno, lo cual puede poner en riesgo su seriedad, su prestigio, su autoridad. Y si nada de esto ocurre, simplemente se habrá perdido el tiempo, que tampoco es ninguna tontería.

El texto informativo

Algo que la asociación puede hacer para mejorar sus posibilidades de acceso a los medios de comunicación es conocer sus particularidades, su forma de valorar la realidad para transformarla en noticia y aprender a elaborar la información. Dominar y usar la técnica narrativa de la información no sólo va a permitir informar con eficacia sino que, además, prestigia a la asociación y le facilita el acceso al medio. Vamos a acercarnos, por tanto, al modo de hacer del periodismo y a dar las pautas básicas para construir textos informativos.

La materia prima con la que trabajan los medios cuando hacen información es la realidad. Esta realidad es “manufacturada” (manipulada) en las “fábricas” de la información para producir la noticia. Existen diversas definiciones de lo que es noticia pero casi todas coinciden en señalar que:

noticia es un hecho novedoso, no conocido y de interés general o para el público al que se dirige el medio.

Martínez Albertos (1992) añade que este hecho puede considerarse noticia

“una vez que ha sido recogido, interpretado y valorado por los sujetos promotores que controlan el medio utilizado para su difusión”

o dicho de manera más sencilla: un hecho se convierte en noticia cuando es transformado y difundido por los medios de comunicación.

Este aspecto de la definición de Martínez Albertos nos viene bien para diferenciar a la noticia del texto informativo, que lo definimos como

todo texto cuya finalidad es la transmisión de datos y hechos con intención de informar, sea o no publicado o emitido, es decir, con independencia de que el acontecimiento que relata sea o no convertido en noticia por los medios de comunicación.

Veamos un ejemplo. Un periódico envía a una periodista a cubrir un suceso. Obtenidos los datos, la periodista regresa a la redacción y construye (redacta) un texto que recoge lo ocurrido con intención de que sea publicado. Pero ocurre un segundo suceso inesperado considerado de mayor importancia. La falta de espacio o de tiempo desplaza al primer acontecimiento y, probablemente, a unos cuantos más que no saldrán. El texto había sido escrito pero se quedó en texto informativo, no fue noticia pues nunca llegó al público.

Ésta es una distinción necesaria para el trabajo que desarrolle la asociación con los medios, ya que lo único que ella puede hacer es construir textos informativos con el objetivo de que los medios los conviertan en noticia. La función de la asociación será elaborar estos textos según las técnicas periodísticas y, además, deberá conocer cuáles son los criterios que manejan los medios para decidir qué es noticia y qué no lo es.

La manipulación

La polémica sobre la objetividad en el quehacer informativo es tan vieja como la propia necesidad de informar. Y no parece que de momento vaya a desaparecer de escena. Nos vamos a situar junto al investigador D. McQuail cuando afirma que hoy parece haber un acuerdo en considerar la objetividad como necesaria e imposible: necesaria ya que, sin ella, no se conocerían los hechos sino su interpretación y su valoración; e imposible porque en todo relato informativo median, inevitablemente, un amplio conjunto de subjetividades.

La asociación ha de ser consciente de que la información que facilite a los medios está sujeta a esta pugna entre objetividad y manipulación. La primera es necesaria sí, pero la segunda es inevitable, porque aún prescindiendo de intereses extrainformativos, como los económicos o los políticos, la labor informativa impone una serie de condicionantes. Tomemos como ejemplo cuatro de ellos.

  1. El relato. Los hechos hay que narrarlos, hay que transformar el acontecimiento en palabras o imágenes, y para ello son necesarios un estilo y una técnica que faciliten la transmisión y la comprensión del mensaje, un estilo y una técnica que, en sí mismas, suponen una alteración, por ejemplo, del orden cronológico del acontecimiento.
  2. El tiempo. Un medio de comunicación dispone de un tiempo limitado para elaborar una información y transmitirla.
  3. El espacio. Igual que como en el caso anterior, los medios, sobre todo la prensa escrita, dispone de un número limitado de páginas.
  4. La agenda. Los condicionantes de tiempo, espacio, recursos y línea editorial a los que se ve sometido el medio le fuerzan a tomar una decisión crítica: qué es y que no es importante, qué es prioritario y qué accesorio. Es lo que se denomina “fijación de agenda” y supone la fragmentación de la realidad mediante la elección de aquellos acontecimientos que tendrán el privilegio de convertirse en noticia y, por lo tanto, de ponerlos en conocimiento público.
    McQuail nos va a decir que la objetividad es una actitud. Nosotros nos atrevemos a sugerir que el mito de la objetividad ha de ser sustituido por la honradez profesional. Quienes retratan la realidad han de ser conscientes de sus limitaciones y de que su actividad es siempre manipuladora. Así, de su honradez profesional va a depender que esta manipulación sea la mínima indispensable para ofrecer los hechos de manera comprensible y adaptada a las limitaciones físicas del medio, o que responda a intereses espúreos que poco o nada tengan que ver con la verdad.

Esta integridad en el quehacer periodístico implica, entre otros aspectos, la búsqueda de la veracidad, el conocimiento en profundidad de los acontecimientos y la ecuanimidad a la hora de mostrar los distintos ángulos y protagonistas de un hecho noticioso. No es otra cosa que informar de manera responsable, y la asociación tendrá que saber quién actúa así y quién no, que periodistas y qué medios se esfuerzan por acercar al público una información cercana y veraz y quiénes buscan unos intereses ajenos al buen hacer del informador o la informadora.

El texto informativo

La noticia

Para decidir qué es noticia y qué no, los medios de comunicación utilizan una serie de criterios periodísticos. Para conocerlos acudamos primero a la ya tradicional clasificación propuesta por Carl Warren y que, en líneas generales, sigue vigente.

  1. Actualidad. Se dice que no hay nada más antiguo que el periódico de ayer, que lo que hoy es noticia mañana es historia. La noticia es, por definición, actualidad, y actualidad implica o bien que el hecho ocurra ahora o bien que sea ahora cuando se conozca, siempre que tenga la suficiente relevancia.
  2. Proximidad. Una noticia es tanto más importante cuanto más próximo sea el hecho al público receptor. Este criterio adquiere su forma más grotesca en la llamada Ley de McLurg, que mide la noticiablilidad de los desastres. Según esta ley, para la opinión pública española, pongamos por caso, 1 europeo muerto equivale a 28 chinos y 2 mineros asturianos a 100 paquistaníes.
  3. Consecuencias. Cuanta mayor es la repercusión presente o futura de un hecho, más noticiable se considera. Un ejemplo claro es el referido al número de personas afectadas, ya que no es lo mismo la intoxicación de una persona por comer setas a la producida por un escape de gas de una empresa química en un área densamente poblada.
  4. Relevancia personal. Hay personas que, por su situación social o por sus características personales, son noticia o son creadores de noticias.
  5. Suspense. Acontecimientos que desatan incógnitas sobre sus consecuencias, sobre el futuro que se deriva de los mismos.
  6. Rareza. Lo inhabitual es más noticia que lo cotidiano o lo considerado lógico o normal. El día en que en los encierros de San Fermín los mozos corran detrás de los toros tendremos noticia para rato.
  7. Conflicto. Cuanto mayores sean el enfrentamiento, la discusión y las desavenencias que genere un hecho, más noticia será.
  8. Sexo. Puede referirse tanto a su vertiente más morbosa (escándalos sexuales, crímenes pasionales…), como a su lado “rosa” (casamientos y divorcios, relaciones entre parejas…). Nosotros añadimos los asuntos que tienen que ver con la educación sexual (embarazos de adolescentes, enfermedades de transmisión sexual…), y la que denominamos “noticia de género”, en la que el sexo del o los implicados define el hecho noticioso; se refiere a temas como la información sobre malos tratos y delitos contra la mujer por su condición de mujer, la lucha feminista o el machismo.
  9. Emoción. Cuanto más afecte un hecho a los sentimientos, cuanta mayor sea su capacidad de conmover al público, más posibilidades tiene de ser convertido en noticia.
  10. Progreso. Acontecimientos que hagan avanzar a la humanidad en el conocimiento o en la consecución de una mayor calidad de vida, desde el que fuera primer paso del ser humano en la luna al descubrimiento, si se diera, de una vacuna contra el sida.

A la hora de elaborar sus textos informativos, la asociación hará bien en tener en cuenta todos estos aspectos. Actualidad y proximidad son los más importantes y no se puede pretender que un medio divulgue un texto informativo que no los justifique. Los demás pueden o no estar presentes combinándolos según convenga. Por ejemplo, si un personaje conocido o con autoridad en la materia que se va a abordar apoya un acto organizado por la asociación, es importante dejar constancia de ello en la información que enviemos a los medios, incluso antes de que se celebre si pretendemos que acudan para cubrirlo. El suspense y las consecuencias suelen ser elementos muy empleados por los grupos ecologistas cuando denuncian o informan sobre peligros o desastres ambientales. Una información sobre la situación de los y las inmigrantes sin papeles o sobre colectivos marginales se puede abordar desde el conflicto, pero también desde el drama humano apelando a los sentimientos del público.

Los otros criterios

Además de los criterios de Warren, veamos algunas de las características que según Mauro Wolf deben tener los hechos para ser transformados en noticia.

