Cómo hacer reuniones eficaces

Buena parte de la vida de una asociación se dedica a “reunirse”. Por ello es un aspecto fundamental el saber planificar, preparar y organizar las reuniones de los diferentes órganos y comisiones, de manera que sean eficaces y que fomenten la motivación y la participación.
Para que una reunión sea eficaz hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

Antes de la reunión

  • Elaborar un orden del día que recoja todos los temas de los que queremos hablar especificando tiempos para cada tema y duración total de la reunión.
  • Realizar una convocatoria de la reunión con suficiente antelación en la que se especifique el día, la hora, el lugar, las personas convocadas y los temas del orden del día.

Durante la reunión

  • Cuidar el ambiente y provocar la atención de los y las asistentes.
  • Establecer la persona que moderará la reunión y respetar turnos de palabra.
  • Respetar el orden del día y los tiempos dedicados a cada punto, estudiando la conveniencia o no de tomar decisiones.
  • Contar durante la reunión con los recursos materiales para realizarla: pizarra, retroproyector, papel y bolis, documentación aclaratoria de algún punto, etc.
  • Recoger por escrito todos los acuerdos y puntos debatidos o comentados.

Después de la reunión

  • Redactar un acta de la reunión donde queden reflejados las personas asistentes a la reunión, la fecha, lugar y duración, los asuntos tratados, las decisiones aprobadas, los compromisos o tareas pendientes y quién se responsabiliza, la próxima convocatoria (si procede).
  • Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes o no) con los acuerdos y compromisos adquiridos.

Ejemplo de convocatoria de reunión y orden del día (pdf)