Orden y archivo

¿Qué pasos hay que dar para garantizar un adecuado orden y archivo de la información económica de nuestra asociación? A continuación se detallan algunos de los pasos imprescindibles en relación a esta función:

Paso 1. Organización y centralización de la información económica disponible

¿Dónde están los papeles? ¿Qué papeles son?

En toda organización encontramos una serie de documentos o soportes económicos los cuales van a estar presentes en el trabajo habitual de las personas responsables de las tareas económico-administrativas. Estas personas han de encargarse en un primer momento de la recepción, organización y centralización de todos estos documentos.

Los principales documentos que se deberán conocer y manejar con asiduidad son:

Paso 2. Registro de los documentos

Una vez recogidos y diferenciados los diferentes documentos económicos, el siguiente paso es registrarlo.

Pero ¿cómo lo hacemos?

  • En el caso de asociaciones la Ley Vasca de Asociaciones nos dice que:

IMPORTANTE: La presentación de las cuentas y la redacción del presupuesto para su aprobación por parte de la Asamblea General, podrán realizarse conforme a cualquier sistema de contabilidad que permita ofrecer una imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la asociación.

  • En el caso de asociaciones declaradas de Utilidad Pública (hipervínculo), éstas deberán presentar sus cuentas en base al Plan general contable adaptado.

IMPORTANTE: Las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, serán de aplicación obligatoria para todas las fundaciones(hipervínculo) y asociaciones declaradas de utilidad pública. (hipervínculo)

Paso 3: Clasificación y archivo

Una vez registrados los hechos económicos estaremos en disposición de archivar y guardar los documentos. Para el archivo de éstos hay que establecer un sistema de almacenaje, coherente y lógico, que facilite el acceso y correcto uso de los mismos.

Algunos criterios de partida a considerar para su clasificación y archivo pueden  ser los siguientes:

  • Por el período anual al que corresponden (2015, 2016…)
  • Por su vinculación a algún proyecto, actividad y/o servicio (es aconsejable archivar los documentos económicos en base al proyecto en lugar de en base al agente financiador, ya que en muchas ocasiones un mismo proyecto cuenta con distintas fuentes de financiación.
    Es conveniente además establecer una numeración o codificación del proyecto, que sea la misma que se utiliza para las facturas, ticktes, etc. que se van a imputar a cada proyecto.
  • Por su naturaleza, es decir, en función del tipo de documentos que sea (de tipo laboral, es decir nóminas, facturas,…).