  1. Acontecimientos accesibles con relativa facilidad, rapidez y poco coste para el medio.
  2. Acontecimientos que puedan ser cubiertos con extensiones breves de tiempo y espacio.
  3. Acontecimientos que sucedan en el momento adecuado y con el tiempo suficiente para que puedan ser cubiertos por el medio.
  4. Acontecimientos que ofrezcan una historia de calidad, es decir, una historia con acción, ritmo, puntos de vista diferentes, datos abundantes y fáciles de explicar.
  5. Acontecimientos provistos de buenas fuentes, buenos textos, buenas imágenes…
  6. Acontecimientos tratados con respeto por el público, a su intimidad, con capacidad de entretener y de despertar interés, atendiendo a los criterios de buen gusto.

El criterio de servicio

Un elemento relativamente nuevo pero que es tenido cada vez más en cuenta por los medios de comunicación es el servicio. Siguiendo este criterio es frecuente ver contenidos que no son estrictamente información de actualidad pero que son de utilidad para el público. Estamos hablando, por ejemplo, de un reportaje sobre las causas del cáncer de mama en el que se aconseja sobre las medidas preventivas a tomar y se facilitan las direcciones y teléfonos de los centros de salud especializados en su tratamiento y de las asociaciones de masectomizadas. También es periodismo de servicio el que informa sobre el estado de las carreteras y las rutas alternativas o el artículo que habla de las asociaciones que hay en la ciudad y de cómo participar en ellas. No hay que insistir para darnos cuenta de la importancia que tiene el manejo de este criterio para el mundo asociativo, que, si algo hace, es prestar servicio a la sociedad.

Convertir en noticia nuestra asociación

  1. Si una asociación quiere aparecer en los medios de comunicación ha de tomar la iniciativa y acercarse a los criterios que manejan. Para ello puede tomar medidas como las que se sugieren a continuación.
  2. Tiene que hacer noticiable su labor, es decir, tiene que saber seleccionar lo más importante, lo más original, lo más novedoso y destacar la faceta de servicio.
  3. Tiene que expresarse de forma clara, llana, con datos abundantes y usando el menor tiempo y el menor espacio posibles, tanto si ofrece un testimonio como si construye ella el texto informativo.
  4. Debe planificar -y no improvisar- cómo va a contar lo que quiere difundir. Y nunca sobra el material complementario que se pueda ofrecer, como informes, fotos o vídeos.
  5. Existe una tendencia dentro del mundo asociativo a la crítica agresiva, al alarmismo, a construir sus mensajes desde enfoques negativos. La denuncia, la critica, son necesarias, pero no viene mal, de vez en cuando, moderar las formas y lanzar mensajes en positivo; todo acaba por cansar y el público suele agradecer la variedad.
  6. Tiene que facilitar el acceso a la información en el modo que le sea más cómodo al medio (entrevista telefónica, envío por fax o correo electrónico de una nota de prensa, desplazándose a la redacción, citándolo en un lugar fácil de llegar o que sea informativamente relevante…).
  7. Ha de tener en cuenta que los medios necesitan un tiempo para organizar su trabajo y elaborar el material, es decir, las convocatorias, por ejemplo, hay que hacerlas con suficiente antelación, a una hora adecuada y con una duración moderada del acto.

La asociación es noticia

Estilos y géneros

Un mismo hecho se puede narrar de muchas de formas. Si buscamos la belleza de las palabras y apelar al sentimiento escribiremos un cuento, una novela, una obra de teatro o un poema. Podemos optar por el análisis científico o filosófico y escribir un ensayo. También cabe redactar un informe notarial que de cuenta exacta y desnuda de la realidad. Cada una de estas formas tiene su modo de hacer, se servirá de un estilo propio y se desplegará en géneros diferentes.

Pero también ocurre que hay quien decide relatar los hechos con el objetivo de informar e interpretar la realidad, respetando la veracidad de lo ocurrido pero presentándolo de forma clara y atractiva y difundiéndolo a través de los medios de comunicación: entonces habrá optado por hacer periodismo. Y el periodismo también tiene su estilo particular, sus normas y sus géneros. Del estilo y las normas hablaremos más adelante, ahora vamos a ver de manera sencilla y breve cuáles son sus géneros.

Siguiendo la clásica división entre información y opinión, podemos hablar de dos grandes modalidades periodísticas: la informativa, cuya tarea fundamental es la de informar, y la interpretativa, que nos ofrece una explicación de la realidad, un análisis crítico de la misma o pautas para su comprensión. Cada una de estas dos grandes modalidades tiene, a su vez, varios géneros: desde la información estricta hasta los artículos de carácter costumbrista.

Veámoslos en la siguiente tabla.

La información

Elaborar un texto informativo requiere conocer su técnica. Cada género tiene sus propias particularidades pero hay una serie de características generales aplicables a todos ellos que es lo que llamaremos estilo periodístico. Visto éste, pasaremos a desarrollar el estilo propio del género informativo para prensa escrita. ¿Por qué elegimos el género informativo escrito? Porque consideramos es la forma más simple, llana y clara de escribir y que su dominio sirve de base para saltar posteriormente a cualquier otro género. Además, creemos que es la forma de enfrentarse a la información que más va a acercar a la asociación a los medios de comunicación.

1.- Estilo periodístico

El estilo periodístico sustenta su manera de hacer en un principio: eficacia informativa con la menor cantidad de recursos, es decir, escribir bien, rápido y breve, sin usar un minuto más ni una palabra más de las necesarias para transmitir eficazmente el mensaje. Esto nos lleva inexorablemente a primar siempre la calidad frente a la cantidad.

Para conseguirlo pueden seguirse las pautas que exponemos a continuación.

  1. Corrección. La rapidez y la brevedad no han de renunciar a la corrección sintáctica y gramatical. Un texto incorrecto dificulta la comprensión. Desde la última coma hasta la última tilde deben estar en su sitio. Ahora bien, corrección no es sinónimo de pedantería ni de uso de palabras incomprensibles; la corrección se consigue usando un habla coloquial culta, es decir, escribir como se habla pero con más rigor en la construcción de las frases y evitando muletillas.
  2. Lenguaje no literal. La forma es tan importante como el fondo en un texto informativo, pero como herramienta comunicativa no como creación literaria. La forma debe ser impecable desde el punto de vista comunicativo, es decir, debe transmitir el mensaje con tal eficacia que el o la periodista no necesiten variarlo para publicarlo, pero a la vez, debe ser tan neutro en su estilo que no sea necesario respetar su literalidad permitiendo al o a la periodista cambiar lo que estimen necesario. La literalidad sólo debe existir para las citas textuales.
  3. Concisión. La concisión implica primar la calidad sobre la cantidad, es decir, saber qué es lo importante y tener precisión en el lenguaje. Los cuatro trucos más eficaces para la concisión son: pararse a pensar lo que se va a escribir y cómo hacerlo, usar frases cortas que sigan el orden gramatical lógico (sujeto, verbo y predicado), elección certera de las palabras y sencillez.
  4. Claridad. Un texto periodístico que no se entienda por el común de la gente no sirve. La claridad en la exposición y el uso de palabras corrientes son condiciones indispensables. Hay que procurar no romper la secuencia de lectura con paréntesis o subordinadas superfluas, no hay que abusar de metáforas y de otras figuras literarias, hay que presentar los hechos de manera ordenada, los términos técnicos y los pertenecientes a jergas se usarán con prudencia y explicando lo que significan, se huirá de vulgarismos y del enrevesado lenguaje administrativo, se dará prioridad a las formas verbales activas frente a las pasivas y se evitarán gerundios y tiempos verbales poco usuales. Y ha de tenerse presente que siempre hay, por lo menos, dos maneras de decir lo mismo, ante las cuáles ha de elegirse la más sencilla.
  5. Captación del interés. Si no se capta la atención del público el texto no será leído y el esfuerzo habrá sido en balde. Algunas cosas que se pueden hacer para atrapar a las y los lectores son: a/ estructurar bien el texto, con un principio fuerte, llamativo, y un final que cierre el relato de una manera contundente; b/ frases bien construidas para que el lector y la lectora no se pierdan durante la narración; c/ dotar de ritmo al relato, por ejemplo, alternando la extensión de las frases; y d/ incluir acción, es decir, debe parecer que lo que se relata está ocurriendo: no es lo mismo “una pancarta de protesta fue desplegada por la asociación X frente a la embajada de Y” que “la asociación X desplegó una pancarta de protesta frente a la embajada Y”. En ambas frases el contenido es el mismo, pero el orden de la segunda, el sujeto de la acción en su lugar y el verbo en forma activa le dan más fuerza y energía.
  6. Rigor. No sólo hay que tener tino en la elección del lenguaje, hay también que ofrecer una información rigurosa empleando correctamente términos y conceptos. Una queja frecuente de las asociaciones es que las y los periodistas no saben de los temas de los que informan y son capaces de confundir el efecto invernadero con el agujero de la capa de ozono o estar enfermo de sida con ser seropositivo. El rigor exigible a los y las informadoras comienza por la propia asociación haciendo correctamente el trabajo previo, que no es otra cosa que facilitar la información correcta de la manera adecuada.
  7. Lenguaje de producción colectiva. El lenguaje periodístico no es obra de autoría única. Lo que finalmente aparece publicado es fruto, normalmente, del trabajo colectivo. Un mismo texto puede haber pasado por varias manos. Veamos. Un periodista es enviado a cubrir una rueda de prensa. Vuelve a la redacción, escribe un texto listo para la publicación y se va a casa porque ha terminado su jornada. Por la tarde, ocurre algo relacionado con el asunto tratado en la rueda y la responsable de la sección decide dar el asunto a otra periodista que revisará el texto de su compañero. Aprovecha un buen trozo pero reescribe otro ya que ha consultado con nuevas fuentes. Entrega el texto pero resulta que cuando la jefa de redacción ve el título no le convence y lo cambia. Ya está listo, ahora sí, para publicarse. ¿Seguro? Pues no, porque a última hora ocurre otro acontecimiento que obliga al responsable de cierre a hacer espacio para que entre lo nuevo, lo cual implica recortar el artículo sobre la rueda de prensa a la mitad. ¿Puede alguien decir quien es el autor o la autora de la noticia finalmente publicada. Con más o menos retoques esto es lo que puede ocurrir con la nota de prensa que enviemos al medio. Y esto no es necesariamente negativo si quien lo rehace respeta el contenido. Ahora bien es cierto que cuanto más cercano esté el texto final al inicial, mejor para la entidad; y para ello, cuanto mejor se escriba la nota, más posibilidades hay de que se respete su integridad. Pero, en todo caso, insistimos, la asociación habrá de evaluar no la forma como ha sido redactada por el medio (ver lenguaje no literal), sino su contenido.
  8. Lenguaje mixto. Los medios combinan la letra o la palabra con otros lenguajes que sirven para facilitar la comprensión del mensaje: es lo que se denomina metalenguaje o elementos metatextuales. Estamos hablando, por ejemplo, de cuerpos de letra más grandes para los titulares, de diferentes modulaciones de voz en radio o del empleo de las imágenes en la televisión. Por ejemplo, si la asociación elabora una nota de prensa, conviene que destaque el título con un tamaño mayor y en negrita y que deje doble espacio entre los párrafos.

