Redactar un proyecto

Redactar un proyecto tiene las siguientes funciones:

  • define y ordena las acciones;
  • al tratarse de un documento donde se concretan objetivos, acciones, recursos, presupuesto… se convierte en el principal instrumento para conseguir la colaboración de otras personas, asociaciones e instituciones, o conseguir ayudas, subvenciones y patrocinios;
  • facilita el seguimiento y la evaluación de resultados.

Este documento lo utilizaremos tanto internamente (para los socios y socias) como en la búsqueda de recursos para la realización de las actividades (subvenciones, patrocinio…) y por tanto podrá contener los apartados que citamos a continuación:

1. Denominación del proyecto

  • Indicar de manera sintética aquello que se quiere hacer. Cuando se trate de un proyecto que vaya a ser objeto de difusión, conviene expresar su nombre con características propias de un lema publicitario.
  • Hacer referencia a la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto.
  • Si forma parte de un programa más amplio será necesario hacer referencia a éste.
  • Fecha.
  • Carácter del documento (borrador, documento definitivo…).
  • Todos estos elementos son los que usualmente constituyen la portada del proyecto.

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2. Descripción del proyecto

  • Debe ser reducida, un párrafo o dos.
  • Debe describir la idea que se pretende realizar.
  • Debe describir lo que se pretende conseguir.
  • Debe explicar el contenido de la intervención que se va a desarrollar.
  • Debe definir la población beneficiaria, cuantificando el número de personas.
  • Debe explicitar el resultado que se espera obtener.

Ejemplo

Persigue animar a la gente a disfrutar de un verano en clave de solidaridad e informar sobre las posibilidades de participación. Para ello, se recogen y se publicitan todo tipo de programas y actividades vinculadas a la acción social y al voluntariado puestas en marcha por las entidades sociales, las instituciones y otros agentes sociales.

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3. Fundamentación o justificación

Se ha de describir:

  • Naturaleza del problema, necesidad de tratarlo y beneficio social que reporta su abordaje y solución.
  • Prioridad que se le concede en función de razones políticas (programas institucionales, etc.) y técnicas (magnitud del problema, consecuencias…).
  • Síntesis de los datos del diagnóstico o estudios previos, así como previsiones de transformación de la realidad sobre la que se actúa.
  • Posibilidades reales de intervención, aludiendo a la disponibilidad de recursos económicos, técnicos y materiales, a la experiencia anterior, a las condiciones que ofrece el entorno en ese momento, etc.
  • Estrategia y metodología para implementar las acciones necesarias de cara al logro de los objetivos.

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4. Marco institucional

Se persigue informar clara y profundamente acerca de la organización que será responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto:

  • Currículo de la entidad: naturaleza de la entidad, situación jurídica, objetivos y estructura organizativa, trayectoria y trabajo desarrollado, colaboración con otras organizaciones y agentes sociales, etc.
  • En los casos de proyectos que se presentan para su financiación, es más práctico adjuntar toda esta información en un dossier aparte.

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5. Finalidad

La finalidad del proyecto es la situación a la que se quiere llegar tras su implementación, el fin último que se quiere alcanzar teniendo en cuenta todos los factores.

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6. Objetivos

Basándonos en el sistema de formulación de objetivos por hipótesis diferenciaremos los siguientes.

  • 1.- Objetivo general: propósito final de carácter global que se persigue. Puede coincidir con la finalidad.
  • 2.- Objetivos específicos: objetivos parciales que cubren los diversos aspectos en que se despliega el objetivo general y que abordan los distintos ámbitos en los que se divide el proyecto.
  • 3.- Objetivos operativos: concreción de los objetivos específicos en acciones a desarrollar.

Ejemplo

Objetivo general

Objetivos específicos

Objetivos operativos
1. Fomentar la participación social en verano 1.1 Difundir las actividades solidarias desarrolladas por las entidades sociales de Bizkaia 1.1.1  Elaborar un blog con toda la información sobre actividades
1.1.2 Editar carteles para la difusión del blog.
1.2 Promover la participación en programas europeos de voluntariado 1.2.1 Establecer acuerdos de colaboración con organizaciones europeas
1.2.2 Editar un tríptico para la dar a conocer cómo participar

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7. Personas destinatarias

Identificar las personas destinatarias directas e indirectas.

  • Directas: las directamente favorecidas por la realización del proyecto.
  • Indirectas: las favorecidas por los impactos del proyecto

Ejemplo

Son destinatarias directas tanto las organizaciones solidarias como las personas a las que se invita a participar, en este caso, la población de Bizkaia; y son destinatarias indirectas las personas usuarias de los programas desarrollados por las entidades.

Pongamos otro ejemplo. Una actividad de ocio durante una mañana dirigida a personas con síndrome de Down. Destinatarias directas son las personas afectadas que van a disfrutar de la actividad. Indirectas serán, por ejemplo, sus familiares, que ven reforzada su función educativa y pueden disponer de un tiempo de descanso.

