El área de comunicación

De entre todos los instrumentos de comunicación que podemos emplear, hemos seleccionado los que consideramos más útiles para una asociación y que pueden ser usados con más frecuencia y facilidad. Y vamos a comenzar por el Área de Comunicación.

Consideramos al Área de Comunicación una parte básica de la asociación. Es el grupo de personas cuya tarea consiste en gestionar lo relacionado con la comunicación interna y externa, aunque siguiendo la línea marcada nos vamos a centrar en las funciones externas.

1- Características generales

  1. Ha de estar compuesta por varias personas, tanto para distribuirse el trabajo como para que el control de la información no recaiga sobre un solo miembro y evitar así monopolios unipersonales.
  2. Debe tener un conocimiento exhaustivo de la asociación y conocer también el entorno en el que ésta trabaja, su estructura comunicativa y los medios de comunicación existentes.
  3. Ha de ser el único mediador en las tareas de creación y distribución de la información. A él debe llegar el contenido de la comunicación y de él debe partir hacia dentro y hacia fuera. De este modo, el proceso de comunicación será ordenado y uniforme y se garantizará su difusión interna y externa.
  4. En su tarea de mediar en la comunicación, equilibra las relaciones internas de poder al garantizar que la información llega a todos y todas. Por ello, es conveniente que los y las componentes de esta área estén desligados de la toma de decisiones pero que gocen de autonomía frente a los órganos de poder.
  5. En las organizaciones grandes con recursos y dinero, las personas dedicadas a las labores de comunicación suelen estar remuneradas. En los grupos donde esto no es posible, será un trabajo voluntario más y, en no pocas ocasiones, resulta difícil dedicar en exclusiva a dos o tres personas para este cometido. Una solución que da buenos resultados es compartir el Área de Comunicación entre varias asociaciones, aportando cada una su parte correspondiente de personas y recursos.

2.- Funciones de comunicación externa

  1. Homogeneizar los mensajes, controlar que lo que se diga o se escriba con destino a los medios cumpla una serie de pautas comunes que identifiquen a la asociación y den una imagen de seriedad.
  2. Canalizar las demandas informativas, es decir, ser el receptor de las demandas de los medios buscando los recursos internos apropiados que las respondan (personas, material escrito, fotos, etc.). Hay que evitar las portavocías incontroladas.
  3. Ser el referente permanente de la asociación para los medios, quienes sabrán con qué persona hablar y dónde localizarla.
  4. Elaborar el material informativo, organizar actos para los medios y responder a las informaciones aparecidas en los medios y que atañen a la asociación.
  5. Generar información, es decir, hacer noticiable aquello que interese a la asociación, bien referido a su vida como grupo bien a su trabajo, propuestas y denuncias o bien a lo que afecte su ámbito o entorno social.
  6. Elaborar y gestionar los instrumentos informativos propios, como revista, hemeroteca, revista de prensa, boletines, etc.

3 – El área de comunicación en una asociación pequeña

Somos conscientes de las dificultades que entraña para las asociaciones pequeñas y medianas el dedicar personas y recursos a formar un área de comunicación. Sin embargo, insistimos en su importancia y en la necesidad de hacer un esfuerzo por adaptar la propuesta que hacemos a las posibilidades del grupo. Esta adaptación puede venir asumiendo unos mínimos, como por ejemplo:

  1. dedicación exclusiva o semiexclusiva de al menos dos personas;
  2. la colaboración del resto de la asociación es importante siempre, pero en este caso es fundamental, y no será raro que los y las encargadas de comunicación tengan que recurrir a otros miembros en algunos momentos;
  3. si la presencia diaria en un lugar (la sede de la asociación, por ejemplo) no es posible, se convendrá un horario según la disponibilidad de las personas que lo vayan a cubrir, pero fijo, de forma que los medios sepan los días y las horas en las que van a ser atendidos si acuden a la asociación;
  4. que las personas tengan continuidad y se den a conocer a los medios.

Y no olvidemos que, en último caso, el área de comunicación puede ser un instrumento compartido por varias asociaciones.