2.- Estilo informativo

“La información, en sentido estricto, no incluye opiniones personales del periodista ni, mucho menos, juicios de valor. Por tanto, se hace incompatible generalmente con la presencia de la primera persona del singular o del plural”. Esta cita del periodista Álex Grijelmo (1997) recoge la característica principal del estilo informativo. Ahora bien, no es ésta la única. Combinadas con las ya vistas para el estilo periodístico, vamos a destacar cinco más.

  1. Precisión. Si en el estilo periodístico veíamos necesario el rigor y la elección certera de los términos, el estilo informativo nos va a exigir, asimismo, precisión. Y la precisión supone utilizar el término adecuado en el lugar idóneo y con el significado exacto.
  2. Densidad. Al elaborar un texto informativo hay que ir al grano. No se justifican divagaciones: hay que decir lo que hay que decir, ni más ni menos.
  3. Exactitud. Todo lo que se diga debe ser cierto y debe poderse contrastar. No se debe mentir, ni decir verdades a medias, ni extender rumores. Hay que tener en cuenta que, normalmente, es noticia lo que ha ocurrido o está ocurriendo y no lo que podría ocurrir. El uso, por tanto, de potenciales y condicionales ha de ser muy cuidadoso y sólo se justifica si se tiene una base sólida en la que apoyarse; si no, es mejor callar y aguardar. Una buena fuente, y la asociación ha de aspirar a serlo, es la que facilita información abundante, bien elaborada y veraz.
  4. Captación del interés. Frases bien construidas, ritmo y acción son también elementos aplicables al estilo informativo, pero, sin embargo, va a tener su propia forma de estructurar el relato a través de las técnicas de las 5W y de la pirámide invertida.
  5. Naturalidad. No forzar la expresión, narrar sin sofisticaciones lingüísticas ni barroquismos.
    Como complemento a estos rasgos, daremos dos recursos importantes en la información: la atribución a fuentes y las citas textuales. No se debe acudir a opiniones propias, pero sí se puede informar sobre opiniones ajenas, y si las fuentes que emiten las opiniones son fiables y tienen autoridad, perfecto. Se reproducirá entonces entre comillas lo que la persona o institución haya dicho y se hará la correspondiente cita nombrando a la fuente. También es útil recurrir a fuentes cuando se ofrecen datos.

Caperucita Roja
Lo que no debemos hacer

Estructura de un texto

El desarrollo del relato en un texto informativo se ordena siguiendo la estructura de la pirámide invertida y aplicando la técnica de las 5W.

Cinco preguntas

La técnica de las 5w consiste en responder a las cinco preguntas más importantes de toda información:

  • Quién
  • Qué
  • Cuándo
  • Dónde
  • Por qué

El nombre viene de las mismas preguntas en inglés: Who, What, Where, When y Why. Responder a estas cuestiones supone dar los datos fundamentales de la información, contar lo que no se puede dejar de contar.

La importancia de cada una de ellas es relativa con respecto a las demás; unas veces lo más importante será el quién, otras el qué o el dónde, depende de la noticia. Una vez contestadas las cinco preguntas, se desarrolla la información narrando cómo han sucedido los hechos, situándola en su contexto, explicándola y ofreciendo datos secundarios que la completan. Y aquí entra la pirámide invertida.

Comenzar por el beso

La pirámide invertida consiste en estructurar el texto según un orden de importancia decreciente de los datos que se ofrecen. Se comienza con lo más importante, la noticia en sí misma, para ir brindando después datos cada vez menos relevantes.

Es la estructura contraria a la que normalmente usa una novela o una película. En éstas, primero se presentan los personajes y las circunstancias que dan pie al argumento, posteriormente se desarrolla la acción, el nudo, y, para finalizar, llega el desenlace, el clímax, o sea, el beso de los protagonistas con música in crescendo y el The End. La pirámide invertida nos obliga a empezar por el beso, es decir, nos cuenta primero el desenlace y después todo lo demás. El desenlace se resume en el primer párrafo del texto, denominado lead o entrada, donde se responden a las 5W, y en los párrafos siguientes se desgrana el resto de la información en orden decreciente de importancia.

Pros y contras de la pirámide invertida

Según la opinión de muchos autores, esta estructura encorseta excesivamente el estilo del periodista haciéndolo monótono y estereotipado. Es un riesgo que hay que correr dado que, en compensación, ofrece evidentes ventajas. Quien busca información no pretende deleitarse con la belleza estética de la narración, lo que quiere es obtenerla cuanto antes. Si damos por cierto este supuesto, la forma de captar la atención de quien quiere informarse es dar la información más relevante al principio. Además, muchas veces, el público, cuando no tiene tiempo de profundizar, busca ese resumen de la noticia que le garantiza conocer lo fundamental. Por otro lado, ordena el relato de manera lógica y ahorra tiempo y espacio.

Con respecto a las asociaciones, el uso de la pirámide invertida es una buena práctica de redacción que ayuda a determinar qué es importante y qué no, y a ejercitarse en la narración ordenada, breve y sencilla. Dominado este modo de hacer, se podrá seguir la sugerencia de Álex Grijelmo y, de vez en cuando, “romper la línea de la pirámide invertida para introducir explicaciones o documentación que enriquezcan la noticia”.

Esquemas de las 5W y la pirámide invertida
Ejemplo

Elementos de un texto

Los textos informativos se componen de una serie de elementos con funciones diferentes y muy fáciles de reconocer.

Titular. Es el encabezado del texto informativo. Es un primer nivel de información cuya función es condensar lo fundamental y atraer la atención del receptor. Puede tener los elementos siguientes.

  • Cintillo. Encabezado que da continuidad a una información uniéndola a otras noticias sobre el mismo asunto.
  • Antetítulo. Enunciado general de la información. Suele contextualizarla.
  • Título. Síntesis máxima de la información que responde a las dos o tres W más importantes y anuncia el contenido del texto.
  • Subtítulo. Añade información complementaria al título.
  • Ladillo. Ordena y agrupa los contenidos del cuerpo de la información, atrae la atención y distiende la lectura rompiendo la continuidad gráfica del texto.
  • Sumario. Son resúmenes de aspectos destacados de la información, muchas veces frases literales de la misma o declaraciones, en cuyo caso van entrecomilladas. Atraen la atención y distienden la lectura.
  • Entradilla. Resume la noticia dando respuesta a sus aspectos más importantes. En ocasiones hace la función de lead. Va destacada tipográficamente.

Lead. Es el primer párrafo de la información y resume la noticia respondiendo a las 5W. Es el párrafo más importante.

Cuello. Información secundaria que usado como nexo entre el lead y el cuerpo de la noticia.

Cuerpo. Desarrollo de la información. Es la parte más extensa de la noticia y si ésta es breve puede coincidir con el lead.

Despiece. Aspectos de la información o documentación sobre la misma que se desglosan del cuerpo y se ofrecen por separado con título propio, pero que carece de sentido fuera de la unidad que forma con el texto informativo.

Material gráfico. Complementa al texto mostrando evidencias gráficas de la información ayudando a comprender la noticia. Pueden ser fotos, gráficos, dibujos o infografías.

Pie de foto. Texto que complementa el contenido de la fotografía y cierra su mensaje.

A la hora de componer sus textos informativos, el redactor o la redactora de la asociación pueden usar todos estos elementos, aunque no es imprescindible. Lo que creemos que nunca debe faltar es un título, claramente diferenciado, un lead y un cuerpo de la información bien estructurado que, si es extenso, incluirá ladillos cada veinte líneas más o menos.

Partes de una noticia

El título

El titular es la parte más importante del texto informativo y la más difícil de elaborar. Su protagonista es el título, que tiene las características que vemos a continuación.