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8. Localización física y ámbito territorial

La localización física hace referencia al emplazamiento o al área donde se ubicará y organizará el proyecto. El ámbito territorial es el espacio que cubrirá y su área de influencia.

Ejemplo

La localización física del proyecto es Bilbao, pero el ámbito territorial abarca consecutivamente, Bizkaia, la comunidad autónoma, el estado y Europa.

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9. Actividades y tareas

Para materializar todo proyecto, es necesaria la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Así, al diseñar el proyecto han de indicarse de manera concreta y precisa las actividades programadas para alcanzar los objetivos. Por tanto, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • especificar y enumerar de las actividades a realizar;
  • distribuir el tiempo para el desarrollo de las actividades, indicado la fecha de inicio y de finalización de cada una de ellas;
  • secuenciar las actividades y las tareas: calendario de trabajo y agenda de actividades (ver punto 11);
  • indicar los recursos necesarios (humanos, servicios, equipo, dinero, etc.) para cada actividad.

¿Y cual es la diferencia entre actividad y tarea?

Actividad: cada una de las acciones llevadas a cabo para la consecución de un objetivo
Tarea: cada una de las funciones necesarias para el desarrollo de una actividad.

Ejemplo:

Actividad: fiesta de presentación del blog.
Tarea: mandar invitaciones, poner carteles, poner música, servir bebidas….

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10. Metodología y estilo

La metodología es el conjunto de métodos que se siguen para desarrollar las actividades. Por ejemplo, una metodología participativa exigirá la implicación directa de las personas destinatarias en la realización e incluso el diseño de las actividades, sin embargo, una metodología no participativa implica que las personas destinatarias serán meras receptoras de una actividad que les viene dada sin que tengan que hacer nada en su desarrollo.

El estilo por su parte se refiere al modo de hacer, a las actitudes que muestra la organización y que se refleja en su comportamiento, en su manera de abordar los objetivos, las actividades y las tareas. Así, no es lo mismo optar por ejemplo por un estilo de liderazgo coparticipado que por uno directivo. Desde un punto de vista transformador y crítico, nos interesan especialmente los estilos educativos, pedagógicos y participativos.

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11. Calendario de trabajo y agenda de actividades

La agenda de actividades fija los momentos y los espacios en que éstas tendrán lugar. El calendario de trabajo establece la secuencia de tareas necesarias para desarrollar las actividades, desde su diseño hasta su puesta en marcha. Un calendario exige ser realistas a la hora de establecer los plazos, de delimitar los tiempos de dedicación, de distribuir el trabajo y de asignar recursos y responsabilidades, exige en definitiva juzgar la viabilidad del proyecto detectando posibles desajustes tanto en el planteamiento de las actividades como en su planificación.

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12. Administración del proyecto

Debe reflejarse la estructura de gestión para su ejecución. Deben indicarse los siguientes aspectos.

  • Organización interna
    • La estructura de nuestra organización, el organigrama
    • El método de gestión: si tenemos procesos de gestión de calidad, etc.
    • Procesos de comunicación, coordinación y decisión interna
  • Coordinación externa
    • Relaciones con otras instituciones
    • Relaciones con otras organizaciones
  • Promoción y difusión
    • Acciones de difusión y promoción directa
    • Materiales específicos de difusión
    • Relaciones con los medios de comunicación
    • Campañas de comunicación
  • Participación de las personas usuarias
    • Quién debe participar y para qué
    • Instrumentos y canales para participar

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13. Recursos

  • 1.- Humanos: personal necesario y cualificaciones, funciones y responsabilidades.
  • 2.- Materiales: herramientas, equipos, infraestructura, etc.
  • 3.- Técnicos: requerimientos técnicos y tecnología a utilizar.
  • 4.- Económicos: dinero necesario para materializar el proyecto.

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14. Presupuesto

Incluirá los costes directos e indirectos, los costes fijos y los variables, así como los costes corrientes y los de capital. Entre los conceptos a presupuestar, están: personal, dietas, material y equipo, locales y gastos de funcionamiento. No hay que olvidar una partida para imprevistos y señalar también los ingresos que se prevén obtener en caso de que los hubiere.

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15. Evaluación

Deberemos establecer cómo haremos la evaluación, en qué momentos, quiénes la realizarán y qué se analizará con sus respectivos indicadores.

Además, la evaluación que diseñemos, debería diferencias dos planos a evaluar:

  • La eficacia del proyecto: si se han conseguido los objetivos y en qué medida.
  • La eficiencia del proyecto: si los recursos empleados han sido proporcionales a los resultados conseguidos.

De todas maneras, la evaluación la abordamos más detenidamente en el punto 3.

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16. Factores externos

Todo proyecto está ligado a una serie de factores exógenos fuera de su control pero que condicionan su diseño, su puesta en marcha y su consecución o fracaso. Estamos hablando desde los requisitos para una subvención hasta el estado atmosférico que haga el día de la actividad. No sólo hay que tener en cuenta todos estos elementos sino que, además, habrá que identificarlos y citarlos en el caso de que el éxito del proyecto dependa de ellos.

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