  1. Ha de ser breve (unas 14 palabras como máximo) y contener lo más importante de la información. La brevedad no debe sacrificar la corrección del texto ni suprimir artículos, preposiciones, conjunciones ni otros elementos impuestos por la lógica del lenguaje.
  2. Ha de ser concreto, ir al grano y decir exactamente lo que quiere decir, sin permitir interpretaciones.
  3. Ha de tener un estilo claro, sencillo, para que lo entienda todo tipo de público.
  4. Los elementos del titular han de ser autónomos, en especial el título, que debe poder prescindir de los demás.

* Un truco que suele dar buen resultado es construir el título con la fórmula Sujeto + Verbo + Predicado (Quién hace Qué…).

Vamos a ver los errores más frecuentes que señala Álex Grijelmo.

  1. Uso de verbos y expresiones que transmitan inseguridad, más propias del rumor que de la noticia. El titulo ha de transmitir certeza, por lo cual hay que evitar expresiones como “podría”, “es probable que”, “al parecer”, “puede que”, y otras similares.
  2. Un orden incorrecto suele provocar dobles sentidos o, simplemente, que no se entienda el título.
  3. El abuso del participio y del impersonal además de aburrir suprimen el sujeto de la acción, lo cual puede causar confusión.
  4. Poner elementos fundamentales de la información en antetítulo o subtítulo hurtándoselos al título, de modo que éste da lugar a interpretaciones erróneas.
  5. Incluir negaciones. Siempre es preferible hablar en positivo, sobre todo teniendo en cuenta que la noticia suele ser lo que ha ocurrido. Además, es una fórmula más sencilla y, por lo tanto, más comprensible.
  6. Opinar, lo cual sólo está permitido en todos los géneros interpretativos y en la crónica.
  7. Uso de siglas. Las siglas se emplearán sólo si son muy conocidas y sin abusar.

Dos últimas recomendaciones: usar si es posible verbos en presente y evitar incisos como puntos, puntos y comas o paréntesis.

Ejemplos de titulación

El reportaje

Es difícil que la asociación vaya a escribir una crónica o un artículo costumbrista, pero quizás no sea tan raro que en alguna ocasión use el reportaje Es adecuado cuando, por ejemplo, un miembro de una asociación de cooperación al desarrollo regresa de Centroamérica y quiere relatar la situación en que viven las comunidades indígenas guatemaltecas, o cuando una asociación de defensa de los derechos de las personas encarceladas decide contar las dificultades de éstos para estudiar en la cárcel.

El reportaje trata de explicar o de mostrar en profundidad hechos actuales que no son estrictamente noticia. Es información y puede recoger casi de todo: declaraciones, notas ambientales y de color, pequeñas licencias literarias… lo único vedado es la opinión de quien escribe. Rigen los principios del estilo periodístico pero hay una mayor libertad narrativa que en la noticia para la construcción del relato.

En un reportaje primero se elige el enfoque. Puede ser: de interés humano o de perfil, centrado en las vicisitudes o las características de un colectivo o una persona; histórico o descriptivo, relatando antecedentes y enganchando con el pasado o recreándose en ambientes y detalles; social o didáctico, abordando cuestiones de interés general o explicando comos y porqués; noticioso u opinativo, con referencia a acontecimientos muy actuales o a opiniones de los personajes. La lista podría continuar y lo normal es que se usen varios de ellos.

Después hay que encontrar el hilo argumental, la intención que va a guiar al receptor en el relato, y que va a servir de unión entre cada uno de sus párrafos.

El reportaje es, como hemos dicho, más libre en su estilo y en su estructura. Su estilo es más creativo y no ha de sujetarse al rigor de la pirámide invertida ni a la técnica de las 5W. Esto obliga a avivar el ingenio en la elaboración de títulos y entradas, ya que al no tener una noticia concreta sobre la que informar, se transforman en instrumentos netos de captación de la atención del público. En una información, el mero relato de lo más importante de la noticia en el título y en el lead es punto de enganche con la o el lector; en el reportaje no hay tal noticia, así que habrá que poner en marcha la imaginación para buscar un título con garra (no más de seis o siete palabras) que destaque algún aspecto significativo del contenido. A la entrada le ocurre lo mismo ya que ha de convencer al público de que continúe prestando atención. Algunos “trucos” para arrancar las entradas son el suspense, la paradoja, la descripción, el contraste, la cita textual, lo sorprendente y más que se nos pueden ocurrir.

Pero la libertad no es absoluta. Se trata de una libertad vigilada, o en palabras de Martín Vivaldi, es una “libertad condicionada por la necesidad y obligación de informar”. No se puede contar como queramos sin más; el estilo ha de justificarse como instrumento de información.

Y tan importante como el comienzo es el final. El último párrafo debe ser cuidadosamente elaborado, ya que es el sabor de boca que quedará en quien haya leído o escuchado o visto el reportaje. Ha de cerrarlo completando un recorrido que nos remita al hilo argumental, a la intención de quien redacta.

La opinión

Más probable que redactar un reportaje es que nos veamos en la tesitura de escribir un artículo de opinión. El artículo de opinión vendrá bien si el objetivo es denunciar o tomar postura frente a algo.

Muestra la opinión sobre un asunto y su objetivo suele ser convencer o explicar. No tiene pretensión informativa y suele abordar hechos conocidos que son polémicos. En el caso de las asociaciones, son útiles cuando se busca la denuncia o el análisis. Su estilo y su estructura corren por cuenta del autor, quien goza de la mayor de las libertades, como si quiere hacerlo en verso. Sin embargo, sí se pueden dar unas cuantas ideas para hacer un texto eficaz.

  1. Elección del tono de texto (grave, irónico, mordaz, cómico, suave, ácido, solemne…) y del objetivo (valorar, convencer, orientar, prevenir, atacar, censurar, apoyar, analizar…). Lo normal es que se mezclen.
  2. Inicio impactante y exposición posterior del motivo del artículo y de las tesis que se defienden o se critican.
  3. Desarrollar la tesis y argumentar.
  4. Cerrar en círculo cuidando al detalle el último párrafo y volviendo a la tesis inicial que se ha defendido o rebatido.

En el artículo de opinión prima la autoría. Elaborarlo requiere práctica y dominio del lenguaje y de la redacción ya que, una opinión mal vertida es ineficaz e, incluso, contraproducente.

Otras herramientas

El área de comunicación

De entre todos los instrumentos de comunicación que podemos emplear, hemos seleccionado los que consideramos más útiles para una asociación y que pueden ser usados con más frecuencia y facilidad. Y vamos a comenzar por el Área de Comunicación.

Consideramos al Área de Comunicación una parte básica de la asociación. Es el grupo de personas cuya tarea consiste en gestionar lo relacionado con la comunicación interna y externa, aunque siguiendo la línea marcada nos vamos a centrar en las funciones externas.

1- Características generales

  1. Ha de estar compuesta por varias personas, tanto para distribuirse el trabajo como para que el control de la información no recaiga sobre un solo miembro y evitar así monopolios unipersonales.
  2. Debe tener un conocimiento exhaustivo de la asociación y conocer también el entorno en el que ésta trabaja, su estructura comunicativa y los medios de comunicación existentes.
  3. Ha de ser el único mediador en las tareas de creación y distribución de la información. A él debe llegar el contenido de la comunicación y de él debe partir hacia dentro y hacia fuera. De este modo, el proceso de comunicación será ordenado y uniforme y se garantizará su difusión interna y externa.
  4. En su tarea de mediar en la comunicación, equilibra las relaciones internas de poder al garantizar que la información llega a todos y todas. Por ello, es conveniente que los y las componentes de esta área estén desligados de la toma de decisiones pero que gocen de autonomía frente a los órganos de poder.
  5. En las organizaciones grandes con recursos y dinero, las personas dedicadas a las labores de comunicación suelen estar remuneradas. En los grupos donde esto no es posible, será un trabajo voluntario más y, en no pocas ocasiones, resulta difícil dedicar en exclusiva a dos o tres personas para este cometido. Una solución que da buenos resultados es compartir el Área de Comunicación entre varias asociaciones, aportando cada una su parte correspondiente de personas y recursos.

2.- Funciones de comunicación externa

  1. Homogeneizar los mensajes, controlar que lo que se diga o se escriba con destino a los medios cumpla una serie de pautas comunes que identifiquen a la asociación y den una imagen de seriedad.
  2. Canalizar las demandas informativas, es decir, ser el receptor de las demandas de los medios buscando los recursos internos apropiados que las respondan (personas, material escrito, fotos, etc.). Hay que evitar las portavocías incontroladas.
  3. Ser el referente permanente de la asociación para los medios, quienes sabrán con qué persona hablar y dónde localizarla.
  4. Elaborar el material informativo, organizar actos para los medios y responder a las informaciones aparecidas en los medios y que atañen a la asociación.
  5. Generar información, es decir, hacer noticiable aquello que interese a la asociación, bien referido a su vida como grupo bien a su trabajo, propuestas y denuncias o bien a lo que afecte su ámbito o entorno social.
  6. Elaborar y gestionar los instrumentos informativos propios, como revista, hemeroteca, revista de prensa, boletines, etc.

3 – El área de comunicación en una asociación pequeña

Somos conscientes de las dificultades que entraña para las asociaciones pequeñas y medianas el dedicar personas y recursos a formar un área de comunicación. Sin embargo, insistimos en su importancia y en la necesidad de hacer un esfuerzo por adaptar la propuesta que hacemos a las posibilidades del grupo. Esta adaptación puede venir asumiendo unos mínimos, como por ejemplo:

  1. dedicación exclusiva o semiexclusiva de al menos dos personas;
  2. la colaboración del resto de la asociación es importante siempre, pero en este caso es fundamental, y no será raro que los y las encargadas de comunicación tengan que recurrir a otros miembros en algunos momentos;
  3. si la presencia diaria en un lugar (la sede de la asociación, por ejemplo) no es posible, se convendrá un horario según la disponibilidad de las personas que lo vayan a cubrir, pero fijo, de forma que los medios sepan los días y las horas en las que van a ser atendidos si acuden a la asociación;
  4. que las personas tengan continuidad y se den a conocer a los medios.

Y no olvidemos que, en último caso, el área de comunicación puede ser un instrumento compartido por varias asociaciones.

La nota de prensa

Es un texto periodístico escrito mediante el cual se da a conocer a los medios de comunicación un mensaje para que lo divulguen. La nota de prensa puede ser de tres tipos: informativa, de opinión y de convocatoria.

1.- Informativa

Su objetivo es informar sobre un hecho que la asociación considera relevante y aspira a que sea convertido en noticia. Se compone de dos partes: una presentación y la nota propiamente dicha. La presentación es una carátula en papel membretado donde se hará constar:

  1. la fecha de envío de la nota;
  2. el número de hojas, incluida la carátula;
  3. quién envía la información, tanto la asociación como la persona responsable con quien ponerse en contacto;
  4. a qué medio va dirigido y, si lo sabemos, a qué sección y a qué periodista;
  5. el asunto del que trata la nota, muy brevemente, en dos o tres líneas;
  6. un mensaje final indicando a dónde llamar en el caso de que se envíe por fax y haya habido algún problema en la transmisión;
  7. se puede hacer constar también en la cabecera el modo de envío (fax, correo, en mano…) y que lo envía el área de comunicación.

La nota es un texto informativo de extensión moderada (no más de 45 líneas) que, a poder ser, no ocupe más de una cara, sin firma y sobre papel membretado. Constará de título, entrada y cuerpo, y se redactará según los principios del estilo informativo. Si se considera necesario, se puede enviar material complementario (fotos, informes, etc.) o indicar que está a disposición del medio.

2.- De opinión

Su objetivo es mostrar la opinión de la asociación o de quien ella considere oportuno. La presentación se hace como en el caso anterior, mediante una carátula, pero añadiendo la autoría del texto. El artículo ha de tener también una extensión moderada y constará de título, nombre del autor o autora y texto. Para redactarlo se pueden seguir las pautas dadas para el artículo de opinión.

3.- Convocatoria

Su objetivo es emplazar a los medios a un acto organizado o avalado por la asociación. Constará de una hoja, la carátula, aprovechando el espacio asignado al tema para realizar la convocatoria, que incluirá los siguientes datos:

  1. objeto, motivo de la convocatoria y tema a tratar;
  2. asistentes;
  3. lugar;
  4. día, fecha y hora del acto;
  5. convocantes.

Con carácter general vamos a hacer cuatro observaciones.

  1. El membrete debe contener los datos básicos de la asociación, es decir: logotipo, nombre y lema; dirección postal; teléfono y fax; y, si las tiene, dirección del correo electrónico y del sitio web.
  2. En las zonas donde se hable más de una lengua conviene usar todas, por lo menos en los aspectos formales de la presentación, aunque, después, se opte por alguna de ellas en el grueso de la información.
  3. La firma es indispensable en los artículos de opinión, y puede ser colectiva, de alguno de sus miembros o de alguien que coincida con el parecer de la asociación. Si se trata de un texto informativo, la firma sobra. Y no sólo porque el texto informativo ha de prescindir de autoría, sino porque frente a un texto firmado un medio sólo puede optar por publicarlo tal cual o no publicarlo. La firma limita la capacidad del medio para actuar sobre el texto y adaptarlo a sus necesidades de estilo, espacio o contenido, por lo cual, puede decidir no publicarlo.
  4. El fax y el correo electrónico no son infalibles. Para envíos importantes, conviene telefonear al destinatario y cerciorarse de que ha llegado completo.

Ejemplo de nota de prensa

La rueda de prensa

Es un buen instrumento cuando la información es abundante y tiene la suficiente importancia. Además, no es difícil de organizar. Pero no es conveniente abusar de ella, sobre todo porque casi todo el mundo lo hace (partidos políticos, instituciones, empresas…), y en determinadas épocas se acumulan las convocatorias y la competencia es dura. Respecto a esto, poco se puede hacer salvo intentar enterarse de cómo está el panorama para encontrar el día más adecuado.

Hemos de tener en cuenta que pocas cosas hay tan frustrantes como una rueda de prensa a la que acuden pocos o ningún medio. Evitar que ocurra depende de muchos factores ajenos a la entidad (actualidad general, acontecimientos inesperados, otras ruedas, recursos del medio…), pero también influyen aspectos que sí son controlables, como la oportunidad del asunto, presentarlo de forma atractiva, organizarla adecuadamente, convocarla bien y elaborar un buen material de apoyo. Esto no es garantía de éxito, pero no hacerlo así sí es tener muchos boletos para que salga mal.

1.- La convocatoria

Una rueda de prensa hay que prepararla con bastante antelación. Si el asunto es importante y urgente, se puede montar de un día para otro con lo básico, desde luego, pero si no es así, mejor si se comienza una o dos semanas antes para que dé tiempo tenerlo todo preparado.

La cita se hará a través de una nota de prensa de convocatoria, señalando expresamente el objeto de la misma y que se trata de una rueda de prensa. Se indicará el contenido, y es imprescindible hacerlo de forma que capte la atención de quien tiene que decidir si asigna a alguien para cubrirla. Hay que encontrar un título con gancho e incluir tres o cuatro líneas que introduzcan el tema incluyendo datos y argumentos llamativos. Ahora bien, no conviene facilitar más información que la justa para que funcione como cebo, ya que si nos extendemos demasiado o enviamos un dossier, el medio puede considerar que tiene suficiente información y no acudir a la rueda.

La convocatoria se puede enviar varias veces. Por ejemplo, una tres días antes, para dejar aviso, y otra el día anterior. Pero es ésta última la única indispensable y, a poder ser, se mandará a primera hora de la mañana para que los medios puedan incluirla en sus previsiones del día siguiente. Se remitirá por escrito y de la manera más rápida, que suele ser el fax o el correo electrónico. Se puede llamar por teléfono para confirmar la recepción de la convocatoria, pero no merece la pena esforzarse por confirmar la asistencia ya que nunca nos podemos fiar aunque digan que sí.

Hay que convocar a todos los medios y a las agencias informativas. Es importante no olvidarse de estas últimas porque su función es elaborar información y distribuirla entre los medios. Cuando un medio no ha acudido y vemos que da la información, seguramente es porque le ha llegado desde alguna agencia. Las radios tienen una asistencia irregular y es usual que, en lugar de ir, pidan entrevistas; hay que concederlas pero, por supuesto, no antes de la celebración de la rueda porque si se adelanta la información a un medio, el resto, sobre todo si han asistido, pueden molestarse. La prensa escrita suele ser la que más acude y la televisión la que menos. Pero vayan o no, es importante no olvidarse de nadie.

Si no media la urgencia, el mejor momento para celebrar la rueda es a media mañana. Una hora muy temprana no es apropiada para la prensa escrita y después de las 12:00 quienes pondrán pegas serán las radios y las televisiones. La tarde no viene bien a nadie así que es mejor descartarla. El día es más variable y lo ideal es saber cómo anda la actualidad y tener cierta idea de las previsiones de los medios. Si conocemos periodistas, no viene mal llamarles para preguntarles qué día creen que va a estar más desahogado. De todos modos hay épocas negras en las que lo mejor es esperar, como períodos electorales, momentos de alta tensión social o política, o cuando hayan ocurrido catástrofes.

2.- La carpeta informativa

Es conveniente elaborar una carpeta informativa para entregar al comienzo de la rueda de prensa a los y las periodistas asistentes. Sus objetivos son:

  1. que los medios tengan la misma información sistematizada y redactada;
  2. facilitar la toma de notas así como la elaboración de la noticia;
  3. tener un documento con la información más importante para entregar a los medios que no asistan.

La carpeta debe contener el siguiente material.

  1. Dossier informativo. Se trata de un documento escrito que desarrolla la información que se facilitará a los medios en la rueda de prensa. Conviene redactarlo y estructurarlo con lenguaje y estilo periodístico, tanto para facilitar la labor de las y los periodistas, como para que se sientan invitados a extraer la información literalmente. Hay muchas formas de estructurar sus contenidos; una sencilla y eficaz es la siguiente: a/ poner un título con garra; b/ un primer apartado que justifique la importancia social de lo que se va a ofrecer, incluyendo datos relevantes; c/ un segundo apartado que exponga los contenidos del asunto sobre el que se informa; d/ una conclusión que cierre el mensaje; y e/ un apartado que explique quién es y qué hace la asociación. El dossier debe incluir además:
    • portada o carátula donde se incluirán los datos de la convocatoria (hora, lugar y fecha);
    • los y las ponentes de la mesa con nombre competo, cargo, función en la entidad o dedicación profesional y, si procede, datos biográficos o curriculares;
    • datos de contacto de la entidad como dirección, teléfono, fax, correo electrónico… (puede bastar el membrete si los incluye);
    • nombre de la persona encargada de coordinar la rueda de prensa y el teléfono en el que está localizable.
  2. Documentación adicional. Fotos, gráficos, material editado con motivo del acto (carteles, folletos…), etc.
  3. Nota de prensa (opcional).

Todo este material conviene facilitarlo por escrito en papel, de manera que sirva de referencia a lo largo de la rueda de prensa, pero no es mala idea darlo también en CD.

Ejemplo de dossier informativo 1
Ejemplo de dossier informativo 2

3.- El lugar de celebración

El lugar ha de ser amplio, cerrado, con buena acústica y temperatura agradable. Si el o la periodista no puede realizar su trabajo en condiciones dignas va a ser reticente a acudir a nuevas convocatorias. Otra cosa es que el lugar forme parte de la información. Por ejemplo, si se pretende denunciar la situación de la escuela del barrio, que no tiene calefacción, hay goteras y no dispone de pupitres está más que justificado emplazar a la prensa en una de las aulas para que comprueben las condiciones en que está.

El espacio ha de distribuirse de modo que sea cómodo trabajar, con lugares separados para prensa y ponentes, pasillos para las y los fotógrafos, disponer un lugar específico para las televisiones y teniendo en cuenta que se tienen que poner micrófonos y grabadoras. No viene mal para las fotos y las imágenes decorar el sitio con carteles, pancartas u otros elementos alusivos al acto.

4.- El desarrollo

Según van llegando los y las periodistas, se les entregará la carpeta informativa y se tomará nota de su nombre, el medio al que pertenecen y qué labor hacen (redactor, fotógrafo…). Esto tiene tres objetivos: a/ saber los medios que están presentes para enviar la información al resto; b/ saber la política del medio frente a estos actos; y c/ conocer a los y las profesionales.

Para la exposición, se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos.

  1. Es conveniente variar las voces por lo que habrá más de un ponente; tres es un buen número y, a poder ser, con presencia masculina y femenina.
  2. Usar las diversas lenguas oficiales.
  3. Dar protagonismo a los y las invitadas especiales si las hay pero evitando que eclipsen el tema a tratar.
  4. La exposición debe ser clara y concisa, remarcando aquellas partes, frases o palabras que se consideren claves.
  5. Es importante presentar la asociación brevemente, dando el nombre y ámbito de trabajo. Se trata de que quede claro quién convoca y qué hace en el caso de que alguien no la conozca.

No se debe olvidar el turno de preguntas. Es recomendable prever las preguntas que pueden hacerse, especialmente si son conflictivas, y tener preparadas respuestas adecuadas. La duración ha de ser moderada, entre 30 y 40 minutos, salvo que el interés de los y las periodistas sea alto y se alargue porque están preguntando. Y es importante la puntualidad.

Un número idóneo de personas para la organización de la rueda de prensa es de seis. Tres en la mesa, una que haga de anfitriona y moderadora y dos para exponer el tema a tratar. Otras dos personas para organizar la sala, una para recibir a los y las periodistas, hacer el listado de asistentes y repartir las carpetas informativas; y otra para atender a los y las periodistas en la sala y, sobre todo, para coordinar posibles demandas para pequeñas entrevistas a continuación de la rueda por los medios asistentes. Por último, otra persona que será quien coordine todo el proceso, desde la elaboración de los dossieres hasta el envío final de información. Además, será la persona de referencia para los medios y quien coordine y distribuya sus demandas informativas, porque va a haber medios que antes, durante y después de la rueda se pondrán en contacto con la entidad para solicitar entrevistas, datos, etc. Será el teléfono donde vaya a atender (un móvil a poder ser) el que se facilite a los medios y será quien controlará todos los pasos a dar. El objetivo es que los medios tengan claro con quién ponerse en contacto, garantizarles una respuesta rápida y ordenar todo el trabajo evitando, por ejemplo, que se pisen entrevistas o que haga una entrevista la persona inadecuada.

Antes y durante la rueda se ha de facilitar a todos los medios la misma información. Se ampliará posteriormente a solicitud de los medios o por iniciativa de la asociación.

5.- Terminada la rueda

Una vez concluida la rueda se hará un recuento de asistentes y de las demandas de entrevista. Se enviará el dossier de prensa a los medios que no hayan acudido lo más rápidamente posible -y a poder ser antes de que finalice la mañana-, para que les llegue con tiempo de poder incluir la información. Igualmente, se irán realizando las entrevista concertadas. Es muy probable que las demandas de los medios continúen aún uno, dos o más días, por lo que tanto la persona encarga de de coordinar la rueda como las y los participantes en la misma deberán estar disponibles.

Finalmente, es fundamental la evaluación del acto y de su repercusión mediática y pública. Habremos de reflexionar porqué han venido los medios que han venido, porqué no lo han hecho los que han faltado, intentar recabar opiniones sobre el dossier y la organización, en definitiva, ver cuáles han sido los aciertos y cuáles los errores de cara a mejorar en futuras ocasiones. Y, por supuesto, recoger todas las apariciones en prensa escrita y cuantas podamos en los medios audiovisuales, tanto para guardarlas en archivo como para analizar cómo han sido abordados los temas presentados y cómo hemos actuado los miembros de la entidad.

6.- Qué hacer si no acude nadie

La inasistencia no es sinónimo de falta de interés. El medio que no ha acudido quizás sea porque no ha querido, pero también es posible que no haya tenido personal disponible porque había otras tres convocatorias, o porque ha ocurrido algo que han considerado más noticiable. Sea por la razón que sea, si los medios no acuden actuaremos tal y como decíamos en el punto anterior, es decir, enviaremos la información a cuantos medios podamos, especialmente a las agencias de información. No es la primera vez que con una sala vacía y tras tomar esta medida, la información aparece después reflejada en radio, prensa y televisión. Y también puede ocurrir al revés, que habiendo acudido después no salga. Pero más comprometido que la ausencia de medios es el que sólo acuda uno, o dos. ¿Hay que suspender la rueda de prensa? No, pero se puede facilitar la información de una manera más informal. Si cualquiera de ambas cosas ocurre, la evaluación del trabajo realizado está aún más justificada.

La entrevista

La entrevista es un género periodístico que consiste en el contacto directo con la fuente y en la que el o la periodista formula las cuestiones que considera necesarias para obtener la información que busca. En este caso, la asociación, alguno de sus miembros, actuará como fuente sometiéndose a las cuestiones que le formule quien entreviste. Vamos a ver cómo abordar una entrevista para hacer un buen papel.

Lo primero de todo es tener claro de qué se va a hablar y controlar bien el tema. Un buen entrevistador, una buena entrevistadora, tienen abundantes recursos para sacar preguntas de la nada pero, además, hemos de suponer que se habrá documentado y conocerá el asunto. Si la entrevista está concertada con antelación, es conveniente prepararla haciendo un pequeño guión con las cosas que a la asociación le interesa tratar, con las que no puede dejar de decir y con las cuestiones que se prevé pueden salir. Se puede establecer un diálogo previo con el o la periodista y acordar los asuntos que se quieren abordar. Pero tampoco hay que pretender que nos pase un listado con las preguntas que va a formular porque difícil que lo haga y bastante probable que se moleste.

La persona que se someta a la entrevista ha de estar tranquila, siendo consciente de que es ella quien más sabe del asunto y sin precipitarse a la hora de responder, tomándose su tiempo para pensar la respuesta y construir mentalmente el discurso. Hay que hablar con claridad, pausadamente pero con ritmo, con estilo coloquial pero con corrección y olvidándose de todo lucimiento personal ya que el objetivo no es que el público se admire de lo bien que habla la entrevistada, sino que entienda lo que le quiere decir. La vanidad es una de las peores consejeras en una entrevista.

Quien entrevista está pendiente de lo que hace el o la invitada tanto o más que de lo que dice. Por ello, es conveniente guardar las formas y no caer en provocaciones, sobre todo si la entrevista es por radio o televisión, medios en los cuales comunicamos también con la inflexión de la voz o con el gesto. Y de la misma manera que la o el entrevistador va a controlar y a conducir a la entrevistada, ésta ha de estar pendiente del periodista para no permitir que la entrevista se termine sin haber dicho lo que se quería decir. De esta manera, si el periodista ha olvidado preguntar algo importante para la asociación o no ha querido hacerlo, hay que ser hábil para hablar sobre ello sin que resulte forzado. ¿Cómo?, aprovechando alguna otra pregunta o reservando un espacio al final, para lo cual, habrá que prestar atención a la hora.

Las y los periodistas de prensa escrita no son amigos de pasar la entrevista antes de su publicación a nadie ajeno al medio. Si el tema es muy delicado, es mejor avisar e insistir en el cuidado que debe tener a la hora de escribir que intentar fiscalizar su trabajo a posteriori. Si a pesar de todo se cree necesario hacerlo, que no de la impresión de que se quiere censurar su libertad de expresión o de que se desconfía de su hacer profesional. Y si accediera a hacerlo, se sugerirán correcciones realmente importantes y nunca se rehará el texto.

También es común que la prensa escrita grabe las entrevistas. Se hace para que no se escape ningún detalle de lo hablado y para certificar que lo que está escrito se dijo. Pero la decisión de poner en marcha o no el aparato es privilegio de la persona entrevistada, quien tiene todo el derecho a negarse. Ésta también puede poner su propia grabadora para saber lo que dijo, cómo lo dijo y si el o la periodista lo ha recogido respetando el contenido.

Un recurso bueno, sobre todo para la prensa escrita, es tener en la manga un par de frases sonoras, llamativas, bien compuestas y que resuman lo que queremos decir, para soltarlas cuando lo consideremos oportuno sugiriendo al periodista un titular. Si la entrevista es en radio o televisión, tampoco está de más tener las preparadas para decirlas en el momento oportuno y con el énfasis apropiado. Y, por supuesto, no dejar de reiterar la idea principal al final de la entrevista.

Internet

Qué es Internet

Aunque no seamos conscientes, las tecnologías de la comunicación y la información (TIC) se han imbricado hasta en el último resquicio de nuestros quehaceres cotidianos. Dentro de este complejo y vasto mundo, Internet es, sin duda, la herramienta más visible y pocas personas hay, a estas alturas, que no hayan usado alguna vez un ordenador para conectarse con el exterior.

Habría mucho que hablar sobre las TIC y su repercusión en la gestión de nuestra vida, con sus luces, que son muchas, y sus sombras, que no son pocas, pero aquí hemos optado por centrarnos en la red de redes. Se dice de ella que es el fenómeno actual de mayor crecimiento social y que supone un salto cualitativo en las comunicaciones a escala global, siendo un instrumento generalizado para la divulgación de ideas e información. Usado convenientemente, puede ser un arma inestimable para la transformación social en mano de las organizaciones solidarias.

Ciberespacio, tela de araña mundial, espacio virtual… éstas son algunas de las metáforas que se usan habitualmente para denominar a Internet, millones de ordenadores conectados entre sí como si se tratara de una red, capaces de compartir información e intercambiar mensajes. Esta definición, aunque sencilla nos da una idea bastante aproximada de lo que es este entramado de comunicación al que puede conectarse cualquier persona con un ordenador, un módem y una línea de teléfono.

Características

nternet presenta una serie de rasgos novedosos que rompen con lo que tradicionalmente hemos entendido como medio de comunicación. Vamos a fijarnos en los que consideramos más significativos.

1.- La lectura no lineal: el hipertexto

Hipertexto se refiere a la posibilidad de romper la estructura lineal de lectura a través de vínculos que permiten saltar de un lado a otro sin seguir, necesariamente, la secuencia del texto. Dicho de otro modo, si comenzamos a leer un texto e, intercalada en él, encontramos una palabra resaltada, eso significa que estamos ante un enlace hipertexto; si pinchamos en él con el ratón saltaremos a otro lugar relacionado. Estos enlaces, conocidos por su nombre en inglés, link, pueden ser textos o imágenes, ya sean dibujos, fotos u otro tipo de iconos.

2.- El hipermedia

Se dice que Internet es un “hipermedia” ya que sus conexiones hipertextuales unen textos escritos, sonidos e imágenes, estáticas o en movimiento.

3.- La interactividad

Internet posee un grado de interactividad mayor que otros medios de comunicación ya que permite al usuario preguntar al sistema y sentar así las bases para recuperar la información de la forma deseada.

4.- Tecnología accesible, barata y de fácil manejo

Comparada con los medios de comunicación tradicionales, Internet permite crear canales y medios para comunicarse e informar a un coste bajo. Además, el manejo del ordenador y de los programas destinados a navegar y a crear recursos propios en la red se han simplificado mucho.

5.- Individualización y personalización de la emisión de mensajes

Con un ordenador e Internet un solo individuo puede crear su propia revista o su propia radio o televisión electrónicas. Cada individuo puede convertirse en responsable de su propio medio emitiendo con libertad los mensajes que desee, personalizándolos y dándoles el enfoque que estime oportuno.

6.- Ruptura espacio-temporal

La comunicación a través de Internet no tiene límites de espacio o de tiempo. La emisión y la recepción de información son casi inmediatas, independientemente de dónde estén emisor y receptor.

Qué ofrece

Internet abre puertas y ofrece una nueva forma de comunicarnos. Y no hablamos sólo de la versatilidad de sus herramientas y su bajo coste, sino de la posibilidad de establecer una nueva filosofía de comunicación social a través de principios de colaboración, generando redes y compartiendo conocimientos y tareas. De la idea inicial de un mundo virtual estático y unidireccional basado en la prestación de servicios, se ha pasado a explorar las potencialidades del WWW en dirección a generar espacios cooperativos donde sean las personas usuarias las protagonistas reales de su gestión y del aporte de los contenidos. Es lo que se ha venido a llamar el Web2, no una nueva tecnología, sino una nueva actitud que, precisamente, es seña de identidad del movimiento social. Así, junto a las herramientas y formas de organización clásicas no dejan de desarrollarse otras nuevas que amplían el abanico de oportunidades. Enumerémoslas.

1.- Comunidad virtual

Puede definirse como un grupo de personas que establecen vínculos e interactúan en un espacio virtual en lugar de un espacio físico. Comunidades virtuales pueden ser, por ejemplo, un colectivo de radioaficionados pero también personas que en torno a un estímulo común eligen la red como espacio de relación. Internet facilita la creación de estas comunidades que, en la labor social, son un buen vehículo para el intercambio de información, el debate, el apoyo mutuo y la organización del trabajo. Algunos tipos de comunidad son los foros de debate, las listas de correo electrónico, los grupos de noticias, etc. Hay quien considera también comunidad a las personas integradas en redes P2P (peer to peer o sistema de iguales), redes descentralizadas donde las personas usuarias intercambian archivos y rompen con el esquema cliente-servidor poniendo la capacidad de su ordenador al servicio de la red común.

2.- Trabajo en red

Diversos ordenadores, por ejemplo, todos los de la organización, pueden estar conectados entre sí creando un espacio virtual común donde compartir archivos, etc. Es, si se quiere, otra forma de comunidad.

3.- El correo electrónico

Es un servicio con el que podemos enviar y recibir mensajes desde cualquier parte del mundo. No solamente es más rápido que el postal, es, además más barato, permite mandar un mismo mensaje a miles de personas a la vez, se pueden adjuntar documentos de gran volumen y los mensajes pueden ser textos, imágenes y sonidos.

4.- La mensajería instantánea (instant messenger)

Similar al anterior, nos posibilita enviar y recibir mensajes instantáneamente- de modo que nos permite mantener una conversación en tiempo real-, y nos avisa si la persona destinataria está disponible en ese momento.

5.- El chat

Son programas que posibilitan mantener conversaciones a través de Internet en tiempo real.

6.- Videoconferencia

Transmisión de audio e imagen en tiempo real a través de micros y cámaras de vídeo (webcam) instaladas en el ordenador. Apta para cursos, charlas, reuniones, actos de todo tipo o conversaciones personales.

7.- Podcast

Sistema para crear y distribuir archivos de sonido que pueden descargarse para ser escuchados en el ordenador o un reproductor portátil en el momento que la usuaria elija.

8.- El sitio web

Internet permite a cada usuario tener un lugar propio en la red situado en un servidor donde volcar información. Actualmente, estos sitios se construyen confeccionando presentaciones con hipertexto e hipermedia y, por lo tanto, combinando texto, imagen y sonido.

9.- Blog

Tal y como lo define la Wikipedia, “un blog, también conocido como weblog o cuaderno de bitácora, es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente”. Las y los lectores escriben sus comentarios que son publicados en el blog pudiéndose establecer una suerte de foro o de diálogo. Eso sí, el autor o la autora del blog siempre tienen la posibilidad de decidir si publicar o no estos comentarios. Derivados de este tipo de sitio son el tumblelog (carente de una estructura fija), el audioblog (que recoge archivos de sonido), el fotolog (que publica fotografías), el vlog (para vídeos) y el moblog (que permite ser actualizado y consultado a través del teléfono móvil).

10.- Wiki

Los wiki son sitios web basados en el trabajo conjunto de un grupo de usuarios y usuarias que crean y modifican su contenido libremente sin que exista control previo a su edición. Además, se mantiene un historial de cambios que permite recuperar las versiones anteriores. Fácil de manejar y de rápida gestión, supone una plataforma interactiva interesante para el trabajo en red y para la colaboración entre personas y entidades.

11.- Bliki

Se le puede encontrar con varios nombres, WikiLog, Wog, WikiWeblog, Wikiblog o Bloki, y todos ellos hacen referencia directa a su propia naturaleza, es decir, un híbrido que tiene formato de blog con el soporte de un wiki

12.- Software libre

Software sin copyright, sin derechos de autor, y que puede ser obtenido, usado, copiado, estudiado o modificado libremente para su mejora. El Software libre pretende por un lado fomentar la participación de la comunidad de internautas en el desarrollo de la red y sus herramientas y, por otro, la ruptura con el oligopolio de las multinacionales del software; es por lo tanto, una apuesta práctica pero también ética por un web más democrático, social y solidario.

13.- Redes sociales

Según la Wikipedia, las redes sociales “son aplicaciones web que permiten a las personas conectarse con sus amigos e incluso realizar nuevas amistades. Además, permiten a los usuarios compartir contenido, interactuar y crear comunidades sobre intereses similares: trabajo, lecturas, juegos, amistad, relaciones amorosas, etc.”. Además de los aspectos lúdicos, las redes sociales, apunta Wikipedia…

  • …favorecen la participación y el trabajo colaborativo entre las personas, es decir, permiten a los usuarios participar en un proyecto en línea desde cualquier lugar;
  • …permiten construir una identidad personal, ya que los usuarios pueden compartir todo tipo de información con el resto de los cibernautas;
  • …facilitan las relaciones entre las personas, evitando todo tipo de barreras tanto culturales como físicas;
  • …facilitan la obtención de la información requerida en cada momento, debido a la actualización instantánea;
  • … y facilitan el aprendizaje integral fuera del aula escolar y permiten poner en práctica los conceptos adquiridos.

Entre las redes sociales más conocidas y utilizadas en nuestro entorno están las siguientes.

  • Facebook: perfiles personales, listas de amigos, grupos y páginas de organizaciones y eventos.
  • Tuenti: similar al anterior pero dirigido a la población juvenil española.
  • MySpace: como los anteriores, especialmente popular en los EEUU.
  • Hi5: similar a los anteriores y popular en América Latina.
  • Orkut: red social de Google, similar a las anteriores.
  • Flickr: red social orientada a compartir fotogrtafías y videos.
  • Twitter: servicio conocido como microblogging o nanoblogging que permite el envío y la publicación de mensajes cortos (140 caracteres) de manera inmediata. Otros microblogging son Identica, Jaiku, Tumbl o Pownce.

14.- Trabajo en equipo on line

La red ofrece la posibilidad de compartir espacios de trabajo en equipo de manera gratuita. Pongamos como ejemplo Google y sus herramientas Google docs y Google grupos. La primera ofrece la posibilidad de trabajar con documentos a través de un procesador de textos, una hoja de cálculo y un programa de presentación, colaborando en grupo en su creación y modificación. El segundo permite la creación de listas de correo electrónico para compartir información y activar debates. También ofrece espacios como el llamado Picasa para almacenar y compartir fotografías, o el programa Calendar, para organizar una agenda y compartir citas.

Ventajas e inconvenientes

1.- Las ventajas

Para cualquier asociación, Internet ofrece una serie de ventajas muy claras. Vamos a verlas a través de un ejemplo.

Una asociación ecologista de Bilbao se plantea difundir su mensaje de forma permanente. No tiene dinero suficiente para editar una revista y menos para distribuirla pero dispone de ordenador, lo cual es ya normal en cualquier organización. Siguiendo la actualidad necesita estar al corriente de lo que ocurre en la conferencia sobre el clima que se celebra en Buenos Aires, pero accediendo a información alternativa, la que no sale habitualmente en los medios de comunicación tradicionales; y no sólo desde Argentina, porque se ha enterado de que en Nueva Zelanda, en Sevilla y en Vietnam hay varios grupos ecologistas y una fundación ambiental que están realizando un trabajo interesante sobre el tema. Pero la última factura de teléfono fue muy cara como para andar llamando a los antípodas. Todos se preguntan qué hacer, cuando alguien sugiere: “¿y si nos conectamos a Internet?”.

Tenemos línea de teléfono y hoy en día todos los ordenadores incorporan módem, así que sólo nos queda contratar el servicio de Internet, que no es caro. Una vez conectados ya se pueden ver los sitios web de los grupos ecologistas argentino, neocelandés y sevillano y la de la fundación vietnamita. Tienen información interesante pero la asociación necesita que se la amplíen, así que se la solicita por correo electrónico. Un par de horas después está impresa sobre la mesa. Además, los sitios web ofrecen enlaces hipertexto con otras entidades de diversas partes del mundo como una asociación meteorológica canadiense que tiene datos sobre la evolución del clima en los últimos treinta años, el foro de una universidad holandesa donde se investiga sobre la incidencia de los cambios climáticos en las relaciones Norte/ Sur y un colectivo de artistas keniatas que diseñan carteles de protesta contra la degradación ambiental del planeta y los ceden gratuitamente a los grupos ecologistas. Y bastará con hacer “clic” en el ratón para ponerse en contacto con ellos. Por el camino, se han encontrado: la dirección de correo electrónico del presidente de los Estados Unidos por si se quiere enviar un mensaje de protesta por su actitud frente al protocolo de Kyoto, un par de foros de debate sobre medio ambiente, tres revistas electrónicas ecologistas, la Biblioteca Nacional y una base de datos especializada en problemas ambientales.

Pero aún queda el otro reto: confeccionar un medio permanente de información para la asociación. En la andanza por la red se habían descubierto varias revistas electrónicas, alguna de ellas editada por grupos pequeños. La pregunta es inmediata: “¿podemos hacer lo mismo?”. Sí, se puede, basta con un par de personas dispuestas a ponerla en marcha, contratar el espacio para el sitio web, confeccionarla y comenzar a introducir la información que se quiera. Y si elaborar un web nos parece demasiado complicado o caro, siempre podemos hacer un blog, gratis y más fácil de elaborar y gestionar.

Tres ventajas más aporta Internet al mundo asociativo. En primer lugar ofrece información casi ilimitada. Con Internet se tiene acceso a bases de datos, prensa, radio y televisión electrónicas, bibliotecas, centros de documentación, empresas, asociaciones, O.N.G., instituciones… Hoy se puede encontrar en la red información de cualquier tipo, sobre cualquier tema y elaborada y lanzada por quien desee.

En segundo lugar permite ser receptor o emisor en igualdad de condiciones que cualquier otro usuario, ya sea grupo, institución, empresa o persona particular, lo cuál supone una gran democratización en la distribución de la información. En tercer lugar la censura, de momento, resulta difícil, con lo que cualquiera puede expresarse con entera libertad.

2.- Los inconvenientes

A la hora de analizar los problemas que se derivan del uso de las TIC, podríamos abordarlos desde ámbitos muy diversos que nos llevarían desde la brecha digital hasta la globalización de las comunicaciones, pasando por las nuevas formas de censura o los cuasi monopolios digitales. Es sin duda un debate interesante pero que no es nuestro objetivo. Así, cuando hablamos de los inconvenientes que tiene la red, nos vamos a centrar en aspectos prácticos, meramente operativos de cara a sacarle un buen rendimiento. Y vamos a ser aún más comedidos y los vamos a centrar en los cuatro que consideramos más importantes.

  1. Exceso de información. Tan malo es pecar por defecto como por exceso. En el caso de Internet es el exceso el que nos puede abrumar. El volumen de información que transita por la red es tal que resulta inabarcable. Esto genera dos dificultades, el no poder garantizar la fiabilidad de todo lo que hay simplemente porque es imposible de contrastar, y el que al haber tantos web, tantos blog y tanto de todo, nada nos garantiza que nuestro sitio vaya a ser visitado si no llevamos a cabo una política de promoción.
  2. Anarquía informativa. A la cantidad se une la falta de organización, de una estructura que disponga la información de manera que sea localizable de manera sencilla. Se pueden encontrar muchas cosas, pero a veces, encontrar lo que hace falta se convierte en una tarea ardua y lenta; y eso si se tiene la disciplina suficiente como para no ir dando saltos de rana de manera casi aleatoria dispersándose y perdiéndose entre enlaces y más enlaces. Afortunadamente existen unos programas en la propia red, los buscadores, que son un instrumento indispensable para poder encontrar algo. Igualmente se dispone de recopilaciones y agendas especializadas con direcciones tanto de sitios web como de correo electrónico. Buscar información en Internet requiere planificación, es decir, un objetivo, una sistematización de la búsqueda y una disciplina personal que evite que nos vayamos por los cibercerros de Úbeda.
  3. Actualización. Tener un espacio en el web supone atenderlo, es decir, actualizarlo periódicamente ofreciendo nueva información, incorporando nuevos elementos que inviten a repetir visita. Un web o un blog sin renovación es un espacio muerto que carece de interés. Y esto nos sirve tanto cuando buscamos información y vemos que estamos perdiendo el tiempo entrando en sitios cuyos datos se refieren a hace dos años, como cuando nos toca a nosotros y a nosotras introducir cosas nuevas en nuestro sitio, ya que eso requiere un mantenimiento mínimo, dedicación en definitiva para la creación de contenidos novedosos y su colocación.
  4. Velocidad de los avances. Y es que el mundo de la tecnología va a tal velocidad que o estamos alerta o a la mínima nos hemos desfasado.

Bibliografía

  • Guía fácil de Asociaciones. Autor Coacum Asociaciones Culturales.
  • Asociarse para vivir mejor. Edita Fundación La Caixa.
  • Manual de gestión de Entidades Juveniles. Edita Consejo de la Juventud.
  • Guía de comunicación para asociaciones juveniles. Editorial Popular.
  • Gestió Integral d´entitats – 1. Organització interna. Editado por el Ajuntament de Barcelona.
  • La gestión de las Organizaciones No Lucrativas. Ediciones Deusto.
  • Guía práctica de comunicación para organizaciones juveniles, entidades y consejos de la juventud. Edita Consejo de la juventud de España.
  • La comunicación. Edita Fundación La Caixa.
  • Gestión participativa de las asociaciones. Equipo claves. Editorial popular S.A.
  • Manual de ayuda para la gestión de entidades no lucrativas. Fundación Luis Vives.
  • Cómo fundar una asociación. Editorial CCS.
  • Régimen fiscal de las fundaciones y entidades no lucrativas. Editorial UNED.
  • Construyendo participación. II Jornadas sobre voluntariado de bolunta.
  • Contabilidad de asociaciones y fundaciones. Editorial Dykinson.